Jak zacząć oferować karty lunchowe pracownikom?
- Justyna Mazurek
- 22 wrz
- 5 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 22 paź
Jesteś pracodawcą, który wie, że zadowolony pracownik to zaangażowany pracownik? Szukasz finansowego benefitu pracowniczego, który będzie atrakcyjny, a jednocześnie korzystny podatkowo? Odpowiedzią, której szukasz, może być karta lunchowa. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku wprowadzić karty lunchowe w firmie, korzystając z oferty Sparados - jakie są korzyści, jakie wymagania i co musisz zrobić, by cały proces przebiegł sprawnie.
Co to jest karta lunchowa? Dlaczego warto wprowadzić ją w firmie?
Karta lunchowa to forma benefitu, dzięki której pracownicy otrzymują środki przeznaczone na posiłki – mogą je wykorzystać w restauracjach, barach, cateringu, a także online. W odróżnieniu od tradycyjnego dodatku do pensji, benefit ten często też oznacza:
zwolnienie z części składek ZUS do określonej kwoty miesięcznej,
niższe koszty obsługi (panel online, karty wirtualne, możliwość płacenia przez Google Pay / Apple Pay),
korzyści motywacyjne i wizerunkowe dla pracodawcy.
Dlaczego warto?
Zwolnienie z ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika, co pozwala firmie zmniejszyć koszty zatrudnienia.
Pracownicy oszczędzają nawet do ok. 1070 zł rocznie dzięki dofinansowaniu posiłków.
Karta lunchowa Sparados działa zarówno stacjonarnie, jak i online, z możliwością użycia wirtualnej karty oraz integracji z Google Pay / Apple Pay.
Jakie są korzyści dla pracodawcy z wprowadzenia kart lunchowych?
Oszczędności ZUS: Dzięki zwolnieniu aż do 450 zł miesięcznie na pracownika - wpływa to bezpośrednio na koszty zatrudnienia.
Atrakcyjność oferty pracowniczej: Benefit codzienny, używany regularnie, działa bardziej motywująco niż jednorazowe prezenty. Poprawia wizerunek firmy jako pracodawcy, który dba o pracowników.
Lepsza retencja i satysfakcja pracowników: Pracownicy, którzy otrzymują dofinansowanie do posiłków, częściej są zadowoleni z warunków pracy, co może zmniejszać rotację.
Kontrola kosztów i transparentność: Panel klienta Sparados pozwala ustalać limity grupowe i indywidualne, monitorować transakcje, generować raporty dla działów HR i finansów.
Jakie są korzyści dla pracownika z wprowadzenia kart lunchowych?
Wprowadzenie kart lunchowych to znaczący krok w stronę docenienia Twoich pracowników, a co za tym idzie – zwiększenia ich satysfakcji i zaangażowania. Jakie konkretnie korzyści zyskują Twoi pracownicy, gdy zaoferujesz im ten benefit?
Większa kwota netto na koncie: Karta lunchowa to realne wsparcie finansowe. Dzięki preferencyjnemu traktowaniu tego typu świadczeń, kwota, którą przeznaczasz na ten cel, w dużej mierze trafia bezpośrednio do kieszeni pracownika. Otrzymuje on więcej na wydatki na jedzenie, a Ty, jako pracodawca, ponosisz ten sam koszt. To prosty i skuteczny sposób na podwyższenie pensji netto, bez konieczności podnoszenia ogólnych wynagrodzeń.
Wygoda i nowoczesne płatności: Karty lunchowe Sparados działają jak standardowe karty płatnicze. To znaczy, że Twoi pracownicy mogą płacić za posiłki zbliżeniowo, a także dodawać karty do swoich smartfonów, używając Google Pay lub Apple Pay. Zapomnij o noszeniu gotówki czy szukaniu terminala. Płatności stają się szybkie, proste i bezproblemowe, co oszczędza cenny czas w przerwie obiadowej.
Szeroki wybór miejsc: Karty lunchowe dają Twoim pracownikom pełną swobodę. Mogą korzystać z nich w tysiącach miejsc na terenie całej Polski, nie tylko w tradycyjnych restauracjach czy barach, ale również w punktach gastronomicznych, kawiarniach i sklepach spożywczych. A co, jeśli ktoś woli zjeść posiłek w domu lub zamówić jedzenie do biura? Nie ma problemu – karty działają także w serwisach do zamawiania jedzenia oraz u firm cateringowych. Ta elastyczność sprawia, że każdy pracownik znajdzie coś dla siebie, niezależnie od swoich preferencji kulinarnych.
Karty lunchowe to benefit, który łączy w sobie praktyczność, nowoczesność i realne wsparcie finansowe, co czyni go jednym z najbardziej pożądanych rozwiązań na rynku pracy.
Jak wdrożyć kartę lunchową Sparados - plan działania
Poniżej przedstawiamy szczegółowy plan, który pomoże Ci uruchomić program kart lunchowych w Twojej firmie.
Krok | Co zrobić |
1. Analiza potrzeb | Oblicz liczbę pracowników, wysokość budżetu miesięcznego, ustal, czy benefit będzie w całości opłacany przez firmę czy w części przez pracownika. |
2. Rejestracja w Sparados | Załóż konto firmowe w panelu Sparados i zapoznaj się z ofertą. |
3. Ustalenie limitów | W panelu „Zarządzanie → Grupy” ustaw limity: globalny budżet, limity kart poszczególnych pracowników, limity na transakcje online itp. |
4. Doładowanie konta firmowego | Przelej środki na konto Sparados – środki muszą być dostępne, by karty mogły być wydawane i używane. |
5. Wydanie i przypisanie kart | Stwórz karty dla pracowników: wybierz typ karty, dane posiadacza, ustal limity, ustaw daty aktywacji, etc. Pracownicy aktywują karty w panelu lub aplikacji. |
6. Szkolenie i komunikacja | Przekaż instrukcje pracownikom: jak korzystać z karty, limity, gdzie można płacić, jak dodawać do Google Pay / Apple Pay. |
7. Monitorowanie i optymalizacja | Regularnie sprawdzaj raporty, feedback od pracowników, wykorzystanie budżetów. W razie potrzeby zmieniaj limity, zakres benefitu lub budżet. |
Aspekty prawne i podatkowe - na co zwrócić uwagę?
Wdrożenie kart lunchowych to nie tylko korzyści dla pracowników, ale także dla pracodawcy, pod warunkiem prawidłowego uwzględnienia wszystkich aspektów prawnych i podatkowych.
Zwolnienie ze składek ZUS: Kluczowa korzyść dla pracodawcy. Jedną z największych zalet kart lunchowych jest możliwość skorzystania ze zwolnienia z części składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS). To zwolnienie dotyczy kwoty do 450 zł miesięcznie na jednego pracownika. Oznacza to, że środki w tej wysokości, przeznaczone na dofinansowanie posiłków, nie wliczają się do podstawy wymiaru składek ZUS. Dzięki temu pracodawca oszczędza na kosztach zatrudnienia, a pracownik otrzymuje realnie wyższe świadczenie. Jest to jeden z głównych powodów, dla których tak wiele firm decyduje się na ten benefit.
Prawidłowe wdrożenie w dokumentację firmową: Aby skorzystać z ulg, świadczenie musi być odpowiednio uregulowane w wewnętrznych dokumentach firmy. Należy je ująć w polityce benefitów pracowniczych, układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Kluczowe jest, aby zasady przyznawania kart lunchowych były jasne i spójne z obowiązującymi w firmie procedurami. Prawidłowo sformalizowane świadczenie stanowi podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu i skorzystania z ulg.
Konieczność prowadzenia dokumentacji: Mimo że karty lunchowe znacznie upraszczają proces rozliczania, w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej czy ZUS, pracodawca musi być przygotowany na przedstawienie odpowiedniej dokumentacji. Ważne jest, aby przechowywać informacje dotyczące transakcji i dofinansowania. Chociaż panel Sparados znacznie ułatwia to zadanie, generując szczegółowe raporty transakcyjne, to na pracodawcy spoczywa obowiązek ich archiwizacji. Dzięki temu, w razie potrzeby, możesz szybko i sprawnie udowodnić, że świadczenia były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli na zakup posiłków.
Prawidłowe wdrożenie kart lunchowych z uwzględnieniem tych aspektów to nie tylko zgodność z przepisami, ale także sposób na maksymalizację korzyści podatkowych, co przekłada się na realne oszczędności dla Twojej firmy.
Karty lunchowe w Twojej firmie - szybkie wdrożenie ze Sparados
Karty lunchowe to skuteczny sposób na wzbogacenie pakietu benefitów w firmie - dla pracowników stanowią realne wsparcie w codziennych wydatkach, a dla pracodawcy są sposobem na zoptymalizowanie kosztów i podniesienie atrakcyjności firmy na rynku pracy. Oferta Sparados wyróżnia się łatwością wdrożenia, korzystnymi warunkami podatkowymi, możliwością korzystania online i stacjonarnie, a także transparentnym zarządzaniem poprzez panel administracyjny.
Jeśli chcesz wprowadzić karty lunchowe w swojej firmie - Sparados daje wszystkie narzędzia, by zrobić to szybko, skutecznie i korzystnie. Skontaktuj się z nami lub zarejestruj firmę już dziś.
