Jak karty Sparados rewolucjonizują 6 kluczowych branż?
- Justyna Mazurek
- 9 paź
- 7 minut(y) czytania
W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie wydatkami służbowymi przestaje być tylko kwestią księgowości, a staje się kluczowym elementem strategii operacyjnej. Platforma Sparados (platforma all-in-one) została stworzona, aby automatyzować i cyfryzować ten proces, oferując kompleksowe rozwiązania, w tym firmowe wirtualne karty płatnicze oraz nowoczesne zarządzanie wydatkami i fakturowaniem.
Rozwiązania te znalazły zastosowanie w różnych branżach. Poniżej przedstawiamy szczegółową analizę, jak karty Sparados rewolucjonizują zarządzanie finansami w branży transportowej, wśród przedstawicieli handlowych, firmach ubezpieczeniowych, deweloperskich, ochronie oraz w biurach podróży.
Rewolucja w logistyce: Sparados w branży transportowej
Branża transportowa boryka się z unikalnymi wyzwaniami, głównie związanymi z mobilnością pracowników i rozproszeniem dokumentów finansowych. Statystycznie, około 14% faktur gubi się w kabinach kierowców. Sparados skutecznie eliminuje ten problem, wprowadzając pełną digitalizację procesu.
Cyfrowy skaner i automatyzacja księgowa
Sparados zmienia telefon kierowcy w rolę skanera dokumentów. Po dokonaniu zakupu, kierowcy robią zdjęcie paragonu lub faktury za pomocą aplikacji Sparados. System automatycznie:
Konwertuje obraz na ustandaryzowany plik PDF.
Automatycznie dodaje kluczowe dane faktury do transakcji, w tym dane dostawcy, kwoty i daty.
Łączy te informacje z odpowiednią płatnością.
Wysyła wszystko prosto do księgowości.
Dzięki temu eliminuje się ręczne obrabianie dokumentów papierowych, żmudne szukanie, wprowadzanie danych i zaległości w papierkowej robocie. To błyskawiczne dostarczenie dokumentów w uniwersalnym formacie PDF oszczędza czas księgowych i całego personelu administracyjnego. Automatyzacja rozliczania wydatków może pozwolić firmom transportowym zaoszczędzić nawet 5000 zł miesięcznie.
Natychmiastowe wsparcie w sytuacjach awaryjnych
Kolejnym poważnym problemem w transporcie jest dostarczanie środków kierowcom na pokrycie nieprzewidzianych kosztów, takich jak laweta, mandat, pomoc drogowa czy auto zastępcze. Sparados eliminuje konieczność trzymania pieniędzy na subkontach kierowców lub noszenia przez nich dużej ilości gotówki.
W razie incydentu kierowcy mogą poprosić o zwiększenie limitu na karcie bezpośrednio w aplikacji Sparados. Administratorzy w czasie rzeczywistym przeglądają prośbę i zatwierdzają ją jednym kliknięciem. Środki stają się natychmiast dostępne na karcie kierowcy. W Sparados wszystkie karty są połączone z jednym saldem firmy, a kierowcy mają jedynie indywidualny limit wydatków, który można natychmiast dostosować.
Optymalizacja sprzedaży: Karty firmowe dla przedstawicieli handlowych
Zespoły sprzedażowe, zwłaszcza te pracujące intensywnie w terenie i za granicą, wymagają szybkich i przejrzystych rozwiązań finansowych.
Natychmiastowe i bezkosztowe przelewy
Firmy zatrudniające pracowników za granicą często mierzą się z drogimi i kilkudniowymi przelewami poza Polską. Sparados rozwiązuje ten problem, umożliwiając bezkosztowe przekazanie środków pracownikom w zaledwie 20 sekund. Pieniądze są natychmiast dostępne na wydanej karcie, eliminując opłaty i opóźnienia związane z tradycyjnymi przelewami międzynarodowymi (ELIXIR, SWIFT, SEPA).
Pełna kontrola wydatków i detekcja nieprawidłowości
Wydatki zespołów sprzedażowych, często opiewające na duże sumy (nawet ok. 100 000 zł miesięcznie), bywają trudne do pełnej kontroli. Sparados zapewnia precyzyjne śledzenie wydatków każdego pracownika w czasie rzeczywistym.
System wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do monitorowania i wykrywania nietypowych transakcji. Jeśli transakcja odbiega od normy (np. przekracza normalne limity lub nie pasuje do kategorii wydatku), jest natychmiast oznaczana do weryfikacji.
Koniec z papierkową robotą - oszczędność czasu i papieru
Przedstawiciele handlowi spędzają aż około 90% swojego czasu zawodowego w podróżach, przez co papierologia jest ogromnym obciążeniem i pochłania czas, który mogliby poświęcić na budowanie relacji.
Aplikacja Sparados zastępuje ręczne procesy prostym cyfrowym przepływem. Handlowcy od razu po dokonaniu płatności rozliczają każdy wydatek, dodając zdjęcie paragonu lub faktury oraz zdefiniowaną etykietę (typ wydatku). Ta automatyzacja pozwala handlowcom zyskać około 20% dodatkowego czasu na pracę z klientem. Dział księgowy otrzymuje ustrukturyzowane dane w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze zamknięcie miesiąca rozliczeniowego i niweluje ilość wydatków nierozliczonych.
Cyfrowa transformacja odszkodowań: Zastosowanie dla firm ubezpieczeniowych
Sparados wprowadza rewolucję w sektorze Insurtech, zmieniając tradycyjny, uciążliwy model zwrotu kosztów.
Natychmiastowe wypłaty świadczeń bez zwrotu kosztów
Tradycyjnie, klienci musieli pokryć koszty leczenia czy naprawy z własnych środków, a następnie czekać na zwrot. Sparados całkowicie eliminuje ten etap zwrotu kosztów.
Firmy ubezpieczeniowe mogą natychmiast wydać wirtualną kartę płatniczą z wstępnie załadowaną, zatwierdzoną kwotą. Pieniądze trafiają do ubezpieczonego w kilka sekund. Gwarantuje to, że ubezpieczeni nigdy nie muszą zaliczkować własnych środków, a ubezpieczyciele zyskują w pełni kontrolowany i bezpieczny sposób dystrybucji świadczeń. Badania wskazują, że to rozwiązanie zwiększa satysfakcję klientów o 40%.
Pełna kontrola nad wydatkami świadczeniobiorców: karty Sparados rewolucjonizują Insurtech
Karty wirtualne Sparados są w pełni kontrolowane przez ubezpieczyciela. Każdą kartę można skonfigurować z limitem wydatków, celem użycia oraz, co kluczowe, ograniczeniami kategorii sprzedawców (np. użytek tylko w aptekach i szpitalach). Pozwala to na szybką dystrybucję świadczeń przy zachowaniu ścisłego nadzoru. W nagłych sytuacjach kryzysowych można wydać jednocześnie dowolną liczbę kart z wyraźnymi limitami i etykietami.
Cyfryzacja oświadczeń i własny branding
Sparados umożliwia błyskawiczne przekazanie cyfrowego oświadczenia sprawcy kolizji. Zamiast papierowych formularzy, oświadczenie może przekazane w formie kodu QR na wirtualną kartę klienta dodaną do Apple Pay lub Google Pay. Cyfrowe wyciągi są dokładniejsze, zapobiegają błędom i są łatwiejsze do udostępniania.
Co więcej, wirtualne karty mogą być w pełni oznaczone marką ubezpieczyciela – wizerunek firmy pojawia się w cyfrowym portfelu klienta, wzmacniając świadomość marki i stanowiąc nowoczesne narzędzie marketingowe.
Kontrola kosztów budowy: Sparados dla deweloperów
Firmy deweloperskie zarządzają wieloma projektami jednocześnie, z których każdy ma własny budżet i strukturę kosztów. Chaos finansowy i ryzyko zadłużenia wobec pracowników są poważnymi wyzwaniami.
Koniec z finansowaniem prywatnymi środkami
Powszechnym problemem jest angażowanie przez pracowników prywatnych środków na pilne zakupy (materiały, naprawy), co stwarza ryzyko zadłużenia firmy, sięgającego nawet 100 000 PLN miesięcznie. Sparados eliminuje ten problem, oferując wirtualne karty płatnicze Mastercard wydawane natychmiast.
Karty te mają określony limit i są przypisane do konkretnego celu. Środki są dostępne od ręki, eliminując skomplikowane procesy zwrotów i zapewniając, że kontrola nad budżetem pozostaje po stronie firmy.
Jak precyzyjne budżetować projekty w czasie rzeczywistym?
Sparados umożliwia precyzyjne kontrolowanie budżetów projektowych. Wirtualne karty są wydawane z limitami wydatków powiązanymi z konkretnymi projektami, działami lub kategoriami kosztów.
System zapewnia pełną transparentność w czasie rzeczywistym. Każda transakcja jest rejestrowana natychmiast. Menedżerowie mają aktualny wgląd w to, ile budżetu zostało wykorzystane, co zapobiega nadmiernym wydatkom i pozwala na wcześniejsze wykrycie trendów kosztowych.
Digitalizacja dokumentów z placu budowy
Nieczytelne, zniszczone lub zagubione faktury z placu budowy to przeszłość. Pracownicy po prostu robią zdjęcie faktury lub paragonu w aplikacji mobilnej Sparados w momencie zakupu. System automatycznie skanuje, rozpoznaje dane i przypisuje dokument do odpowiedniego projektu lub kategorii kosztów. Gwarantuje to, że księgowość jest bezbłędna, bez papieru i dostarcza aktualne dane.
Bezpieczeństwo finansowe i szybkość: Rozwiązania dla firm ochroniarskich
Firmy ochroniarskie, takie jak Hunters24, Smart Monitoring czy Umbrella Polska, optymalizują procesy zakupowe i eliminują zbędną papierologię dzięki Sparados.
Eliminacja faktur pro forma
Tradycyjny proces zakupowy często wymaga wystawiania faktur pro forma, co spowalnia realizację zamówień. Sparados rozwiązuje ten problem, eliminując potrzebę wystawiania tych dodatkowych dokumentów.
Każdy pracownik dokonujący zakupów otrzymuje własną wirtualną kartę płatniczą z predefiniowanym limitem. Kupcy mogą płacić bezpośrednio w ramach limitu, a transakcje są automatycznie księgowane. Ta zmiana przyspiesza proces zakupowy nawet dwukrotnie. Faktury są skanowane za pomocą aplikacji mobilnej i trafiają prosto do księgowych.
Kontrola budżetu i zwiększone bezpieczeństwo
Wirtualne karty firmowe są wydawane natychmiast z inteligentnymi limitami i kategoriami wydatków. Pracownicy mają możliwość dodania kart do Apple Pay i Google Pay, co zapewnia wygodę i bezpieczeństwo.
Sparados oferuje również lepszą kontrolę bezpieczeństwa niż tradycyjne przelewy IBAN. Karty można:
Ograniczyć do jednego sklepu lub subskrypcji.
Ustawić jako jednorazowe lub krótkoterminowe.
Ustawić limity wydatków (dzienne, miesięczne lub całkowite) – transakcje powyżej są natychmiast blokowane.
Natychmiast zamrozić (np. aby zatrzymać odnowienie subskrypcji).
Dzięki kartom Sparados firmy mają prawo do obciążenia zwrotnego i ochronę kupującego, co jest trudne do odzyskania w przypadku tradycyjnych przelewów IBAN.
Globalne rozliczenia podróży: Biura podróży i wyjazdy służbowe
Zarządzanie wydatkami podczas wyjazdów integracyjnych i służbowych, szczególnie w kontekście walut obcych, jest skomplikowane i prowadzi do chaosu księgowego.
Precyzyjna kontrola nad każdą transakcją
Sparados umożliwia natychmiastowe wydawanie wirtualnych kart płatniczych dla każdej transakcji (np. loty, hotele). Dzięki temu administratorzy mogą ustawić limity wydatków i przypisać określone etykiety lub kategorie do każdej karty jeszcze przed pierwszym zakupem. To eliminuje zamieszanie wynikające z korzystania z jednej fizycznej karty do wszystkich płatności.
Jak efektywnie zarządzać wieloma walutami?
W czasie zagranicznych podróży służbowych kluczowe jest efektywne zarządzanie walutami. Tradycyjne metody, jak BLIK, są ograniczone do transakcji w złotówkach. Sparados pozwala na wydawanie kart wirtualnych do użytku w walutach PLN, EUR i USD. Płatności są dokonywane bezpośrednio w lokalnej walucie, co eliminuje konieczność przewalutowania i związane z tym koszty i opłaty bankowe.
Dzięki temu pracownicy nie muszą korzystać z prywatnych kont, a firma unika dodatkowych kosztów, takich jak VAT, składki ubezpieczeniowe i podatki emerytalne, które są zazwyczaj naliczane przy zwracaniu pieniędzy pracownikom.
Integracja księgowa i dodatkowy przychód
Wszystkie transakcje są automatycznie rejestrowane, oznaczane i integrowane z firmowym systemem księgowym (takim jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT). System konwertuje przesłane paragony do PDF, dołącza szczegóły faktury i przekazuje je do wybranego oprogramowania. Utrzymuje to wydatki firmy pod kontrolą, a AI wykrywa nieregularne płatności.
Dodatkowo, biura podróży mogą generować dodatkowy przychód dzięki programowi lojalnościowemu Member Get Member, otrzymując procent od zysku wygenerowanego przez poleconego nowego klienta.
Sparados to kompleksowe rozwiązanie finansowe, które zapewnia pełną kontrolę nad budżetem, natychmiastową dostępność środków oraz automatyzację księgowości w czasie rzeczywistym, niezależnie od specyfiki i wymagań każdej z wymienionych branż.
Czas na cyfryzację finansów firmowych
Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest deweloperem kontrolującym budżety wielu projektów w czasie rzeczywistym, ubezpieczycielem dążącym do natychmiastowej wypłaty świadczeń, czy firmą transportową pragnącą wyeliminować zgubione faktury, Sparados oferuje klucz do pełnej automatyzacji.
Podstawą są wirtualne karty płatnicze. Wydawane natychmiast, z inteligentnymi limitami i kategoriami wydatków, gwarantują, że środki są dostępne tam, gdzie są potrzebne, w ciągu kilku sekund. Sparados zapewnia pełną przejrzystość finansową, większe bezpieczeństwo niż tradycyjne przelewy bankowe IBAN i znacząco obniża koszty operacyjne.
W razie zainteresowania wydawaniem wirtualnych kart firmowych oraz pełną cyfryzacją i automatyzacją procesu zarządzania wydatkami służbowymi, prosimy o kontakt z nami już dziś. Jesteśmy gotowi pomóc Twojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze.
