Kuro kortelės ir virtualios kortelės: dviguba mokėjimo strategija kiekvienam transporto autoparkui
Šeštadienis, 23 val.: vienas jūsų sunkvežimių sugedo prie Berlyno, evakuacija kainuoja 800 EUR, vairuotojo grynųjų avansas baigėsi, o jūsų bankas nedirbs iki pirmadienio. Kuro kortelės išsprendžia klausimą prie kolonėlės, tačiau beveik visa kita, už ką vairuotojai moka Europos maršrute, vis dar apmokama grynaisiais, asmeninėmis kortelėmis ir dokumentuojama popieriniais kvitais. Šiame vadove parodome, kaip virtualios įmonės kortelės užpildo šią spragą ir kaip Sparados veikia kartu su jau naudojamomis kuro kortelėmis.
Svarbiausia
Kuro kortelės padengia tik dalį kelio: jos tinka dyzelinui ir kelių mokesčiams partnerių tinkle, o stovėjimas, remontas, baudos, viešbučiai ir maitinimas dažniausiai vis dar apmokami grynaisiais ar asmeninėmis vairuotojų kortelėmis.
Virtuali įmonės kortelė užpildo spragą: ji yra vairuotojo telefone (Apple Pay arba Google Pay) ir veikia visur, kur priimama Mastercard, internetu ir fizinėse vietose.
Daugumai autoparkų verta naudoti abi: palikite kuro korteles dyzelinui su nuolaida ir kelių mokesčiams, o kiekvienam vairuotojui duokite Sparados virtualią kortelę visam kitam.
Sparados suteikia kontrolę ir automatizavimą: vienas įmonės likutis, skubūs papildymai vienu paspaudimu, automatinis kvitų susiejimas, 0 % valiutos keitimo antkainis su 0% kortele ir virtualios kortelės per kelias sekundes.
Kodėl sunkvežimių vairuotojams reikia įmonės mokėjimo kortelės?
Kiekvienas transporto vadybininkas žino tokį skambutį. Įprastai vairuotojui tiesiog duodavo daugiau grynųjų ir tikėdavosi, kad savaitgalį nieko nenutiks. Geresnis sprendimas yra įmonės mokėjimo kortelė kiekvieno vairuotojo telefone, su limitu, kurį galite padidinti per kelias sekundes, ir kvitais, keliaujančiais tiesiai į buhalteriją.
Vairuotojai kasdien leidžia įmonės pinigus, tačiau dauguma transporto autoparkų vis dar juos finansuoja būdais, sukurtais iki skaitmeninės eros. Atidžiai pažvelgus į kasdienę veiklą, nuolat iškyla keturios didelės problemos.
1. Grynųjų avansai įšaldo apyvartines lėšas
Išsiuntus vairuotoją kelių dienų maršrutu su pluoštu grynųjų, jūsų pinigai dienų dienas nenaudojami guli sunkvežimio kabinoje. Tai saugumo rizika sunkvežimių aikštelėse ir greitkeliuose. Be to, grynuosius sunku suderinti. Suma beveik niekada nebūna tiksli: per didelė įšaldo vertingas apyvartines lėšas, per maža palieka vairuotoją be išeities netikėtų išlaidų atveju.
2. Asmeninės kortelės painioja apskaitą
Kai vairuotojai moka savo asmeninėmis kredito ar debeto kortelėmis ir vėliau prašo kompensacijos, jūsų įmonė dvigubai moka administracinėmis sąnaudomis. Buhalterija turi rankiniu būdu tikrinti kiekvieną išlaidų prašymą, finansų vadovai turi atlikti atskirus pervedimus darbuotojams, o vairuotojas savaitėmis laukia savo pinigų.
3. Kvitai pasimeta kabinoje
Popieriniai kvitai keliauja per Europą durelių kišenėse, daiktadėžėse ir piniginėse. Remiantis Sparados vidaus duomenimis, apie 14 % transporto sektoriaus sąskaitų taip ir nepalieka kabinos. Kiekviena dingusi sąskaita yra išlaida, kurios negalite apskaityti, ir PVM, kurio negalite susigrąžinti.
4. Avarijos nesilaiko darbo valandų
Gedimai, baudos kelyje ir skubūs remontai nesibaigia 17 valandą ar savaitgalį. Jei vairuotojo lėšoms papildyti reikia įprasto banko pervedimo, sunkvežimis stovi iki pirmadienio ryto. Su virtualia mokėjimo kortele skubioms lėšoms patvirtinti pakanka vieno palietimo dispečerio telefone.
Už ką sunkvežimių vairuotojai gali mokėti virtualia įmonės kortele?
Virtuali mokėjimo kortelė yra tiesiai vairuotojo telefone ir veikia per Apple Pay, Google Pay, bekontakčius terminalus, internetines svetaines ar bankomatus. Ji padengia kasdienes išlaidas, kurių nepadengia kuro kortelė:
Stovėjimas ir saugomos sunkvežimių aikštelės: kasdienis stovėjimas, įskaitant iš anksto internetu rezervuotas saugomas vietas.
Kelių rinkliavos ir mokesčiai: vinječių pirkimas internetu prieš kertant sieną, mokėjimas už tunelius, tiltus ir keltus.
Plovyklos ir AdBlue: AdBlue ar plovimo paslaugos nepriklausomose stotyse už jūsų kuro kortelės tinklo ribų.
Skubus remontas ir evakuacija: netikėti remontai, atsarginės padangos ir evakuatoriaus paslaugos, kai artimiausias servisas nėra tinklo partneris.
Baudos ir patikros kelyje: oficialios baudos ir patikrų mokesčiai, kuriuos dažnai reikia sumokėti vietoje.
Viešbučiai ir maitinimas: nakvynė ir maitinimas ilgų tarptautinių maršrutų ir privalomų poilsio pertraukų metu.
Smulkūs pirkiniai kabinai: krovinio diržai, paprasti įrankiai, telefono įkrovikliai ar atsarginės priekinių žibintų lemputės.
Grynieji bankomate skubiu atveju: grynųjų išėmimas retoje vietoje, kur nepriimamos kortelės, apsaugotas PIN kodu, nustatomu tiesiai programėlėje.
Kadangi kortelė yra virtuali, autoparko vadovai gali iš karto išduoti naują kortelę, kai į komandą ateina naujas vairuotojas, arba sukurti laikiną kortelę vienam trumpam užsakymui, nelaukdami kelias dienas plastiko paštu. Jei telefonas pamestas ar pavogtas, galite užšaldyti kortelę vienu paspaudimu ir iškart išduoti naują.
Kuro kortelė ar virtuali kortelė: ar reikia abiejų?
Kuro kortelės gerai atlieka savo pagrindinę funkciją: dyzelinas sutartomis nuolaidomis, standartizuotas kelių mokesčių administravimas ir bendras PVM grąžinimas nustatytame partnerių tinkle. Daugumai tarptautinių transporto autoparkų verta pasilikti esamas kuro korteles šioms funkcijoms.
Tačiau kuro kortelė veikia tik ten, kur jos tiekėjas turi galiojančią sutartį, o išlaidos jus pasiekia bendra sąskaita po kelių dienų ar net savaičių.
Taip lieka spraga. Visa, kas išleidžiama už tinklo ribų, ir kiekviena išlaida, kurią vadovas turi matyti iš karto, vėl apmokama grynaisiais ar asmeninėmis kortelėmis. Sparados sukurta šiai spragai užpildyti. Mažesniems regioniniams autoparkams ar vidaus maršrutams, kur kuro nuolaidos mažiau svarbios, Sparados gali būti vienintelė mokėjimo kortelė, kurios reikia jūsų vairuotojams.
Kodėl transporto įmonės renkasi Sparados
Sparados suteikia transporto įmonėms išlaidų kontrolę, matomumą realiuoju laiku ir automatizuotą apskaitą, pritaikytą logistikos poreikiams.
1. Vienas įmonės likutis (jokių įšaldytų lėšų)
Daugelyje daugiavaliutių įmonės kortelių sprendimų pinigus tenka pervesti į kiekvieno vairuotojo subsąskaitą, kur jie guli nenaudojami. Sparados sistemoje kiekviena kortelė naudoja vieną centrinį įmonės likutį. Kiekvienam vairuotojui nustatomas individualus išlaidų limitas, kurį galite pakeisti iš karto, neperkeldami nė vieno euro tarp sąskaitų.
2. Skubios lėšos vienu paspaudimu
Kai vairuotojas gauna netikėtą evakuacijos sąskaitą ar jam skubiai reikia viešbučio kambario, jis Sparados programėlėje pateikia trumpą prašymą papildomoms lėšoms. Dispečeris ar vadovas patvirtina jį vienu paspaudimu bet kuriuo paros metu, ir vairuotojas gali iš karto sumokėti.
3. Autoparkams pritaikyta kontrolė
Galite nustatyti leidimus pagal tai, kaip dirba jūsų autoparkas:
Nustatyti individualius išlaidų limitus kiekvienam vairuotojui ar maršrutui.
Apriboti konkrečias korteles pasirinktomis prekybininkų kategorijomis (pvz., tik kuras, stovėjimas ar skubus remontas).
Užšaldyti ar atšaukti korteles vienu paspaudimu.
Priskirti individualias teises dispečeriams, autoparko vadovams ir buhalterijai.
Stebėti kiekvieną autoparko operaciją realiuoju laiku.
4. Kvitai, kurie susitvarko patys
Jokio popieriaus kabinoje. Vairuotojas programėlėje nufotografuoja kvitą. Sparados paverčia jį PDF, nuskaito pagrindinius operacijos duomenis, susieja su mokėjimu kortele ir perduoda į jūsų apskaitos sistemą. Automatiniai priminimai programėlėje primena apie trūkstamus kvitus ir sprendžia 14 % dingusių sąskaitų problemą.
5. Apskaitos integracijos ir KSeF
Operacijos kortele be papildomo mokesčio automatiškai susiejamos su elektroninėmis sąskaitomis iš KSeF, Lenkijos nacionalinės e. sąskaitų sistemos. Sparados integruojama su apskaitos programomis, tokiomis kaip Saldeo, InFakt, Comarch Optima ir InsERT. Duomenis galite eksportuoti Excel, CSV ir PDF formatais arba per nemokamą atvirą API tiesiogiai sujungti Sparados su savo TMS (transporto valdymo sistema) ar ERP.
6. Jokio valiutos keitimo antkainio visoje Europoje
Valiutos keitimo mokesčiai tarptautiniuose maršrutuose greitai susideda. Su **Sparados 0% kortele** jūsų įmonė turi vieną likutį EUR, USD arba CHF valiuta. Kiekvienas mokėjimas kita valiuta (pvz., CZK, HUF ar SEK) konvertuojamas realiuoju laiku pagal Mastercard kursą su 0 % antkainiu. Maršrutuose už euro zonos ribų nebemokate įprastų 2–4 % banko maržų.
7. Sąžiningos ir nuspėjamos kainos
**Kainodara** paprasta:
Virtualios kortelės kainuoja 0 EUR, ir galite išduoti tiek, kiek reikia jūsų autoparkui.
Pirmieji 5 aktyvūs naudotojai nemokami.
Kiekvienas papildomas aktyvus naudotojas kainuoja 1 EUR per mėnesį.
Jokių paslėptų minimalių mokesčių ir ilgalaikių įsipareigojimų.
**0% kortelės** kainos yra tokios:
Virtualios kortelės kainuoja 0 EUR, ir galite išduoti tiek, kiek reikia jūsų autoparkui.
Mokate 2 EUR per mėnesį už aktyvų naudotoją.
8. Įmonės lygio saugumas
Saugumo funkcijos apima tokenizuotas virtualias korteles, 3D Secure patvirtinimą, Mastercard ID Theft Protection įspėjimus ir visą parą veikiančią skirtąją pagalbą. Visas korteles ir sąskaitų likučius teikia visiškai licencijuoti mokėjimo paslaugų teikėjai, veikiantys pagal Europos finansinį reguliavimą.
Kuro kortelės ir Sparados virtualios kortelės: palyginimas
Savybė | Įprasta kuro kortelė | Sparados virtuali kortelė |
|---|---|---|
Kur veikia | Partnerių degalinės ir ribotas aptarnavimo taškų tinklas | Visur, kur priimama Mastercard, internetu ir fizinėse vietose |
Geriausiai tinka | Dyzelino kolonėlėms, pagrindiniams kelių mokesčiams ir tinklo kiekio nuolaidoms | Visoms kelionės išlaidoms, pirkimams už tinklo ribų ir atsarginiam kurui |
Matomumas | Periodinė bendra sąskaita (po kelių dienų ar savaičių) | Kiekvienos kortelės operacijų stebėjimas iš karto, realiuoju laiku |
Lėšų papildymas | Fiksuoti limitai, sutarti su tiekėju | Limitų keitimas iš karto ir lėšų prašymai vienu paspaudimu |
Kvitų tvarkymas | Tik pirkimams partnerių tinkle | Nuskaitymas programėlėje, OCR duomenų atpažinimas ir susiejimas su mokėjimu |
Apskaita | Periodinis sąskaitų paketų importas | Automatinis KSeF susiejimas, ERP/TMS API ir tiesioginės integracijos |
Užsienio valiuta | Tiekėjo nustatyti keitimo kursai | 0 % antkainis pagal realaus laiko Mastercard kursą su 0% kortele |
Kaina vienam vairuotojui | Labai skiriasi pagal tiekėjo kortelės ar paslaugų mokesčius | 0 EUR už kortelę; daugiau: **Kainodara** |
Kaip derinti kuro ir virtualias korteles savo autoparke
Nereikia keisti esamos sistemos. Praktiškas pasiskirstymas atrodo taip:
Pasilikite pagrindines kuro korteles dyzelinui ir automatinėms kelių mokesčių įrangoms įprastuose tarptautiniuose koridoriuose, kur atsiperka sutartos kiekio nuolaidos.
Kiekvienam vairuotojui duokite Sparados virtualią kortelę stovėjimui, netikėtiems remontams, baudoms, viešbučiams ir visiems skubiems pirkimams už kuro tinklo ribų.
Nustatykite kategorijų ir prekybininkų limitus Sparados kortelėms, kad jos padengtų būtent tai, ko nepadengia kuro kortelė.
Surinkite visus kvitus vienoje vietoje. Leiskite Sparados rinkti skaitmenines vairuotojų kvitų kopijas ir automatiškai susieti jas su mokėjimais, kad buhalterija gautų vieną suderintų duomenų srautą, o ne vokus su popieriais.
Rezultatas: jokių grynųjų sunkvežimių kabinose, jokio laukimo iki pirmadienio ryto skubioms lėšoms ir realaus laiko matomumas, kiek kainuoja kiekviena transporto priemonė.
DUK apie kuro korteles ir virtualias korteles
Kuo skiriasi kuro kortelė ir virtuali įmonės kortelė?
Kuro kortelė veikia tik jos tiekėjo partnerių tinklo degalinėse ir aptarnavimo taškuose, o išlaidos ateina bendra sąskaita po kelių dienų ar savaičių. Virtuali įmonės kortelė, tokia kaip Sparados, yra vairuotojo telefone, veikia visur, kur priimama Mastercard, ir rodo kiekvieną operaciją autoparko vadovui realiuoju laiku.
Ar transporto įmonei verta pakeisti kuro korteles virtualiomis?
Dažniausiai ne. Daugumai tarptautinių autoparkų geriausia pasilikti kuro korteles dyzelinui ir kelių mokesčiams sutartomis nuolaidomis ir papildomai naudoti virtualias korteles stovėjimui, remontui, baudoms, viešbučiams, maitinimui ir kitoms išlaidoms už tinklo ribų. Mažesni regioniniai ar vidaus autoparkai, kuriems kuro nuolaidos mažiau svarbios, gali naudoti Sparados kaip vienintelę vairuotojų mokėjimo kortelę.
Kaip autoparko vadovas gali naktį ar savaitgalį skubiai pervesti pinigų vairuotojui?
Su Sparados vairuotojas mobiliojoje programėlėje paprašo papildomų lėšų, o dispečeris ar vadovas patvirtina prašymą vienu paspaudimu bet kuriuo metu. Kadangi kiekviena kortelė naudoja vieną centrinį įmonės likutį, banko pervedimo nereikia, ir vairuotojas gali iš karto sumokėti.
Kaip vairuotojai pateikia kvitus naudodami virtualią įmonės kortelę?
Vairuotojas nufotografuoja kvitą Sparados programėlėje. Sparados paverčia jį PDF, nuskaito pagrindinius duomenis, susieja su mokėjimu kortele ir perduoda į jūsų apskaitos sistemą, o automatiniai priminimai primena apie trūkstamus kvitus.
Ar vairuotojai gali mokėti užsienio valiuta be keitimo mokesčių?
Taip. Su Sparados 0% kortele jūsų įmonė turi vieną likutį EUR, USD arba CHF valiuta, o mokėjimai kitomis valiutomis, pvz., CZK, HUF ar SEK, konvertuojami pagal realaus laiko Mastercard kursą su 0 % antkainiu, o ne su įprastomis 2–4 % banko maržomis.
Kiek kainuoja Sparados virtualios kortelės vairuotojams?
Virtualios kortelės kainuoja 0 EUR, ir galite išduoti tiek, kiek reikia jūsų autoparkui. Naudojant pagrindines **įmonės korteles**, pirmieji 5 aktyvūs naudotojai nemokami, kiekvienas papildomas aktyvus naudotojas kainuoja 1 EUR per mėnesį, o paslėptų minimalių mokesčių ar ilgalaikių įsipareigojimų nėra. Su **0% kortele** galite sukurti tiek virtualių kortelių savo autoparkui, kiek reikia, visiškai nemokamai.
Jau šią savaitę įdiekite įmonės kortelę kiekvieno vairuotojo telefone
Pirmąją virtualią kortelę galite išduoti per kelias minutes ir nuo pirmos dienos realiuoju laiku matyti savo autoparko kelionės išlaidas. Sparados komanda padės nustatyti kortelių limitus, išlaidų kategorijas ir apskaitos integracijas pagal tai, kaip dirba jūsų autoparkas, kartu su kuro kortelėmis arba be jų.
Pasirengę modernizuoti savo autoparko finansus?
**Susisiekite** su Sparados komanda jau šiandien.
Norite pradėti iš karto? Užregistruokite įmonę internetu: **Registruotis!**
