Kaip sekti savo komandiruočių išlaidas – „Sparados“ vadovas

Verslo kelionių išlaidų valdymas dažnai atrodo kaip bauginanti ir neefektyvi užduotis, kupina prarastų kvitų, sudėtingų skaičiuoklių ir nusivylusių darbuotojų. Toks tradicinis, rankinis metodas gali sukelti rimtų problemų – nuo netikslios finansinės atskaitomybės iki laiko ir išteklių švaistymo. Tačiau taip nebūtinai turi būti.

Šiame vadove nagrinėsime įprastinio išlaidų valdymo iššūkius ir pristatysime modernius, automatizuotus sprendimus, daugiausia dėmesio skirdami tam, kaip kortelių pagrindu veikianti platforma, tokia kaip „Sparados“, gali chaotišką procesą paversti supaprastinta, strategine funkcija, palengvinančia gyvenimą tiek finansų komandai, tiek darbuotojams.

Turinys:

1. Paslėptos tradicinio išlaidų valdymo išlaidos

2. Realaus gyvenimo pavyzdžiai: pažįstamos situacijos?

3. Kaip prastas išlaidų valdymas veikia atitiktį reikalavimams ir kontrolę?

4. Strateginiai pokyčiai: kodėl automatizavimas yra išlaidų valdymo ateitis?

5. „Sparados“: kortelių pagrindu veikiantis sprendimas sklandžiam išlaidų stebėjimui

6. Kam labiausiai naudinga įdiegti „Sparados“ platformą?

7. Kaip efektyviai valdyti išlaidas keliaujant verslo reikalais?

8. MK perkraustymo sėkmės istorija: tikrasis „Sparados“ poveikis

9. Kontroliuokite savo darbuotojų išlaidas

Paslėptos tradicinio išlaidų valdymo išlaidos

Popierinių kvitų ir skaičiuoklių naudojimas verslo išlaidoms apskaityti yra praeitis ir sukuria ne tik nepatogumus. Tai didelis finansinio ir žmogiškojo kapitalo eikvojimas, skatina neefektyvumą ir darbuotojų nepasitenkinimą bei lemia rimtas sistemos klaidas.

Rankinis duomenų įvedimas yra labai linkęs į klaidas, o prarasti fiziniai kvitai yra dažna problema. Daugiau nei 19 % finansinių ataskaitų yra klaidingos dėl trūkstamų pirkimo įrodymų. Šios pradinės klaidos sukelia domino efektą, sulėtindamos pagrindinius finansinius procesus, tokius kaip mėnesio uždarymas ir sąskaitų išrašymas.

Be matomų iššūkių, įmonės susiduria su „paslėptomis išlaidomis“. Poreikis rankiniu būdu apskaityti visas išlaidas sukelia varginantį bendravimą su finansų skyriumi ir vėluoja atlyginti išlaidas. Net trečdalis darbuotojų mano, kad su apskaita susijusios pastangos nevertos grąžos, todėl kartais jie atšaukia verslo susitikimus, kad išvengtų papildomų išlaidų.

Prastas kelionių ir išlaidų (K&E) valdymas sukelia darbuotojų nusivylimą, atitikties riziką, pinigų srautų problemas, o finansų komandos iki 20 % savo laiko sugaišta gaudydamos darbuotojus, kad šie užpildytų trūkstamus kvitus ir atliktų rankinį suderinimą. Dėl to apskaitos sistema tampa netvarkinga, sunku patikrinti išlaidų tinkamumą ir kyla papildomas stresas apskaitos laikotarpio pabaigoje.

Realaus gyvenimo pavyzdžiai: pažįstamos situacijos?

Įsivaizduokite pardavimų komandą, dirbančią visoje Europoje. Berlyne dirbanti pardavėja sumoka už vakarienę su klientu savo asmenine kortele, bet pamiršta pasiimti išsamų kvitą – ji turi tik kvitą. Jos kolega Paryžiuje turi kvitą, bet jis atspausdintas ant išblukusio terminio popieriaus, todėl jam grįžus į biurą jis yra visiškai neįskaitomas. Tuo tarpu trečias komandos narys iš Londono paskutinės minutės rezervuoja viešbutį, kuris viršija įmonės politiką, ir tai sužino, kai jo išlaidų ataskaita atmetama dėl automatinio patvirtinimo trūkumo.

Tuo tarpu biure finansų skyrius yra perpildytas. Jie turi nuolat lenktyniauti su kolegomis, kad surastų trūkstamą informaciją, rankiniu būdu perrašyti duomenis iš įvairių kvitų ir sąskaitų faktūrų į skaičiuokles ir valandų valandas lyginti kredito kortelių ataskaitas su individualiomis išlaidų ataskaitomis.

Šis varginantis ir klaidų kupinas procesas ne tik atitolina išlaidų kompensavimą, bet ir apsunkina pasikartojančių ar nesąžiningų išlaidų aptikimą. Be centralizuotos sistemos nėra galimybės realiuoju laiku stebėti išlaidų, todėl neįmanoma vykdyti biudžetų ir nustatyti sutaupytų lėšų. Deja, toks scenarijus yra kasdienis reiškinys daugelyje įmonių, kur brangus laikas švaistomas administracinėms užduotims, o ne strateginiam finansiniam planavimui.

Kaip prastas išlaidų valdymas veikia atitiktį reikalavimams ir kontrolę?

Kaip sekti savo komandiruočių išlaidas? Įmonės kelionių politikos veiksmingumas priklauso nuo to, kaip ji yra vykdoma. Be automatizavimo net ir geriausiai dokumentuotos politikos tampa tik pasiūlymais, dėl kurių išleidžiama per daug pinigų ir atliekami neautorizuoti sandoriai. Tai ypač problematiška įmonėms, veikiančioms skirtinguose regionuose ir naudojančioms valiutas, nes rankinis tikrinimas yra lėtas, nenuoseklus ir linkęs į klaidas.

Aiškaus, automatizuoto ryšio tarp išlaidų ir politikos gairių nebuvimas yra reikšmingas finansinės rizikos šaltinis. Atitiktis reikalavimams, sukčiavimas ir prastas matomumas yra glaudžiai susiję. Popierinėse arba skaičiuoklėmis pagrįstose sistemose nėra nuolatinės priežiūros, todėl tiek atsitiktiniai, tiek tyčiniai piktnaudžiavimai, pavyzdžiui, pasikartojančios paraiškos ar suklastoti kvitai, ilgą laiką gali likti nepastebėti. Patikimas skaitmeninis audito takas yra būtinas siekiant sumažinti teisinę ir finansinę riziką auditų ir mokesčių deklaracijų metu.

Įmonės, neturinčios tinkamos mokėjimo ir atskleidimo politikos, susiduria su didele sukčiavimo rizika. Dėl darbuotojų sukčiavimo organizacijos praranda vidutiniškai 5 % visų savo pajamų. Neefektyvūs mokėjimo ir atskleidimo procesai apsunkina pirkimų stebėjimą, ypač įmonei augant. Ribota prieiga prie lėšų, didelė saugumo rizika, susijusi su įprastais mokėjimo būdais, ir išlaidų neaiškumas yra dažnos problemos.

Strateginiai pokyčiai: kodėl automatizavimas yra išlaidų valdymo ateitis?

Šių sisteminių problemų sprendimas yra ne laipsniški patobulinimai, o esminis perėjimas prie automatizuoto išlaidų valdymo . Automatizavimas transformuoja visą procesą iš reaktyvios administracinės funkcijos į proaktyvią, duomenimis pagrįstą sistemą.

Šiuolaikiniai sprendimai naudoja pažangias technologijas, tokias kaip optinis simbolių atpažinimas (OCR), kad nuskaitytų ir išgautų duomenis iš kvitų, o integruotas dirbtinis intelektas (DI) ir mašininio mokymosi algoritmai automatiškai suskirsto išlaidas į kategorijas. Užfiksuodamos ir apdorodamos duomenis šaltinyje, šios sistemos užtikrina tikslumą nuo pat pradžių. Tai sukuria sklandų, realaus laiko duomenų srautą – nuo operacijos momento tiesiai į apskaitos sistemą, pašalinant rankinį suderinimą ir tikrinimą, kuris tradiciškai atitolino mėnesio pabaigos uždarymą.

Ši skaitmeninė transformacija suteikia jūsų finansų komandai galimybę tapti strateginiu partneriu. Turėdami tikslius, realiuoju laiku gautus duomenis, jie gali suprasti išlaidų modelius, nustatyti optimizavimo galimybes ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, kad būtų galima išmaniau planuoti biudžetą ir tiksliau prognozuoti finansus. Laikas, anksčiau praleistas ieškant kvitų, dabar gali būti skirtas didelės vertės užduotims, kurios skatina augimą ir verslo efektyvumą. Automatizuotos sistemos leidžia atlikti proaktyvų auditą, pasitelkiant dirbtinio intelekto valdomus įrankius išlaidų anomalijoms ir sukčiavimo modeliams nustatyti, proaktyviai atskleidžiant paslėptas išlaidas, o ne reaguojant į jas, kai jau per vėlu.

„Sparados“: kortelių pagrindu veikiantis sprendimas sklandžiam išlaidų stebėjimui

„Sparados“ , sparčiai auganti Europos finansinių technologijų bendrovė, savo unikaliu įmonių mokėjimo kortelėmis pagrįstu sprendimu keičia išlaidų valdymą. Skirtingai nuo daugelio sistemų, kurios tik automatizuoja operacijų ataskaitų teikimą joms įvykus, „Sparados“ platforma remiasi specialiomis įmonių mokėjimo kortelėmis.

Ši glaudi integracija sklandžiai sujungia platformą su jūsų mokėjimo metodu, suteikdama galimybę realiuoju laiku stebėti jūsų pinigų srautus ir nustatyti išlaidų limitus tiesiogiai savo kortelei.

Šis novatoriškas modelis panaikina poreikį atskirai nuskaityti kvitus ir susieti juos su operacijomis, nes kiekviena sąskaita iš karto registruojama ir suskirstoma į kategorijas. Toks metodas suteikia sklandesnę ir saugesnę patirtį tiek darbuotojams, tiek finansų komandoms.

Svarbiausios „Sparados“ savybės yra šios:

• Išlaidų stebėjimas ir operacijų kontrolė realiuoju laiku: „Sparados“ siūlo tikslų verslo išlaidų stebėjimą, suteikdama akimirksniu įžvalgų apie išlaidų modelius. Sistema leidžia nustatyti išlaidų limitus tiesiai kortelėse, užtikrinant, kad laikytumėtės savo biudžeto dar prieš pirkdami.

• Automatinis sąskaitų faktūrų ir kvitų apdorojimas: platforma automatizuoja sąskaitų faktūrų nuskaitymą ir naudoja OCR technologiją, kad susietų kvitus su atitinkamomis operacijomis, taip žymiai pagreitindama suderinimo procesą.

• Supaprastinta integracija su apskaitos ir ERP sistemomis: „Sparados“ užtikrina tiesioginę integraciją su populiariomis apskaitos sistemomis , supaprastindama finansinę atskaitomybę ir suteikdama galimybę vienu spustelėjimu kurti apskaitos ataskaitas.

• Virtualios kortelės: darbuotojai gali naudoti „Sparados“ virtualias korteles operacijoms atlikti, todėl procesas tampa dar labiau automatizuotas ir skaidresnis. Tai leidžia saugiai mokėti internetu ir savarankiškai apskaityti duomenis, nereikalaujant, kad darbuotojai mokėtų iš savo kišenės.

„Sparados“ siekia suteikti komandoms lanksčius, patogius naudoti įrankius, leidžiančius joms lengvai išleisti pinigus ir sutelkti dėmesį į savo darbą. Finansų komandos įgyja kontrolę, didesnį matomumą ir skaidresnius procesus.

Kam labiausiai naudinga įdiegti „Sparados“ platformą?

Išlaidų valdymo rinkoje jau yra keletas variantų, pavyzdžiui, „Expensify“, skirta mažoms įmonėms, ir „SAP Concur“, skirta didelėms, pasaulinėms korporacijoms. Tačiau tai palieka didelę spragą vidutinio dydžio ir sparčiai augančioms įmonėms – toms, kurios išaugo paprastus sprendimus, bet dar nėra pasirengusios visapusiškų įmonių platformų kainoms ir sudėtingumui.

Sutelkdama dėmesį į supaprastintą, visapusišką sprendimą su integruotomis mokėjimo kortelėmis , „Sparados“ turi potencialo užpildyti šią spragą. Jos moderni, funkcijų gausa pasižyminti platforma yra prieinamesnė nei senosios įmonių sistemos ir siūlo tokį kontrolės lygį, kokio paprasti sprendimai tiesiog negali užtikrinti. „Sparados“ ypač patraukli tikslinio Europos regiono įmonėms, siekiančioms kontroliuoti savo verslo išlaidas.

Kaip efektyviai valdyti išlaidas keliaujant verslo reikalais?

Perėjimas prie automatizuotos išlaidų valdymo sistemos reikalauja strateginio požiūrio. Štai keli svarbūs patarimai, kaip užtikrinti sklandų įdiegimą:

1. Sukurkite išsamią verslo kelionių politiką. Technologijos yra tik įrankis – gerai apibrėžta, lanksti įmonės politika yra sėkmės pagrindas. Joje turėtų būti nustatytos aiškios taisyklės, dokumentacijos protokolai ir nurodyta, kas laikoma verslo išlaidomis. Gerai parengta kelionių ir išlaidų politika supaprastina ataskaitų teikimo ir tvirtinimo procesus bei užtikrina mokesčių mokėtojų atitiktį reikalavimams.

2. Planuokite diegimą etapais. Siekdami sumažinti darbuotojų pasipriešinimą naujoms technologijoms, diegkite jas palaipsniui. Pradėkite nuo bandomosios grupės, pasiūlykite išsamius mokymus ir pabrėžkite tiesioginę naudą, pavyzdžiui, greitesnį išlaidų kompensavimą ir lengvesnį sąskaitų išrašymą.

3. Išnaudokite duomenis proaktyviam auditui. Automatizuota sistema, tokia kaip „Sparados“, transformuoja auditą iš rankinio, reaktyvaus proceso į proaktyvų, duomenimis pagrįstą. Naudokite dirbtinio intelekto valdomus įrankius, kad nustatytumėte išlaidų anomalijas ir sukčiavimo modelius, proaktyviai nustatydami paslėptas išlaidas, o ne reaguodami į jas po fakto.

4. Pagrįskite investicijų grąžą (ROI). Nustatykite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), tokius kaip išlaidų tvirtinimo ciklo laikas, politikos laikymosi rodiklis ir apdorojimo sąnaudų sumažinimas. Tai padės pagrįsti investicijų grąžą, susiejant naujos sistemos kokybinę naudą su išmatuojamais verslo rezultatais.

   
   

Šiuolaikinės išlaidų politikos turėtų būti nepopierinės ir lengvai prieinamos, tiesiogiai integruojamos su išlaidų valdymo įrankiais. Tai leidžia darbuotojams užtikrintai leisti pinigus, nuolat neperžiūrint politikos. Reguliariai atnaujinti išlaidų ir išlaidų politiką yra labai svarbu, nes jūsų verslas auga, o išlaidų įpročiai keičiasi kartu su juo.

MK perkraustymo sėkmės istorija: tikrasis „Sparados“ poveikis

Tarptautinio perkraustymo srityje besispecializuojanti įmonė „MK Relocation“ susidūrė su nemenku iššūkiu: valdyti didžiulį kiekį dokumentų, kuriuos vairuotojai ir biuro darbuotojai sugeneravo kelionių šalies viduje ir tarptautinių kelionių metu. Dėl to susidarė krūvos dokumentų, kuriuos reikėjo gabenti į įmonės būstinę, o tai buvo ne tik daug laiko, bet ir brangu.

Įdiegusi „Sparados“ sistemą, „MK Relocation“ pakeitė savo požiūrį į kelionių išlaidų valdymą. Dabar darbuotojams nebereikia teikti daugybės sąskaitų faktūrų į būstinę. Viskas – nuo lėktuvo bilietų iki degalų išlaidų – patogiai pridedama prie „Sparados“ programėlės. Be to, visos operacijos apmokamos naudojant virtualias „Sparados“ korteles, todėl procesas tampa dar labiau automatizuotas ir skaidresnis.

Šis pokytis turėjo didžiulį poveikį įmonei, leisdamas darbuotojams sutelkti dėmesį į svarbesnes užduotis, o ne į dokumentų kopijavimą, rūšiavimą ir perkėlimą. „Sparados“ sumažino didžiulį dokumentų kiekį į vieną, lengvai valdomą failą, sugeneruotą programėlėje, taip sutaupydama laiko ir pašalindama nereikalingas išlaidas, susijusias su dokumentų tvarkymu ir darbuotojų kelionėmis.

„MK Relocation“ , kur dauguma darbuotojų keliauja ir patiria dideles veiklos išlaidas, „Sparados“ pasirodė esanti pagrindinė priemonė biudžeto valdymo efektyvumui gerinti. Sumažinus su kelionėmis susijusias dokumentų tvarkymo išlaidas, laiką ir sąnaudas, ne tik sutaupoma pinigų, bet ir padidėja produktyvumas bei darbuotojų pasitenkinimas.

Kontroliuokite savo darbuotojų išlaidas

Rankinis išlaidų valdymas yra didžiulė našta, sukurianti daugybę veiklos ir finansinių problemų. Automatizuoti sprendimai, tokie kaip „Sparados“, pasitelkia technologijas, kad išlaidų valdymą iš naštos paverstų strateginiu pranašumu, skatinančiu efektyvumą ir augimą. Integruota, kortelių pagrindu sukurta platforma siūlo patrauklią alternatyvą įmonėms, norinčioms kontroliuoti savo išlaidas ir paspartinti augimą.

Įdiegę „Sparados“, jūsų įmonė gali pasiekti precedento neturinčią kontrolę, skaidrumą ir atitiktį reikalavimams, užtikrindami, kad klausimas „Kaip sekti verslo kelionių išlaidas?“ turėtų vieną automatinį atsakymą. Norite sužinoti daugiau? Susisiekite su mumis šiandien!