Ar jūsų darbuotojas vagia iš įmonės? Sužinokite, kaip to išvengti
- Michał Stachera
- 09-11
- 3 min. skaitymo
Darbuotojų vagysčių įmonėse tema tampa vis dažnesnė. Per daugelį metų, kai dirbu finansinių technologijų srityje, turėjau galimybę kalbėtis su klientais apie įvairias piktnaudžiavimo istorijas. Ir ne tik apie mažas sumas – yra buvę atvejų, kai pats įmonės generalinis direktorius išsiimdavo pinigus iš įmonės sąskaitos. Tokios situacijos, žinoma, baigiasi darbuotojo atleidimu, o kartais net ir teismo byla, tačiau prieš tai įmonė patiria didelių nuostolių.
Galima būtų parašyti atskirą straipsnį apie asmenų, turinčių prieigą prie įmonės sąskaitų, patikrinimą, tačiau šiandien daugiausia dėmesio skirsiu tam , kaip praktiškai užtikrinti įmonės saugumą – tiek vadovybės lygmeniu, tiek paprastų darbuotojų, kurie tvarko kasdienes verslo išlaidas, lygmeniu.
Kaip patikrinti vadovaujančius darbuotojus?
„Financora“ įdiegėme politiką, pagal kurią pagrindiniai pareigybės (generalinis direktorius, finansų direktorius, technologijų direktorius, valdybos nariai) turi būti papildomai patikrinti. Tikslas – užtikrinti, kad niekas neturėtų finansinių problemų, dėl kurių būtų priverstas kreiptis dėl įmonės lėšų.
Taigi, patikriname, ar kandidatas:
neturi mokestinių įsiskolinimų – patvirtinimas Viešųjų skolų registre (RNP),
nėra išlaikymo įsiskolinimų ar antstolio procesų – tam skirtas Nacionalinis skolų registras (KRZ),
nėra įtrauktas į privačius skolininkų registrus, pvz., Ekonominės informacijos biurą (BIG, KRD), kuriame išduodamos greitosios paskolos ir kitos paskolos.
Kodėl tai svarbu? Nes žmogus, patiriantis finansinių sunkumų ir matantis dideles pinigų sumas savo įmonės sąskaitoje, dažnai nemąsto racionaliai. Jis žino, kad rizikuoja būti demaskuotas, bet iš nevilties gali vis tiek pabandyti. Panašių atvejų esame turėję ir anksčiau, todėl dabar tai yra privalomas žingsnis samdant žmones į vadovaujančias pareigas.
Kaip apsaugoti operacinio personalo išlaidas?
O kaip dėl žemesnio lygio darbuotojų, kurie neturi prieigos prie pagrindinės sąskaitos, bet vis tiek patiria verslo išlaidų? Čia taip pat svarbu apsisaugoti, nes sukčiavimas gali įvykti net ir su nedidelėmis sumomis. Šie sprendimai padeda užkirsti kelią sukčiavimui ir patikrinti, ar darbuotojas nevagia iš įmonės.
Pirkimai savo lėšomis ir vėlesnis grąžinimas
Paprasčiausias būdas – darbuotojas už pirkinius apmoka iš savo kišenės, o įmonė jam kompensuoja iš atlyginimo.
Privalumai: praktiškai nėra sukčiavimo, nes visus kvitus galima lengvai patikrinti, o jei kas nors ką nors perka „sau“, grąžindami prekę, mes ją tiesiog nuskaičiuojame.
Trūkumai: PVM prarandamas, o grąžinama suma apmokestinama kaip darbuotojo pajamos. Be to, sunku pritaikyti tai didesnėms išlaidoms.
Banko įmonių kortelės
Kitas variantas – išduoti darbuotojui asmeninę tarnybos kortelę su kvotos limitu.
Privalumai: patogumas – nereikia mokėti patiems ir laukti grąžinimo.
Minusai: Jei tokia kortelė susieta su pagrindine įmonės sąskaita, rizika yra milžiniška. Tereikia, kad finansų specialistas padidintų limitą, ir staiga darbuotojas gali pirkti ne įmonei. Paprastai tai patikrinama „po fakto“, t. y. tik mėnesio pabaigoje, o tada jau būna per vėlu. Todėl saugiau susikurti atskirą sąskaitą tik darbuotojų kortelėms.
Specializuotos finansinės sistemos (pvz., „Sparados“)
Šiuolaikiniai sprendimai, tokie kaip „Sparados“, suteikia daug didesnę kontrolę nei standartinės banko kortelės. Čia galite ne tik nustatyti išlaidų limitą, bet ir apriboti priėmimo tinklą:
Projektų vadovų kortelės veikia tik elektronikos parduotuvėse, restoranuose ir transporto priemonėse.
Administratoriai – kortelės veikia tik mokant internetu už prenumeratas.
Jei kas nors bando mokėti kitur, operacija nedelsiant atmetama. Ir net jei asmuo patiria asmeninių išlaidų, kurios atitinka kategoriją (pvz., perka cigaretes darbo reikalais), sistemos administratorius gali greitai jas patikrinti, peržiūrėti pridėtą dokumentą ir, jei reikia, nedelsdamas užblokuoti kortelę.
Operacijų anomalijų aptikimas
Tokios sistemos taip pat leidžia automatiškai aptikti įtartinas operacijas:
mokėjimas neįprastu laiku,
neįprastas kiekis,
sandoris su pardavėju, su kuriuo įmonė anksčiau niekada nedirbo.
Pavyzdžiui, jei kas nors staiga bando atsiskaityti alkoholinių gėrimų parduotuvėje, o įmonė niekada anksčiau tokių pirkimų nedarė, sistema nedelsdama tai aptiks ir praneš. Tai leidžia mums greičiau reaguoti, kol nuostoliai nepadidės.
Ką daryti, kai darbuotojas vagia iš įmonės?
Vagystės įmonėje yra tai, ko niekas nenori patirti. Dažnas stebėjimas ir skaidri politika visada yra geriausias būdas, tačiau, laimei, jau yra priemonių, kurios žymiai sumažina riziką. Pagrindinių asmenų skolų patikrinimas, atskiros sąskaitos darbuotojų kortelėms ir tokios sistemos kaip „Sparados“, kurios blokuoja nepageidaujamas operacijas ir aptinka anomalijas – visa tai leidžia įmonei būti keliais žingsniais priekyje potencialių sukčių.
Domina ši tema? Susisiekite su mumis ir sužinokite, kaip „Sparados“ sistema gali padėti jums visiškai kontroliuoti įmonės finansus ir veiksmingai užkirsti kelią darbuotojų vagystėms.
