„HUNTERS“ atvejo tyrimas: lauko išlaidos be grynųjų pinigų avansų ir išankstinių sąskaitų
Apsaugos įmonėje lauko komandos turi veikti greitai, kaip ir pinigai, kurių joms reikia užduotims atlikti. „HUNTERS“ grynųjų pinigų avansai, išankstinės sąskaitos faktūros ir popieriniai atsiskaitymai lėtino ir darbą vietoje, ir apskaitą.
Perėjusi prie „Sparados“ virtualių darbuotojų kortelių su automatiniu dokumentų persiuntimu, „HUNTERS“ suteikė komandoms momentinę prieigą prie lėšų ir atsisakė rankinio sąskaitų tvarkymo. Šiame atvejo tyrime parodoma, ko reikėjo įmonei, kaip veikia sprendimas ir kas pasikeitė.
Atvejo tyrimas trumpai
Klientas: „HUNTERS“, apsaugos įmonė, kurios darbuotojai atlieka užduotis visoje Lenkijoje
Sektorius: Apsaugos paslaugos
Iššūkis: Grynųjų pinigų avansai, išankstinės sąskaitos, mokėjimai iš savo kišenės ir rankinis kvitų rinkimas lėtino lauko darbą ir apskaitą
Sprendimas: „Sparados“ virtualios darbuotojų kortelės, kurių lėšos priskiriamos per kelias sekundes, automatinis sąskaitų ir kvitų persiuntimas apskaitai bei „Apple Pay“ ir „Google Pay“
Rezultatas: Momentinė prieiga prie lėšų vietoje, visiška išlaidų kontrolė ir sąskaitos, kurių nebereikia persiųsti rankiniu būdu
Apie klientą: „HUNTERS“
„HUNTERS“ yra apsaugos įmonė. Jos darbuotojai keliauja po visą Lenkiją ir atlieka užduotis daugelyje skirtingų vietų.
Kasdienis darbas vietoje pirmiausia susijęs su klientų saugumu, tačiau apima ir išlaidas, kurias reikia apmokėti vietoje ir greitai apskaityti, kad ir kur būtų komanda.
Iššūkis: grynųjų pinigų avansai ir popieriniai atsiskaitymai
Tradiciniai atsiskaitymo metodai atimdavo daug laiko ir lauko komandoms, ir apskaitos skyriui:
Grynųjų pinigų avansai: prieš užduotis darbuotojams reikėdavo išmokėti pinigų.
Išankstinės sąskaitos faktūros: prieš apmokant pirkimus reikėdavo papildomų dokumentų, todėl veikla vėluodavo.
Mokėjimai iš savo kišenės: darbuotojai patys apmokėdavo išlaidas ir laukdavo kompensacijos.
Rankiniai kvitai: kvitai ir sąskaitos būdavo renkami rankiniu būdu, todėl lėtėjo mėnesio uždarymas.
Visi šie žingsniai lėtino darbą vietoje ir apkraudavo tiek darbuotojus, tiek apskaitą.
Sprendimas: virtualios darbuotojų kortelės su automatiniu dokumentų srautu
„HUNTERS“ įdiegė „Sparados“ virtualias darbuotojų korteles. Lėšos priskiriamos per kelias sekundes, todėl nebereikia nei grynųjų pinigų avansų, nei išankstinių sąskaitų.
Kaip tai veikia
Administratorius per kelias sekundes priskiria lėšas darbuotojo virtualiai kortelei.
Darbuotojas prideda kortelę prie „Apple Pay“ arba „Google Pay“ ir moka telefonu bet kada ir bet kur, be fizinės kortelės.
Kvitai ir sąskaitos siunčiami specialiu el. pašto adresu, priskirtu naudotojui.
Įjungus automatinį siuntimą, dokumentai persiunčiami į apskaitos sistemą.
Apskaita uždaro mėnesį nerinkdama ir nepersiųsdama popierinių dokumentų.
Išlaidų kontrolė
„Sparados“ administravimo skydelis leidžia „HUNTERS“ stebėti operacijas, nustatyti limitus ir prireikus blokuoti korteles. Kliento konsolėje administratoriai mato visą operacijų istoriją ir tai, ar pridėti dokumentai.
Rezultatai: greitesnis darbas vietoje ir automatizuota apskaita
Pokytis iš karto davė rezultatų ir lauko komandoms, ir biurui:
Momentinė prieiga prie lėšų: darbuotojai gauna pinigus realiuoju laiku, todėl užduotys vietoje atliekamos greičiau.
Visiška išlaidų kontrolė: administravimo skydelis leidžia stebėti operacijas, nustatyti limitus ir blokuoti korteles.
Automatizuoti apskaitos dokumentai: sąskaitos ir kvitai automatiškai siunčiami į apskaitos sistemas, todėl mėnesio uždarymas trumpėja.
Saugūs ir patogūs mokėjimai: darbuotojai naudoja virtualias korteles telefone, be fizinės kortelės.
„Dėl Sparados mūsų lauko operacijos tapo sklandesnės ir greitesnės. Automatinis dokumentų siuntimas apskaitai yra didžiulis palengvinimas. Mums nebereikia sąskaitų persiųsti rankiniu būdu. Tai tikras laiko sutaupymas visai komandai.“ – Michał Nowak, „Hunters Sp. z o.o.“ direktorius
Prieš ir po „Sparados“
Sritis | Prieš „Sparados“ | Su „Sparados“ |
Pinigai užduotims | Grynųjų pinigų avansai iš anksto | Lėšos virtualioje kortelėje per kelias sekundes |
Pirkimai | Išankstinės sąskaitos prieš apmokėjimą | Tiesioginis mokėjimas kortele be išankstinės sąskaitos |
Darbuotojų asmeniniai pinigai | Mokėjo iš savo kišenės ir laukė kompensacijos | Jokių asmeninių pinigų |
Mokėjimai vietoje | Grynieji arba fizinės kortelės | Mokėjimai telefonu per „Apple Pay“ ir „Google Pay“ |
Sąskaitos ir kvitai | Renkami ir persiunčiami rankiniu būdu | Automatiškai siunčiami į apskaitos sistemą |
Išlaidų kontrolė | Ribota ir po fakto | Stebėsena, limitai ir kortelių blokavimas skydelyje |
Mėnesio uždarymas | Lėtinamas popierių | Trumpesnis dėl automatizuotų dokumentų |
Kodėl apsaugos įmonės renkasi „Sparados“
„HUNTERS“ patirtis atspindi, ką „Sparados“ siūlo apsaugos įmonėms:
Jokių išankstinių sąskaitų: mokėjimai atliekami tiesiogiai, be papildomų formalumų.
Greitesni ir skaidresni pirkimai: išmanūs išlaidų limitai ir kategorijos padeda kontroliuoti biudžetus.
Saugūs ir patogūs mokėjimai: virtualias korteles galima pridėti prie „Apple Pay“ ir „Google Pay“.
Mažiau popierių: dokumentai apskaitą pasiekia automatiškai dėl integracijų su populiariomis apskaitos sistemomis. Sužinokite, kaip veikia atsiskaitymai ir sąskaitų išrašymas.
DUK: lauko išlaidų valdymas „HUNTERS“
Kaip „HUNTERS“ naudoja „Sparados“?
„HUNTERS“ suteikia lauko darbuotojams „Sparados“ virtualias korteles. Lėšos priskiriamos per kelias sekundes, o sąskaitos ir kvitai automatiškai persiunčiami apskaitai.
Ar „HUNTERS“ vis dar naudoja grynųjų pinigų avansus ar išankstines sąskaitas?
Ne. Lėšos patenka tiesiai į darbuotojų virtualias korteles, todėl avansų ir išankstinių sąskaitų nebereikia.
Kaip darbuotojai moka be fizinės kortelės?
Jie prideda virtualią kortelę prie „Apple Pay“ arba „Google Pay“ ir moka telefonu bet kada ir bet kur.
Kaip sąskaitos ir kvitai pasiekia apskaitą?
Dokumentai siunčiami specialiu el. pašto adresu, o įjungus automatinį siuntimą be rankinio darbo persiunčiami į apskaitos sistemą.
Kaip „HUNTERS“ kontroliuoja išlaidas?
Administravimo skydelis leidžia „HUNTERS“ stebėti operacijas, nustatyti limitus ir prireikus blokuoti korteles.
Ar „Sparados“ tinka kitoms apsaugos įmonėms?
Taip. „Sparados“ padeda apsaugos įmonėms atsisakyti išankstinių sąskaitų, kontroliuoti išlaidas limitais ir kategorijomis bei leisti darbuotojams mokėti virtualiomis kortelėmis telefone.
Suteikite lauko komandoms momentinę prieigą prie lėšų
„HUNTERS“ istorija rodo, kad lauko komandos dirba greičiau, kai pinigai po ranka, o apskaita dokumentus gauna automatiškai. Virtualios kortelės pakeičia avansus, išankstines sąskaitas ir rankinį popierių tvarkymą.
Vadovaujate apsaugos ar lauko paslaugų įmonei? Užsisakykite demonstraciją ir sužinokite, kaip veikia „Sparados“.
