Atsiskaitymų automatizavimas nekilnojamojo turto sektoriuje: kaip „Kodoro“ sutaupė 15 % apskaitos laiko
Pamesti kvitai, popierinės sąskaitos faktūros ir subrangovai, mokantys iš savo kišenės, lėtina kiekvieną įmonę, kuri vienu metu vykdo daug projektų. „Kodoro“, nekilnojamojo turto įmonė, besispecializuojanti nuomos valdyme ir biuro patalpų pritaikyme, susidūrė būtent su šia problema.
Perkėlusi subrangovų pirkimus į „Sparados“ virtualias korteles su momentiniu dokumentų pridėjimu, „Kodoro“ automatizavo atsiskaitymus, sutaupė apie 15 % apskaitos laiko ir sumažino nepagrįstas operacijas beveik iki nulio. Šiame atvejo tyrime parodoma, ko įmonei reikėjo, kaip veikia sprendimas ir kas pasikeitė.
Atvejo tyrimas trumpai
Klientas: „Kodoro“, nekilnojamojo turto įmonė, besispecializuojanti nuomos valdyme ir biuro patalpų pritaikyme
Sektorius: Nekilnojamasis turtas
Iššūkis: Pamestos popierinės sąskaitos faktūros ir kvitai, avansai ir subrangovai, mokantys savo lėšomis, lėti rankiniai atsiskaitymai
Sprendimas: „Sparados“ įmonės kortelės subrangovams, kai sąskaitos ir kvitai programėlėje pridedami prie kiekvienos operacijos ir apskaitai matomi realiuoju laiku
Rezultatas: Apie 15 % mažiau apskaitos laiko, nepagrįstų operacijų beveik nulis ir geresni santykiai su subrangovais
Apie klientą: „Kodoro“
„Kodoro“ yra sparčiai auganti nekilnojamojo turto sektoriaus įmonė, besispecializuojanti visapusiškame nuomos valdyme ir biuro patalpų pritaikyme. Jos verslo modelis grindžiamas biuro patalpų nuoma ir nuolatiniu bendradarbiavimu su plačiu subrangovų tinklu.
Subrangovai atlieka remonto, apdailos ir nuolatinės nekilnojamojo turto priežiūros darbus. Kai lygiagrečiai vyksta daug projektų ir objektų, kasdien perkama medžiagų ir paslaugų, už kurias reikia sumokėti ir atsiskaityti.
Iššūkis: pamestos sąskaitos ir daug laiko reikalaujantys atsiskaitymai
Valdydama daug projektų ir nekilnojamojo turto objektų, „Kodoro“ susidūrė su dviem klasikinėmis, bet erzinančiomis problemomis, susijusiomis su veiklos išlaidomis ir subrangovais:
Dokumentų chaosas: darbuotojai ir subrangovai dažnai pamesdavo popierines sąskaitas faktūras ir kvitus, todėl atsirasdavo vėlavimų, klaidų ir tekdavo vėl kreiptis į pardavėjus.
Daug laiko reikalaujantys atsiskaitymai: kiekvieno avanso ar privačiomis lėšomis apmokėtos išlaidos atsiskaitymas buvo rankinis ir ilgas. Jis atimdavo brangų laiką ir subrangovams, ir apskaitos skyriui bei lėtino pinigų srautus.
Šios problemos apkraudavo apskaitos skyrių ir blogino santykius su subrangovais, kuriems tekdavo naudoti savo pinigus ir gaišti laiką renkant kvitus.
„Vis trūkdavo kokio nors kvito, o mokėti savo pinigais ir laukti grąžinimo buvo didžiausias galvos skausmas. Tai kėlė nereikalingą įtampą ir atimdavo brangų laiką.“ – vienas iš „Kodoro“ subrangovų
Sprendimas: įmonės kortelės ir momentinis dokumentų pridėjimas
„Kodoro“ įdiegė „Sparados“ išlaidų valdymo platformą, kuri suteikė įmonei visišką projektų biudžetų ir veiklos išlaidų kontrolę. Dabar subrangovai moka įmonės kortelėmis, o ne savo pinigais, ir kiekvienas pirkimas dokumentuojamas tuo metu, kai įvyksta.
Kaip tai veikia
„Kodoro“ išduoda „Sparados“ korteles žmonėms, kurie perka medžiagas ir paslaugas projektams.
Subrangovas moka kortele internetu arba parduotuvėje, pavyzdžiui, statybinių prekių parduotuvėje.
Iškart po pirkimo subrangovas „Sparados“ programėlėje prie operacijos prideda sąskaitos faktūros ar kvito nuotrauką arba skenuotą kopiją.
Operacija ir dokumentas realiuoju laiku atsiranda apskaitos valdymo skydelyje.
Apskaita patikrina ir užregistruoja išlaidas, nereikėdama ieškoti trūkstamų dokumentų.
Išlaidų kontrolė
„Sparados“ leidžia kiekvienai kortelei nustatyti limitus ir išlaidų taisykles bei priskirti korteles konkretiems tikslams, todėl projektų biudžetai lieka kontroliuojami. Kliento konsolėje administratoriai mato kiekvieną operaciją, tikrina, ar pridėtas dokumentas, ir gali išsiųsti darbuotojui priminimą, kai priedo trūksta.
Sąskaitas faktūras taip pat galima siųsti specialiu el. pašto adresu, o sistema automatiškai susieja jas su tinkama operacija. „Sparados“ integruojasi su populiariomis apskaitos sistemomis, todėl dokumentai pasiekia apskaitą be rankinio persiuntimo.
Rezultatai: sutaupyta 15 % apskaitos laiko
Įdiegimas „Kodoro“ beveik iš karto davė išmatuojamų rezultatų:
Apie 15 % mažiau laiko apskaitai
Dėl automatinio dokumentų susiejimo su operacijomis ir momentinio matomumo „Kodoro“ apskaitos skyrius sutaupė apie 15 % laiko, kurį anksčiau skirdavo rankiniams patikrinimams, trūkstamų sąskaitų paieškai ir avansų atsiskaitymams.
Nepagrįstų operacijų beveik nulis
Kadangi dokumentai pridedami iškart po kiekvieno pirkimo, nepagrįstų operacijų „Kodoro“ valdymo skydelyje sumažėjo beveik iki nulio. Apskaita gali būti tikra, kad visi dokumentai yra vietoje.
Geresni santykiai su subrangovais
Subrangovai naują sprendimą sutiko palankiai. Jie nebemoka savo lėšomis ir nebereikia rinkti popierinių dokumentų, todėl bendradarbiauti su „Kodoro“ tapo paprasčiau.
„Sparados mums yra abipusiai naudingas sprendimas. Baigėsi varginančių atsiskaitymų ir klaidų sąskaitose laikai. Subrangovai moka įmonės kortelėmis, o mes iš karto turime visus dokumentus. Mūsų apskaita lengviau atsikvėpė, o mes sutaupėme apie 15 % laiko, kurį skirdavome varginantiems rankiniams procesams. Tai buvo taiklus sprendimas.“ – Katarzyna Drzyzga, „Kodoro“ savininkė ir generalinė direktorė
Prieš ir po „Sparados“
Sritis | Prieš „Sparados“ | Su „Sparados“ |
Mokėjimai už medžiagas ir paslaugas | Subrangovai mokėjo savo lėšomis arba iš avansų | Subrangovai moka „Sparados“ įmonės kortelėmis |
Sąskaitos faktūros ir kvitai | Popieriniai dokumentai, dažnai pamesti | Nuotrauka ar skenuota kopija pridedama prie operacijos iškart po pirkimo |
Matomumas apskaitai | Dokumentai atkeliaudavo vėlai arba visai neatkeliaudavo | Operacijos ir dokumentai matomi realiuoju laiku |
Išlaidų atsiskaitymas | Rankinis kiekvieno avanso ir grąžinimo atsiskaitymas | Automatinis dokumentų susiejimas su operacijomis |
Nepagrįstos operacijos | Susikaupę neuždaryti įrašai | Beveik nulis |
Apskaitos darbo krūvis | Laikas, skirtas trūkstamų sąskaitų paieškai | Sutaupyta apie 15 % apskaitos laiko |
Santykiai su subrangovais | Įtampa dėl grąžinimų ir dokumentų | Jokių privačių pinigų ir dokumentų rinkimo |
Kodėl nekilnojamojo turto įmonės renkasi „Sparados“
„Kodoro“ patirtis atspindi, ką „Sparados“ siūlo nekilnojamojo turto ir plėtros įmonėms, vykdančioms daug projektų su atskirais biudžetais:
Jokių privačių pinigų: užuot leidus darbuotojams ar subrangovams finansuoti pirkimus, iškart išduodamos virtualios „Mastercard“ kortelės su nustatytu limitu ir paskirtimi.
Dokumentai be popieriaus: pakanka sąskaitos ar kvito nuotraukos, o dokumentai saugomi kartu su operacija.
Biudžeto kontrolė realiuoju laiku: kiekviena operacija užregistruojama tuo metu, kai įvyksta, todėl projektų biudžetus galima tiksliai stebėti.
Greitesni atsiskaitymai: pasak „Sparados“, procesas nuo sąskaitos pateikimo iki jos apmokėjimo vidutiniškai 1,7 karto greitesnis nei taikant tradicinius metodus. Sužinokite, kaip veikia atsiskaitymai ir sąskaitų išrašymas.
DUK: atsiskaitymų automatizavimas nekilnojamojo turto sektoriuje
Kaip „Kodoro“ automatizavo atsiskaitymus su subrangovais?
„Kodoro“ subrangovams suteikė „Sparados“ įmonės korteles. Po kiekvieno pirkimo subrangovas „Sparados“ programėlėje prie operacijos prideda sąskaitos ar kvito nuotrauką, o apskaita mato operaciją ir dokumentą realiuoju laiku.
Kiek laiko sutaupė „Kodoro“?
„Kodoro“ apskaitos skyrius sutaupė apie 15 % laiko, kurį anksčiau skirdavo rankiniams patikrinimams, trūkstamų sąskaitų paieškai ir avansų atsiskaitymams.
Kas nutiko nepagrįstoms operacijoms?
Kadangi dokumentai pridedami iškart po kiekvieno pirkimo, nepagrįstų operacijų „Kodoro“ valdymo skydelyje sumažėjo beveik iki nulio.
Ar subrangovai vis dar moka savo pinigais?
Ne. Subrangovai moka įmonės kortelėmis, todėl nebefinansuoja pirkimų privačiai ir nelaukia grąžinimų.
Kaip sąskaitos faktūros ir kvitai pasiekia apskaitą?
Naudotojai prideda nuotrauką ar skenuotą kopiją „Sparados“ programėlėje arba siunčia dokumentus specialiu el. pašto adresu. Failai susiejami su tinkama operacija ir gali būti perduodami į integruotas apskaitos sistemas.
Ar nekilnojamojo turto įmonės gali kontroliuoti kiekvieno projekto išlaidas?
Taip. Įmonės gali projektų komandoms priskirti korteles su nustatytais limitais ir išlaidų taisyklėmis, todėl kiekviena išlaida susiejama su tinkamu biudžetu ir matoma realiuoju laiku.
Automatizuokite atsiskaitymus savo projektuose
„Kodoro“ istorija rodo, kad atsisakius avansų ir popierinių kvitų sutaupoma apskaitos laiko ir lengviau bendradarbiauti su subrangovais. Įmonės kortelės su momentiniu dokumentų pridėjimu padeda kontroliuoti kiekvieno projekto biudžetą.
Norite panašių rezultatų savo įmonėje? Užsisakykite demonstraciją ir sužinokite, kaip „Sparados“ veikia nekilnojamojo turto sektoriuje.
