Automatización de la gestión de pagos en el sector inmobiliario: Cómo Kodoro ahorró un 15 % del tiempo de contabilidad
Kodoro es una empresa de rápido crecimiento que opera en el sector inmobiliario, especializada en la gestión integral de alquileres y la adaptación de espacios de oficinas. Su modelo de negocio se basa en el alquiler de oficinas y la colaboración continua con una amplia red de subcontratistas que realizan trabajos de renovación, acabados y mantenimiento de las propiedades.
El objetivo principal de Kodoro era automatizar los pagos a subcontratistas para eliminar los engorrosos anticipos de efectivo y los problemas de contabilidad de gastos. Mediante la implementación del sistema Sparados , la empresa logró este objetivo, aumentando significativamente la eficiencia operativa, ahorrando tiempo en contabilidad y eliminando prácticamente los retrasos en los pagos.
¿El desafío? Facturas extraviadas y liquidaciones que consumen mucho tiempo.
Ante la intensa actividad que suponía gestionar numerosos proyectos y propiedades, Kodoro se enfrentó a problemas clásicos pero extremadamente frustrantes en la gestión de los gastos operativos y las relaciones con los subcontratistas:
Caos en la documentación: Los empleados y subcontratistas suelen perder facturas y recibos en papel, lo que provoca retrasos, errores y la necesidad de volver a contactar con los proveedores.
Proceso de liquidación lento: El proceso de liquidación de cada anticipo o gasto con fondos privados era manual, prolongado y consumía un tiempo valioso tanto para los subcontratistas como para el departamento de contabilidad. Esto generaba frustración y ralentizaba el flujo de caja.
Estos problemas no solo supusieron una carga para el departamento de contabilidad, sino que también afectaron negativamente a las relaciones con los subcontratistas, que tuvieron que invertir su propio dinero y tiempo en la tediosa tarea de recopilar recibos.
« Siempre faltaba el recibo, y pagar de nuestro bolsillo y esperar el reembolso era un verdadero quebradero de cabeza. Esto generaba una tensión innecesaria y nos hacía perder un tiempo valioso », subraya uno de los subcontratistas.
Solución: Tarjetas virtuales y control digital de gastos Sparados
Kodoro, buscando una solución que revolucionara la gestión de gastos, decidió implementar la plataforma Sparados. Esta solución le brindó a la empresa un control total sobre los presupuestos de los proyectos y los gastos operativos.
Elementos clave de la implementación de Sparados:
Digitalización en tiempo real de los pagos: Tras realizar una compra (en línea o en una tienda física, por ejemplo, una ferretería), el subcontratista añade inmediatamente el documento (escaneo o foto de la factura/recibo) a la transacción en la aplicación Sparados.
Visibilidad inmediata de los gastos: Todas las transacciones y los documentos asociados son visibles en tiempo real en el panel de control contable.
Como resultado, los subcontratistas ya no tuvieron que pagar de su propio bolsillo y el departamento de contabilidad obtuvo información inmediata sobre los gastos, eliminando el riesgo de pérdida de documentos. La solución de Sparados fue óptima porque ofrecía contabilidad automatizada y documentación instantánea.
Resultados: Cómo la automatización de los asentamientos impulsó la eficiencia de Kodoro
La implementación del sistema Sparados aportó a Kodoro resultados casi inmediatos y cuantificables, demostrando que la digitalización de los procesos financieros es clave para la eficiencia en el sector inmobiliario.
Ahorro de tiempo en contabilidad: Ahorro de tiempo de aproximadamente el 15%.
Gracias a la asignación automática de documentos a las transacciones y a la visibilidad inmediata, el departamento de contabilidad de Kodoro ahorró aproximadamente un 15 % del tiempo que antes dedicaba a la verificación manual, la búsqueda de facturas faltantes y la liquidación de anticipos.
Reducción de transacciones pendientes : Caída a prácticamente cero.
La introducción de la función de adición instantánea de documentos ha reducido prácticamente a cero las transacciones pendientes en el panel de control de Kodoro. Los subcontratistas ya no necesitan recopilar documentación y el departamento de contabilidad puede tener la certeza de que todos los documentos están en regla.
Mejores relaciones con los subcontratistas
Los subcontratistas y contratistas recibieron con entusiasmo la nueva solución. Ya no tienen que pagar con sus propios fondos ni preocuparse por recopilar documentos en papel, lo que hace que la colaboración con Kodoro sea más atractiva y sencilla.
«Sparados es una solución ideal para nosotros. Se acabaron los trámites tediosos y los errores en las facturas. Los subcontratistas pagan con tarjetas de empresa y recibimos la documentación completa de inmediato. Nuestro departamento de contabilidad puede respirar tranquilo y hemos ahorrado alrededor del 15 % del tiempo dedicado a procesos manuales engorrosos. Fue todo un acierto». - Katarzyna Drzyzga, propietaria y directora ejecutiva de Kodoro.
Conclusión: La historia de Kodoro demuestra que abandonar la gestión manual y obsoleta de gastos puede tener un impacto significativo en la eficiencia. Sparados ha demostrado ser un socio clave, proporcionando las herramientas para la automatización transparente, digital y de liquidación.
