Wie GoPay die Delegation- und Ausgabenabrechnung dank Sparados vereinfacht hat

Es begann wie in vielen anderen Unternehmen – mit Papierrechnungen, verlorenen Quittungen und Dienstreisen, die mehr Zeit am Schreibtisch als unterwegs in Anspruch nahmen. Heute verwaltet das Team von GoPay Sp. z o.o. alle Ausgaben über eine einzige Applikation. Schnell, bequem und genau so, wie es in jedem Technologieunternehmen funktionieren sollte.

Digitale Lösungen, digitale Ausgaben

In einer Welt, in der immer mehr Dienstleistungen auf mobile Anwendungen verlagert werden, sollten auch Unternehmensabrechnungen mit dem Tempo der Technologie Schritt halten. Das weiß das Team von GoPay nur zu gut – einem Unternehmen, das in vielen polnischen Städten den Kauf von Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel sowie Eintrittskarten für Kinos, Theater oder lokale Veranstaltungen ermöglicht – alles über das Smartphone.

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GoPay arbeitet täglich mit vielen Kommunalverwaltungen und städtischen Betreibern zusammen, was mit einem intensiven Arbeitstempo und häufigen Geschäftsreisen verbunden ist. Hinzu kommen die täglichen Betriebsausgaben und die Notwendigkeit, die eigenen Anwendungen zu testen. Bei einem solchen Umfang an Aktivitäten reichten die bisherigen papierbasierten Abrechnungen von Dienstreisen einfach nicht mehr aus.

Ein neuer Ansatz für Geschäftsreisen- und Ausgabenmanagement bei GoPay

Um mehr Transparenz und Komfort zu erreichen, entschied sich GoPay für eine Lösung, die es ermöglicht, vollständig online zu arbeiten – ohne Rechnungen in Ordnern, das Scannen von Belegen oder zeitaufwändige Berichterstellung. Das Unternehmen entschied sich für Sparados-Karten aus folgenden Gründen:

• Bezahlung von Inlandsdienstreisen,

• Übernahme von Marketingkosten,

• Testen von Anwendungen, z. B. durch den Kauf von Tickets im eigenen System,

• Gewährung von Mitarbeitervergünstigungen.

Wie Kinga Siwiecka von GoPay betont: „Mit Sparados können wir so arbeiten, wie wir es wollen – schnell, mobil und ohne unnötigen Papierkram. Die Karten eignen sich sowohl für Geschäftsreisen als auch für die tägliche Arbeit. Wir haben alles an einem Ort und immer unter Kontrolle.“

Dank des Sparados-Panels hat das Unternehmen Zugriff auf alle Transaktionen in Echtzeit, kann Mitarbeitern innerhalb von Sekunden Karten zuweisen und Ausgaben nach Kategorien verfolgen. Die Verwaltung erfolgt aus der Ferne – über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone –, ohne dass Papierdokumente verschickt werden müssen.

Mehr Kontrolle und weniger Arbeit

Für das GoPay-Team geht es nicht nur um Komfort, sondern vor allem um konkrete Verbesserungen:

• 80 % schnellere Abrechnung von Geschäftsreisekosten: Der gesamte Prozess wurde vereinfacht und digitalisiert. Mitarbeiter müssen keine Unterlagen mehr sammeln oder Formulare ausfüllen – ein paar Klicks in der App genügen.

• Volle Transparenz der Geschäftsausgaben: Alle Transaktionen werden automatisch den entsprechenden Kategorien zugeordnet. Sie können sehen, wer wann und wofür Geld ausgegeben hat. Das spart Zeit für die Mitarbeiter und die Finanzabteilung.

• Anpassung an den Arbeitsstil eines Technologieunternehmens: Sowohl GoPay als auch Sparados arbeiten zu 100 % digital. Das ist die perfekte Kombination für ein Team, das Wert auf Schnelligkeit, Automatisierung und Mobilität legt.

• Bequeme Mitarbeitervergünstigungen: Sparados-Karten werden auch als moderne Form von Lohnnebenleistungen eingesetzt – flexibel, schnell und sofort verfügbar.

GoPay hat das, was früher kompliziert war, vereinfacht. Anstelle von Ordnern mit Rechnungen – vollständige Online-Kontrolle. Anstelle von zeitaufwändigen Abrechnungen – ein paar Klicks im Panel. Dank Sparados sind Geschäftsreisen, Anwendungstests, Marketingausgaben und Vergünstigungen jetzt nur noch einen Klick entfernt. Schnell, transparent und genau so, wie ein modernes Technologieunternehmen funktioniert.