Stehlt Ihr Mitarbeiter vom Unternehmen? Erfahren Sie, wie Sie dies verhindern können
- Michał Stachera
- 11. Sept.
- 4 Min. Lesezeit
Das Thema Mitarbeiterdiebstahl in Unternehmen wird immer häufiger. In den Jahren, in denen ich in der Fintech-Branche gearbeitet habe, hatte ich die Gelegenheit, mit Kunden über verschiedene Fälle von Missbrauch zu sprechen. Und dabei ging es nicht nur um kleine Beträge – es gab Fälle, in denen der CEO eines Unternehmens selbst Geld von einem Firmenkonto abgehoben hat. Solche Situationen führen natürlich zur Entlassung des Mitarbeiters und manchmal sogar zu einem Gerichtsverfahren, aber davor erleidet das Unternehmen erhebliche Verluste.
Man könnte einen separaten Artikel über die Überprüfung von Personen schreiben, die Zugang zu Firmenkonten haben, aber heute werde ich mich darauf konzentrieren, wie man das Unternehmen praktisch absichern kann – sowohl auf Managementebene als auch auf der Ebene gewöhnlicher Mitarbeiter, die alltägliche Geschäftsausgaben tätigen.
Wie man Führungskräfte überprüft
Bei Financora haben wir eine Richtlinie eingeführt, die verlangt, dass Schlüsselpositionen (CEO, CFO, CTO, Vorstandsmitglieder) einer zusätzlichen Überprüfung unterzogen werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass niemand finanzielle Probleme hat, die ihn dazu zwingen könnten, sich an den Unternehmensgeldern zu vergreifen.
Wir prüfen also, ob der Kandidat:
keine Steuerrückstände hat – Überprüfung im Register der öffentlich-rechtlichen Schulden (RNP)
keine Unterhaltsrückstände oder Zwangsvollstreckungsverfahren vorliegen – dafür ist das Nationale Schuldenregister (KRZ) da
nicht in privaten Schuldnerregistern aufgeführt ist – z. B. im Wirtschafts-Auskunftsbüro (BIG, KRD), wo Kurzzeitkredite und andere Darlehen vergeben werden
Warum ist das wichtig? Weil jemand, der finanziell in Schwierigkeiten steckt und große Geldsummen auf seinem Firmenkonto sieht, oft nicht rational denkt. Er weiß, dass er das Risiko einer Entdeckung eingeht, aber in seiner Verzweiflung könnte er es trotzdem versuchen. Wir hatten in der Vergangenheit ähnliche Fälle, daher ist dies jetzt ein obligatorischer Schritt bei der Einstellung von Personen für leitende Positionen.
Wie man die Ausgaben von operativen Mitarbeitern schützt
Was ist mit Mitarbeitern auf niedrigerer Ebene, die keinen Zugang zum Hauptkonto haben, aber trotzdem Geschäftsausgaben tätigen? Auch hier ist es wichtig, sich zu schützen, da Betrug selbst bei kleinen Beträgen auftreten kann. Die folgenden Lösungen helfen, Betrug zu verhindern und zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen bestiehlt.
Einkäufe mit eigenen Mitteln und anschließende Erstattung
Die einfachste Methode – der Mitarbeiter bezahlt Einkäufe aus eigener Tasche, und das Unternehmen erstattet ihm das Geld mit seinem Gehalt.
Vorteile: Praktisch kein Betrug, da alle Belege leicht überprüft werden können, und wenn jemand etwas „für sich selbst“ kauft, ziehen wir es einfach bei der Erstattung ab.
Nachteile: Die Mehrwertsteuer geht verloren, und der erstattete Betrag wird als Einkommen des Mitarbeiters besteuert. Außerdem ist es bei größeren Ausgaben schwierig anzuwenden.
Firmenkarten von der Bank
Eine weitere Option ist die Ausgabe einer persönlichen Servicekarte an den Mitarbeiter mit einem bestimmten Limit.
Vorteile: Bequemlichkeit – man muss nicht eigenes Geld vorschießen und auf eine Rückerstattung warten.
Nachteile: Wenn eine solche Karte mit dem Hauptkonto des Unternehmens verknüpft ist, ist das Risiko enorm. Es reicht, wenn jemand in der Finanzabteilung das Limit erhöht, und plötzlich kann der Mitarbeiter Einkäufe tätigen, die nicht für das Unternehmen sind. Dies wird normalerweise „im Nachhinein“ überprüft, d. h. erst am Ende des Monats, und dann ist es bereits zu spät. Daher ist es sicherer, ein separates Konto nur für Mitarbeiterkarten einzurichten.
Spezielle Finanzsysteme (z. B. Sparados)
Moderne Lösungen wie Sparados bieten eine viel größere Kontrolle als Standard-Bankkarten. Hier kann man nicht nur ein Ausgabenlimit festlegen, sondern auch das Akzeptanznetzwerk einschränken:
Projektmanager – Karten funktionieren nur in Elektronikgeschäften, Restaurants und für Transportmittel.
Administratoren – Karten funktionieren nur für Online-Zahlungen von Abonnements.
Wenn jemand versucht, woanders zu bezahlen, wird die Transaktion sofort abgelehnt. Und selbst wenn er eine persönliche Ausgabe tätigt, die in die Kategorie passt (z. B. den Kauf von Zigaretten für sich selbst während einer Geschäftsreise), kann der Systemadministrator dies schnell überprüfen, den beigefügten Beleg einsehen und bei Bedarf die Karte sofort sperren.
Erkennung von Anomalien bei Transaktionen
Solche Systeme ermöglichen auch die automatische Erkennung verdächtiger Vorgänge:
Zahlung zu einer ungewöhnlichen Zeit
Ungewöhnlicher Betrag
Transaktion bei einem Händler, mit dem das Unternehmen noch nie zusammengearbeitet hat
Wenn zum Beispiel jemand plötzlich versucht, in einem Spirituosenladen zu bezahlen und das Unternehmen noch nie solche Einkäufe getätigt hat, erkennt das System dies sofort und meldet es. So können wir schneller reagieren, bevor die Verluste eskalieren.
Was tun, wenn Ihr Mitarbeiter stehlt?
Diebstahl in einem Unternehmen ist etwas, das niemand erleben möchte. Häufige Überwachung und transparente Richtlinien sind immer der beste Ansatz, aber glücklicherweise sind bereits Tools verfügbar, die das Risiko erheblich reduzieren. Die Überprüfung von Schlüsselpersonen auf Schulden, separate Konten für Mitarbeiterkarten und Systeme wie Sparados, die unerwünschte Transaktionen blockieren und Anomalien erkennen – all dies verschafft einem Unternehmen einen Vorsprung von mehreren Schritten gegenüber potenziellen Betrügern.
Interessiert an diesem Thema? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie das Sparados-System Ihnen helfen kann, die volle Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens zu übernehmen und Mitarbeiterdiebstahl effektiv zu verhindern.
