Как выбрать подходящую корпоративную программу карт
- Sparados
- 27 авг.
- 7 мин. чтения
Обновлено: 29 авг.
Как быстрый рост вашей компании может быть одновременно возможностью и вызовом? Как основатель или руководитель компании вы прекрасно ощущаете давление внедрять инновации и развивать бизнес. Но пока ваша команда продаж закрывает сделки, а инженеры создают будущее, не кажется ли вам, что финансовые операции остаются позади? Не застревает ли ваша финансовая команда в ручной обработке отчетов о расходах и бесконечных согласованиях по распределению корпоративных карт сотрудникам?
Реальность такова, что отсутствие видимости расходов в режиме реального времени может осложнить принятие стратегических решений и отвлечь ценные ресурсы на другие задачи. Как это решить? Современная корпоративная программа карт — это не только удобство, но и стратегическая необходимость. Такое решение может оптимизировать финансовые процессы, автоматизировать управление расходами и обеспечить тот контроль над расходами, который необходим для поддержания темпов роста. Но при таком множестве вариантов, как выбрать наиболее подходящее решение для вашей компании? Давайте рассмотрим ключевые факторы.
Что такое корпоративную программу карт?
Программа корпоративных карт предоставляет сотрудникам корпоративные карты для рабочих расходов. В отличие от традиционных бизнес-карт, выдаваемых банками, лучшие программы корпоративных карт предлагают широкий набор функций, разработанных для растущих компаний. Они помогают обеспечить соблюдение установленных правил расходов, автоматизировать повторяющиеся задачи по управлению расходами и исключить ненужное ручное оформление документов.
Какие преимущества современных программ корпоративных карт?
Современная программа корпоративных карт предлагает множество преимуществ, которые могут трансформировать финансовые операции вашей компании.
Упростите управление расходами
Представьте мир, в котором сотрудникам не нужно использовать собственные средства для рабочих расходов и потом неделями ждать компенсации. Программа корпоративных карт решает эту проблему, предоставляя вашей команде возможность надежно совершать покупки с использованием средств компании.
Для ваших сотрудников это означает конец ручного ввода данных. Подходящая программа может автоматически регистрировать детали расходов с помощью искусственного интеллекта, устанавливать лимиты и категории для карт, формировать отчёты, интегрироваться с бухгалтерской системой и многое другое.
Для вашей финансовой команды эта автоматизация означает огромную экономию времени. Благодаря автоматическому соблюдению правил, категоризации расходов и согласованию чеков они могут сосредоточиться на стратегической работе, которая увеличивает прибыль, а не на ручной обработке.
2. Улучшите контроль расходов и составление отчетов
Устали просматривать таблицы и постоянно переключаться между системами, чтобы понять, кто, что и когда потратил? Хорошо разработанная программа корпоративных карт централизует все данные о расходах на одной платформе, предоставляя компании видимость в режиме реального времени.
Ищите программу, которая предлагает настраиваемые отчёты по запросу. Это позволит вашей финансовой команде быстро фильтровать и анализировать данные для принятия обоснованных решений. Хотите узнать, как ваша маркетинговая команда управляет бюджетом на рекламу? Или найти все операции с конкретным поставщиком программного обеспечения? Надёжные инструменты отчётности предоставляют необходимый уровень детализации, не перегружая ненужной информацией.
3. Отслеживайте расходы в режиме реального времени
Лучшие программы позволяют выпускать карты с настраиваемыми лимитами расходов и встроенными контрольными правилами. Такой активный подход обеспечивает соблюдение политики расходов уже на этапе покупки. Продвинутые программы предлагают детальный контроль, например, разные лимиты для определённых категорий расходов, поставщиков или временное увеличение лимитов для конкретного проекта или работы вне офиса.
Интеллектуальные платформы также могут предоставлять уведомления о транзакциях в реальном времени, сигнализируя о подозрительных операциях или чрезмерных расходах, что позволяет руководителям управлять ситуациями по исключениям.
4. Экономьте время и деньги
Используя виртуальные карты и специализированное программное обеспечение для управления расходами, компании могут полностью оцифровать и автоматизировать процесс расходов. Сотрудники могут совершать платежи мгновенно, а после обычного сканирования или подачи документов через приложение, чеки и вся сопутствующая документация автоматически отправляются в бухгалтерию.
Этот плавный, полностью онлайн-процесс работы значительно сокращает время, ранее затрачиваемое на ручной ввод данных и обработку бумажной документации. Возможность почти мгновенно выпускать виртуальные карты и автоматически отслеживать каждую операцию устраняет утомительное ручное составление отчетов и административную нагрузку, связанную с поиском потерянных квитанций. По сути, эта технология превращает трудоемкую и часто подверженную ошибкам задачу в эффективный, упрощенный процесс, позволяющий сотрудникам и финансовым командам сосредоточиться на стратегической работе, способствующей росту компании.
5. Выбирайте инновации
Помимо операционных преимуществ, внедрение передовых финансовых технологий для управления расходами является эффективным инструментом укрепления имиджа вашей компании как современного и инновационного лидера. В конкурентной среде полагаться на ручные процессы и бумажные квитанции может сигнализировать о устаревших практиках. Использование передовых платформ, автоматизирующих процессы управления расходами и выдачу виртуальных карт сотрудникам, отражает культуру мышления, ориентированную на будущее.
Для чего можно использовать корпоративную карту?
Корпоративные карты могут быть адаптированы под различные бизнес-потребности, обеспечивая точный механизм контроля за использованием средств. Надежная платформа, такая как Sparados, позволяет создавать разные типы карт для конкретных целей.
Типы корпоративных карт
Вот несколько примеров специализированных корпоративных карт, которые вы можете выпустить:
Карта для обедов: Эта карта создана специально для питания, позволяет установить лимит на одну операцию и подтверждать платежи у всех поставщиков еды. Отличный инструмент для предоставления современного сотруднического бонуса.
Бонусная или подарочная карта: Этот тип карты предоставляет сотрудникам максимальную гибкость. Они могут использовать её для всего – от покупки одежды до продуктов питания, а также для абонемента в спортзал или билетов в кино. Работодатель устанавливает максимальную сумму, а средства хранятся на отдельном счёте, обеспечивая сотруднику чувство приватности и при этом давая чёткий учёт бонусных средств.
Карта подписки: Идеальна для циклических платежей, эта карта может быть предназначена для конкретных поставщиков, например, для подписки на дизайнерское программное обеспечение или лицензию онлайн-программы. Это позволяет делегировать управление подписками сотрудникам, которые их используют, упрощая управление компанией.
Одноразовая карта: Как следует из названия, эта карта предназначена для одной конкретной цели — например, оплаты конференции или обучения. Вы можете установить строгий лимит, чтобы сотрудник не потратил слишком много, а карта будет автоматически удалена из системы после одного использования, что снижает риск несанкционированных расходов в будущем.
Присваивая название или категоризируя каждую карту, вы наводите порядок в своем виртуальном кошельке. Сотрудники точно знают, для чего предназначена карта, а вы имеете четкое представление о каждой трате.
Помимо этих специализированных карт, вы также можете создать универсальную карту для непредвиденных расходов. Она незаменима в ситуациях, которые можно назвать «мелкими» — когда сотруднику нужно быстро оплатить кофе на деловой встрече, отправку курьером или срочную печать документов. Каждое использование виртуальной карты регистрируется в системе, обеспечивая полный контроль и прозрачность.
На что обратить внимание при выборе корпоративной карточной программы?
Теперь, когда вы понимаете преимущества и возможности платежей, вот как выбрать лучшую корпоративную карточную программу для вашей компании.
1. Сколько стоит корпоративная карточная программа?
Понимание структуры ценообразования имеет решающее значение перед принятием решения. Стоимость корпоративных карточных программ может сильно различаться, поэтому важно смотреть дальше базового тарифа. Многие провайдеры взимают фиксированную ежемесячную или ежегодную плату, которая иногда может быть постоянной или рассчитываться за пользователя. Кроме того, не забудьте проверить дополнительные комиссии, такие как операции по конвертации валют, снятие наличных в банкоматах или интеграция системы через API.
Поставщики, такие как Sparados, предлагают прозрачные тарифы с четко установленными фиксированными сборами за обслуживание счета и за пользователя, а также дополнительные услуги, например настраиваемое веб-приложение. Также важно учитывать возможные процентные ставки при наличии задолженности и любые штрафы за просрочку платежей. Полная структура комиссий должна быть четко определена, чтобы вы могли легко рассчитать общую сумму расходов компании.
2. Виртуальные карты
Цифровизация имеет ключевое значение. Виртуальные карты — это безопасная и мгновенно доступная альтернатива физическим корпоративным картам. Существуя исключительно в цифровом виде, они могут быть сгенерированы и назначены сотруднику всего за несколько секунд через веб- или мобильное приложение, что устраняет время ожидания доставки физической карты. Это позволяет использовать карту мгновенно, привязав её к платёжному приложению на смартфоне, такому как Google Pay или Apple Pay.
Цифровая природа виртуальных карт означает, что их невозможно физически потерять, а сотрудники могут оплачивать покупки прямо со своего телефона, без необходимости носить с собой кошелёк. Это также обеспечивает непревзойдённую гибкость в управлении расходами, так как администраторы могут мгновенно одобрять и переводить дополнительные средства на карту — значительное преимущество для сотрудников в командировках, сталкивающихся с непредвиденными расходами.
Программа высокого уровня должна обеспечивать выдачу виртуальных корпоративных карт сотрудникам и поставщикам всего за несколько секунд. Возможность мгновенно выпускать виртуальные карты имеет огромное значение — это означает, что не нужно ждать доставки физической карты и при этом добавляется дополнительный уровень безопасности.
Ищите программу, которая позволяет выпускать неограниченное количество карт без дополнительных сборов. Это даст возможность создавать специальные карты для разных целей или отделов, обеспечивая лучший контроль и прозрачность расходов.
3. Брендовая платформа и клиентская панель
Современный поставщик корпоративных карт должен предлагать больше, чем просто функциональный инструмент — он должен быть продолжением вашего бренда. Используя такую платформу, как Sparados, вы можете запустить собственное адаптированное веб-приложение для управления документами сотрудников и корпоративными картами без необходимости привлекать IT-команду.
Клиентская панель упрощает адаптацию платформы к визуальной айдентике вашей компании, включая логотип, фирменные цвета и брендирование электронных писем. Это предоставляет готовое к использованию профессиональное решение под вашим брендом, обеспечивая удобную среду как для администраторов, так и для сотрудников. Такой персонализированный подход не только укрепляет идентичность вашего бренда, но и создаёт быструю, безопасную и адаптированную к вашим потребностям цифровую среду для вашей организации.
Использование бренда вашей компании на визитных карточках, а также в веб- и мобильных приложениях может стать мощным маркетинговым инструментом, выходящим за рамки лишь внутренней эффективности.
Как объясняет Михал Стахера, генеральный директор Sparados: «Один из наших клиентов в секторе insurtech использовал виртуальные карты как новый канал коммуникации с клиентами, что позволяло легко продвигать новые продукты и укреплять связи, а также улучшало клиентский опыт». Это показывает, как финансовый инструмент с брендом компании может создавать новую точку контакта с аудиторией и улучшать общий пользовательский опыт.
4. Функции и возможности
Отдавайте предпочтение программному обеспечению, которое автоматизирует рутинные задачи. Функции, такие как категоризация расходов с использованием искусственного интеллекта, автоматическая регистрация чеков и настраиваемые отчёты, позволят вашей команде сэкономить множество часов.
Если ваша компания работает на международном уровне, полноценное мультивалютное обслуживание является необходимостью. Программа, позволяющая выпускать карты в разных валютах, поможет избежать ненужных комиссий за конвертацию валют (FX).
Также важен пользовательский опыт. Платформа должна обладать современной, интуитивно понятной интерфейсной панелью и мобильным приложением на пять звёзд, обеспечивающим быстрое освоение и удобство для сотрудников.
5. Безопасность и соблюдение нормативных требований
Безопасность не должна подвергаться компромиссам. Выбирайте поставщика с надежными функциями безопасности, такими как многоуровневая аутентификация, шифрование данных и обнаружение мошенничества в режиме реального времени. Что касается выпуска корпоративных карт, необходимо соблюдать стандарты безопасности данных платежных карт (PCI DSS). Убедитесь, что ваш партнер является поставщиком услуг первого уровня PCI DSS.
Такой поставщик обязан ежеквартально проводить сканирование PCI ASV и ежегодный внешний аудит, выполняемый сертифицированными оценщиками PCI DSS. В соответствии с правилами PCI DSS необходимо убедиться, что партнер соблюдает принципы PCI, поэтому будет проверяться уровень операций и карт в вашем случае.
6. Плавная интеграция
Ищите программу корпоративных карт, которая интегрируется напрямую с вашим бухгалтерским программным обеспечением. Такая интеграция автоматизирует синхронизацию данных, сокращает ручной ввод информации и минимизирует человеческие ошибки. Это значительный прорыв для вашей финансовой команды, позволяющий напрямую связывать категории расходов с счетами и ускорять закрытие месяца.
Такие платформы, как Sparados, позволяют интегрироваться с системами, такими как Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT и многими другими, которые поддерживают получение счетов по электронной почте.
Стратегический инструмент для устойчивого роста
Современная программа корпоративных карт — это больше, чем просто платежное решение; это стратегический инструмент, который может оптимизировать финансовые операции и укрепить позиции команды. Упрощая управление расходами, повышая прозрачность и обеспечивая больший контроль, вы освобождаете вашу финансовую команду для сосредоточения на действительно важном: стимулировании роста и успеха компании.
Тщательно оценив функции программы, меры безопасности и возможности интеграции, вы сможете выбрать решение, которое не только соответствует вашим текущим потребностям, но и растет вместе с компанией, внедряя инновации и расширение.
