Jak wybrać odpowiedni program kart firmowych

W jaki sposób szybki rozwój Twojej firmy może być zarówno szansą, jak i wyzwaniem? Jako założyciel lub CEO firmy znasz presję na innowacje i rozwój. Ale podczas gdy Twój zespół sprzedaży finalizuje transakcje, a inżynierowie budują przyszłość, nie masz wrażenia, że operacje finansowe pozostają w tyle? Czy Twój zespół finansowy ugrzęźnie w ręcznych raportach wydatków i niekończących się uzgadnianiach, w jaki sposób przydzielić pracownikom karty płatnicze?

Rzeczywistość jest taka, że brak widoczności wydatków w czasie rzeczywistym może utrudniać podejmowanie strategicznych decyzji i przekierowywać cenne zasoby. Jak możesz to rozwiązać? Nowoczesny program kart firmowych to nie tylko wygoda - to strategiczny imperatyw. To rozwiązanie może zoptymalizować przepływy pracy finansowe, zautomatyzować zarządzanie wydatkami i zapewnić kontrolę nad wydatkami, której potrzebujesz, aby utrzymać tempo. Ale przy tak wielu opcjach, jak wybrać odpowiednią dla swojej firmy? Przyjrzyjmy się kluczowym czynnikom. 

Spis treści:

1. Co to jest program kart firmowych?

2. Jakie są korzyści z nowoczesnego programu kart firmowych?

3. Do czego można wykorzystać kartę firmową?

4. Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu kartowego?

5. Strategiczne narzędzie na rzecz zrównoważonego wzrostu

Co to jest program kart firmowych? 

Program kart firmowych wyposaża pracowników w karty firmowe na wydatki służbowe. W przeciwieństwie do tradycyjnych kart biznesowych wydawanych przez banki, najlepsze programy do obsługi kart firmowych oferują solidny zestaw funkcji zaprojektowanych z myślą o skalujących się firmach. Pomagają one egzekwować ustalone zasady wydatków służbowych, automatyzować powtarzalne zadania zarządzania wydatkami i eliminować niepotrzebny ręczny obieg dokumentów.

Jakie są korzyści z nowoczesnego programu kart firmowych? 

Nowoczesny program kart firmowych oferuje szereg korzyści, które mogą przekształcić operacje finansowe Twojej firmy. 

1. Uprość zarządzanie wydatkami 

Wyobraź sobie świat, w którym pracownicy nie muszą wykorzystywać swoich prywatnych środków na wydatki służbowe, a następnie czekać tygodniami na zwrot kosztów. Program kart firmowych eliminuje ten problem, umożliwiając Twojemu zespołowi pewne dokonywanie zakupów za pomocą środków firmowych. 

Dla Twoich pracowników oznacza to koniec z ręcznym wprowadzaniem danych. Odpowiedni program może automatycznie rejestrować szczegóły wydatków za pomocą sztucznej inteligencji, ustawiać limity i kategorie kart, generować raporty, komunikować się z systemem księgowym i nie tylko.  

Dla Twojego zespołu finansowego ta automatyzacja przekłada się na ogromną oszczędność czasu. Dzięki automatycznej obsłudze zgodności z zasadami, kategoryzacji wydatków i dopasowywania paragonów mogą skupić się na pracy strategicznej, która zwiększa zyski, z ręcznego uzgadniania. 

2. Usprawnij śledzenie i raportowanie wydatków 

Masz dość przeglądania arkuszy kalkulacyjnych i przełączania się między systemami, aby dowiedzieć się, kto, co i kiedy wydał? Dobry program do obsługi kart pracowników firm centralizuje wszystkie dane o wydatkach na jednej platformie, zapewniając widoczność w czasie rzeczywistym w całej firmie. 

Poszukaj programu, który oferuje konfigurowalne raporty na żądanie. Dzięki temu Twój zespół finansowy może szybko filtrować i analizować dane w celu podejmowania świadomych decyzji. Chcesz zobaczyć, jak Twój zespół marketingowy radzi sobie z budżetem wydatków na reklamę? Chcesz znaleźć wszystkie transakcje z określonym dostawcą oprogramowania? Solidne narzędzia do raportowania zapewniają wymagany poziom szczegółowości bez przytłaczania Cię niepotrzebnymi informacjami. 

3. Śledź wydatki w czasie rzeczywistym 

Najlepsze programy umożliwiają wydawanie kart z konfigurowalnymi limitami wydatków i wbudowanymi kontrolkami zasad. To proaktywne podejście wymusza zasady dotyczące wydatków w momencie zakupu. Zaawansowane programy oferują szczegółową kontrolę, taką jak różne limity dla określonych kategorii wydatków, dostawców lub ograniczone czasowo podwyżki dla projektu lub poza siedzibą firmy. 

Inteligentne platformy mogą również zapewniać alerty o transakcjach w czasie rzeczywistym, które oznaczają podejrzane transakcje lub nadmierne wydatki, umożliwiając menedżerom zarządzanie w drodze wyjątków. 

4. Oszczędzaj czas i pieniądze 

Wykorzystując moc kart wirtualnych i dedykowanego programu do zarządzania wydatkami, firmy mogą całkowicie zdigitalizować i zautomatyzować proces wydatków. Pracownicy mogą dokonywać płatności natychmiast, a po prostym zeskanowaniu lub przesłaniu za pomocą aplikacji, paragony i cała związana z tym dokumentacja są automatycznie wysyłane do działu księgowości.  

Ten płynny, w 100% internetowy przepływ pracy znacznie skraca czas marnowany wcześniej na ręczne wprowadzanie danych i dokumentację papierową. Możliwość niemal natychmiastowego wydawania kart wirtualnych i automatycznego śledzenia każdej transakcji eliminuje potrzebę żmudnego ręcznego raportowania i obciążenia administracyjnego związanego z poszukiwaniem brakujących paragonów. Zasadniczo technologia ta przekształca czasochłonne i często podatne na błędy zadanie w wydajny, usprawniony proces, umożliwiając pracownikom i zespołom finansowym skupienie się na bardziej strategicznej pracy, która napędza rozwój firmy. 

5. Postaw na innowacje

Oprócz korzyści operacyjnych, przyjęcie najnowocześniejszej technologii finansowej do zarządzania wydatkami jest skutecznym sposobem na wzmocnienie marki Twojej firmy jako nowoczesnego i innowacyjnego lidera. W konkurencyjnym otoczeniu poleganie na procesach ręcznych i papierowych paragonach może sygnalizować przestarzałe podejście. Z kolei wykorzystanie zaawansowanej platformy, która automatyzuje przepływy pracy związane z wydatkami i przypisuje wirtualne karty pracownikom, świadczy o kulturze myślenia przyszłościowego.  

Do czego można wykorzystać kartę firmową? 

Karty firmowe mogą być dostosowane do różnych potrzeb biznesowych, co daje precyzyjną kontrolę nad tym, jak wydawane są środki. Solidna platforma, taka jak Sparados, pozwala generować różne rodzaje kart do określonych celów. 

Rodzaje kart firmowych 

Oto kilka przykładów specjalistycznych kart firmowych, które możesz wydać: 

• Karta lunchowa: Zaprojektowana specjalnie z myślą o posiłkach, ta karta pozwala ustawić limit jednej transakcji i zatwierdzać płatności u wszystkich sprzedawców żywności. To doskonałe narzędzie do zapewnienia nowoczesnego benefitu pracowniczego. 

• Karta bonusowa lub podarunkowa: Ten rodzaj karty zapewnia pracownikom najwyższą elastyczność. Mogą go używać do wszystkiego - od zakupów ubrań po artykuły spożywcze, a nawet karnet na siłownię lub bilety do kina. Pracodawca ustala maksymalną kwotę, a środki są przechowywane na osobnym koncie, co daje pracownikowi poczucie prywatności, a jednocześnie zapewnia przejrzysty zapis środków bonusowych. 

• Karta subskrypcyjna: Idealna do płatności cyklicznych, ta karta może być przeznaczona dla określonych dostawców, takich jak subskrypcja programu do projektowania lub licencja na oprogramowanie online. Pozwala to na delegowanie zadania zarządzania subskrypcjami do pracowników, którzy z nich korzystają, usprawniając zarządzanie firmą. 

• Karta jednorazowa: Jak sama nazwa wskazuje, ta karta służy do jednego, konkretnego celu - jak płacenie za konferencję lub szkolenie. Możesz ustawić ścisły limit, aby upewnić się, że pracownik nie wyda za dużo, a karta zostanie automatycznie usunięta z systemu po jednym użyciu, co zmniejszy ryzyko nieautoryzowanych wydatków w przyszłości. 

  
  

Nazywając lub kategoryzując każdą kartę, wprowadzasz porządek do swojego wirtualnego portfela. Pracownicy dokładnie wiedzą, do czego służy karta, a Ty masz jasny przegląd każdego wydatku. 

Oprócz tych specjalistycznych kart możesz również wygenerować kartę ogólnego przeznaczenia na nieoczekiwane wydatki. Jest to nieocenione w sytuacjach, które można nazwać "podawaryjnymi" – gdy pracownik musi szybko zapłacić za kawę podczas spotkania biznesowego, przesyłkę kurierską lub pilne drukowanie dokumentów. Każde użycie karty wirtualnej jest rejestrowane w systemie, co zapewnia pełną kontrolę i widoczność. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu kartowego? 

Teraz, gdy już rozumiesz korzyści i możliwości płatności, oto jak wybrać najlepszy program kart biznesowych dla swojej firmy. 

1. Ile kosztuje program kart firmowych? 

Zrozumienie struktury cenowej jest kluczowe przed podjęciem decyzji. Opłaty za program kart firmowych mogą się znacznie różnić, dlatego ważne jest, aby spojrzeć poza zwykłą stawkę główną. Wielu dostawców pobiera stałą opłatę miesięczną lub roczną, która czasami może być stała lub opłata za użytkownika. Poza tym pamiętaj, aby sprawdzić dodatkowe opłaty, takie jak transakcje walutowe, wypłaty gotówki z bankomatów lub integracja systemu przez API.

Dostawcy tacy jak Sparados oferują przejrzyste ceny z jasnymi stałymi opłatami za prowadzenie konta i opłatami za użytkownika, a także opcjonalne usługi, takie jak konfigurowalna aplikacja internetowa. Należy również pamiętać o potencjalnych stopach procentowych, jeśli masz saldo, oraz o wszelkich opłatach za opóźnienia w płatnościach. Kompleksowa struktura opłat powinna być jasno określona, co pozwoli Ci łatwo obliczyć całkowity koszt Twojej firmy. 

2. Karty wirtualne 

Cyfryzacja jest kluczowa. Karty wirtualne stanowią bezpieczną i natychmiastową alternatywę dla fizycznych kart firmowych. Istniejące tylko w formie cyfrowej, mogą zostać wygenerowane i przypisane do pracownika w ciągu kilku chwil za pośrednictwem aplikacji internetowej lub mobilnej, eliminując czas oczekiwania na dostarczenie fizycznej karty. Pozwala to na natychmiastowe użycie poprzez powiązanie karty z aplikacją płatniczą na smartfona, taką jak Google Pay lub Apple Pay.  

Cyfrowy charakter kart wirtualnych oznacza, że nie można ich fizycznie zgubić, a pracownicy mogą dokonywać płatności po prostu za pomocą telefonu, bez konieczności posiadania portfela. Zapewnia to również niezrównaną elastyczność w zarządzaniu wydatkami, ponieważ administratorzy mogą natychmiast zatwierdzać i przelewać dodatkowe środki na kartę - jest to znacząca zaleta dla pracowników w podróży służbowych, którzy borykają się z nieoczekiwanymi kosztami. 

Program najwyższego poziomu powinien ułatwić wydawanie wirtualnych kart firmowych pracownikom i dostawcom w ciągu kilku sekund. Możliwość natychmiastowego wydawania kart wirtualnych ma kluczowe znaczenie - oznacza to brak konieczności oczekiwania na nadejście karty i zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa. 

Poszukaj programu, który pozwala na nieograniczone wydawanie kart bez dodatkowych kosztów. Pozwala to na tworzenie dedykowanych kart do różnych celów lub działów, zapewniając lepszą kontrolę i widoczność. 

3. Markowa platforma i panel klienta 

Nowoczesny dostawca kart firmowych powinien oferować coś więcej niż tylko funkcjonalne narzędzie – powinno być ono przedłużeniem Twojej marki. Dzięki platformie takiej jak Sparados możesz uruchomić własną spersonalizowaną aplikację internetową do zarządzania dokumentami i kartami pracowników bez konieczności angażowania zespołu IT.  

Panel klienta ułatwia dostosowanie platformy do identyfikacji wizualnej Twojej firmy, w tym logo, kolorów i brandingu wiadomości e-mail. Daje to gotowe do użycia, profesjonalne rozwiązanie pod własną marką, zapewniające bezproblemowe środowisko zarówno administratorom, jak i pracownikom. To spersonalizowane podejście nie tylko wzmacnia tożsamość Twojej marki, ale także zapewnia szybką, bezpieczną i dostosowaną do Twoich potrzeb przestrzeń cyfrową dla Twojej organizacji. 

Branding Twojej firmy na wizytówkach i aplikacjach internetowych/mobilnych może służyć jako potężne narzędzie marketingowe, które wykracza poza wewnętrzną efektywność. 

Jak wyjaśnia Michał Stachera, CEO Sparados: "Dla jednego z naszych klientów z branży insurtech karty wirtualne stały się nowym kanałem komunikacji z klientami, umożliwiającym łatwą promocję nowych produktów i budowanie trwalszych relacji, a to wygodne rozwiązanie poprawiło customer experience." Pokazuje to, w jaki sposób markowe narzędzie finansowe może stworzyć nowy punkt kontaktu z odbiorcami i poprawić ich ogólne wrażenia. 

4. Cechy i funkcjonalność 

Nadaj priorytet oprogramowaniu, które automatyzuje żmudne zadania. Funkcje takie jak kategoryzacja wydatków oparta na sztucznej inteligencji, automatycznie rejestrowane paragony i konfigurowalne raportowanie pozwolą Twojemu zespołowi zaoszczędzić niezliczone godziny. 

Jeśli Twoja firma działa globalnie, prawdziwa obsługa wielu walut jest koniecznością. Program, który umożliwia wydawanie kart w różnych walutach, pomoże Ci uniknąć niepotrzebnych opłat za wymianę walut (FX). 

Najważniejsze jest również doświadczenie użytkownika. Platforma powinna mieć nowoczesny, intuicyjny interfejs i pięciogwiazdkową aplikację mobilną, aby zapewnić szybkie przyjęcie i bezproblemowe doświadczenie dla pracowników. 

5. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami 

Bezpieczeństwo nie powinno podlegać negocjacjom. Wybierz dostawcę z solidnymi funkcjami bezpieczeństwa, takimi jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie danych i wykrywanie oszustw w czasie rzeczywistym. Jeśli chodzi o wydawanie kart firmowych, muszą być spełnione standardy bezpieczeństwa danych w branży kart płatniczych. Sprawdź, czy Twój partner jest dostawcą usług pierwszego poziomu PCI DSS.

Taki dostawca musi przechodzić kwartalne skany PCI ASV oraz coroczny audyt zewnętrzny przeprowadzany przez certyfikowanych asesorów PCI DSS. Zgodnie z zasadami PCI DSS należy sprawdzić, czy partner pracuje zgodnie z zasadami PCI, a więc będziemy sprawdzać, jaki jest poziom transakcji i kart w Twoim przypadku.  

6. Bezproblemowa integracja 

Poszukaj programu do obsługi kart firmowych, który integruje się bezpośrednio z Twoim oprogramowaniem księgowym. Te integracje automatyzują synchronizację danych, ograniczają ręczne wprowadzanie danych i minimalizują błędy ludzkie. Jest to przełom dla Twojego zespołu finansowego, umożliwiając mu mapowanie kategorii wydatków bezpośrednio do kont i przyspieszenie zamknięcia miesiąca. 

Platformy takie jak Sparados pozwalają na integrację z systemami takimi jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT i wieloma innymi, które obsługują otrzymywanie faktur przez e-mail. 

Strategiczne narzędzie na rzecz zrównoważonego wzrostu 

Nowoczesny program kart firmowych to coś więcej niż tylko rozwiązanie płatnicze; Jest to strategiczne narzędzie, które może usprawnić operacje finansowe i wzmocnić pozycję zespołu. Upraszczając zarządzanie wydatkami, zwiększając widoczność i zapewniając większą kontrolę, możesz odciążyć swój zespół finansowy, aby mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne: napędzaniu rozwoju i sukcesu Twojej firmy. 

Dokładnie analizując funkcje, zabezpieczenia i możliwości integracji programu, możesz wybrać rozwiązanie, które nie tylko spełnia Twoje bieżące potrzeby, ale także skaluje się wraz z Twoją firmą w miarę wprowadzania innowacji i rozwoju.