Jak Kodoro oszczędziło 15% czasu księgowości i zredukowało nierozliczone wydatki do zera dzięki Sparados
Atnaujinta: 10-21
Zgubione paragony, papierowe faktury i podwykonawcy płacący z własnej kieszeni spowalniają każdą firmę, która prowadzi wiele projektów jednocześnie. Kodoro, firma z branży nieruchomości specjalizująca się w zarządzaniu najmem i adaptacji powierzchni biurowych, mierzyła się właśnie z tym problemem.
Dzięki przeniesieniu zakupów podwykonawców na wirtualne karty Sparados z natychmiastowym dodawaniem dokumentów Kodoro zautomatyzowało rozliczenia, zaoszczędziło około 15% czasu księgowości i ograniczyło nierozliczone transakcje praktycznie do zera. To case study pokazuje, czego firma potrzebowała, jak działa rozwiązanie i co się zmieniło.
Case study w skrócie
Klient: Kodoro, firma z branży nieruchomości specjalizująca się w zarządzaniu najmem i adaptacji powierzchni biurowych
Branża: Nieruchomości
Wyzwanie: Gubione papierowe faktury i paragony, zaliczki i podwykonawcy płacący z własnych środków, powolne ręczne rozliczenia
Rozwiązanie: Karty firmowe Sparados dla podwykonawców, z fakturami i paragonami dodawanymi do każdej transakcji w aplikacji i widocznymi dla księgowości w czasie rzeczywistym
Efekt: Około 15% czasu księgowości mniej, nierozliczone transakcje praktycznie na zerze i lepsze relacje z podwykonawcami
O kliencie: Kodoro
Kodoro to dynamicznie rozwijająca się firma z branży nieruchomości, specjalizująca się w kompleksowym zarządzaniu najmem i adaptacji powierzchni biurowych. Jej model biznesowy opiera się na wynajmie powierzchni biurowych i stałej współpracy z rozbudowaną siecią podwykonawców.
Podwykonawcy wykonują prace remontowe, wykończeniowe i bieżące utrzymanie nieruchomości. Przy wielu równoległych projektach i obiektach każdy dzień przynosi zakupy materiałów i usług, za które trzeba zapłacić i które trzeba rozliczyć.
Wyzwanie: zgubione faktury i czasochłonne rozliczenia
Zarządzając wieloma projektami i nieruchomościami, Kodoro zmagało się z dwoma klasycznymi, ale frustrującymi problemami w obszarze wydatków operacyjnych i współpracy z podwykonawcami:
Chaos w dokumentacji: pracownicy i podwykonawcy często gubili papierowe faktury i paragony, co prowadziło do opóźnień, błędów i konieczności ponownego kontaktu ze sprzedawcami.
Czasochłonne rozliczenia: rozliczenie każdej zaliczki czy wydatku opłaconego z prywatnych środków było ręczne i długotrwałe. Zabierało cenny czas zarówno podwykonawcom, jak i księgowości, i spowalniało przepływy pieniężne.
Problemy te obciążały dział księgowości i negatywnie wpływały na relacje z podwykonawcami, którzy musieli angażować własne pieniądze i poświęcać czas na zbieranie „papierków”.
„Zawsze jakiś paragon zaginął, a płacenie z własnych pieniędzy i czekanie na zwrot było największą bolączką. To generowało niepotrzebne napięcia i zabierało cenny czas.” – jeden z podwykonawców Kodoro
Rozwiązanie: karty firmowe i natychmiastowe dodawanie dokumentów
Kodoro wdrożyło platformę Sparados do zarządzania wydatkami, która dała firmie pełną kontrolę nad budżetami projektów i wydatkami operacyjnymi. Podwykonawcy płacą teraz kartami firmowymi zamiast własnymi pieniędzmi, a każdy zakup jest dokumentowany w chwili, gdy następuje.
Jak to działa
Kodoro wydaje karty Sparados osobom, które kupują materiały i usługi na potrzeby projektów.
Podwykonawca płaci kartą online lub w sklepie, na przykład w markecie budowlanym.
Zaraz po zakupie podwykonawca dodaje zdjęcie lub skan faktury albo paragonu do transakcji w aplikacji Sparados.
Transakcja i dokument pojawiają się w panelu kontrolnym księgowości w czasie rzeczywistym.
Księgowość weryfikuje i rozlicza wydatek bez szukania brakujących dokumentów.
Kontrola wydatków
Sparados pozwala ustawić limity i zasady wydatków dla każdej karty oraz przypisać karty do konkretnych celów, dzięki czemu budżety projektów pozostają pod kontrolą. W panelu klienta administratorzy widzą każdą transakcję, sprawdzają, czy dołączono dokument, i mogą wysłać pracownikowi przypomnienie o brakującym załączniku.
Faktury można też wysyłać na dedykowany adres e-mail, a system automatycznie dopasowuje je do właściwej transakcji. Sparados integruje się z popularnymi systemami księgowymi, więc dokumenty trafiają do księgowości bez ręcznego przekazywania.
Efekty: 15% czasu księgowości mniej
Wdrożenie przyniosło Kodoro niemal natychmiastowe, mierzalne efekty:
Około 15% mniej czasu na księgowość
Dzięki automatycznemu przypisywaniu dokumentów do transakcji i natychmiastowej widoczności dział księgowości Kodoro zaoszczędził około 15% czasu, który wcześniej poświęcał na ręczne weryfikacje, szukanie brakujących faktur i rozliczanie zaliczek.
Nierozliczone transakcje praktycznie na zerze
Ponieważ dokumenty są dodawane zaraz po zakupie, liczba nierozliczonych transakcji w panelu kontrolnym Kodoro spadła praktycznie do zera. Księgowość ma pewność, że wszystkie dokumenty są na miejscu.
Lepsze relacje z podwykonawcami
Podwykonawcy przyjęli nowe rozwiązanie z zadowoleniem. Nie płacą już z własnych środków i nie zbierają papierowych dokumentów, co ułatwia współpracę z Kodoro.
„Sparados to dla nas rozwiązanie typu win-win. Skończyły się czasy uciążliwych rozliczeń i błędów w fakturach. Podwykonawcy płacą kartami firmowymi, a my mamy komplet dokumentów od razu. Księgowość odetchnęła, a my zaoszczędziliśmy około 15% czasu na żmudnych, ręcznych procesach. To był strzał w dziesiątkę.” – Katarzyna Drzyzga, właścicielka i prezes zarządu Kodoro
Przed i po wdrożeniu Sparados
Obszar | Przed Sparados | Ze Sparados |
Płatności za materiały i usługi | Podwykonawcy płacili z własnych środków lub z zaliczek | Podwykonawcy płacą kartami firmowymi Sparados |
Faktury i paragony | Papierowe dokumenty, często gubione | Zdjęcie lub skan dodane do transakcji zaraz po zakupie |
Widoczność dla księgowości | Dokumenty docierały z opóźnieniem lub wcale | Transakcje i dokumenty widoczne w czasie rzeczywistym |
Rozliczanie wydatków | Ręczne rozliczanie każdej zaliczki i zwrotu | Automatyczne dopasowanie dokumentów do transakcji |
Nierozliczone transakcje | Zaległe, otwarte pozycje | Praktycznie zero |
Obciążenie księgowości | Czas tracony na szukanie brakujących faktur | Około 15% czasu księgowości mniej |
Relacje z podwykonawcami | Napięcia wokół zwrotów i dokumentów | Bez prywatnych pieniędzy i zbierania dokumentów |
Dlaczego firmy z branży nieruchomości wybierają Sparados
Doświadczenia Kodoro pokazują, co Sparados oferuje firmom z branży nieruchomości i deweloperskim, które prowadzą wiele projektów z osobnymi budżetami:
Koniec z prywatnymi pieniędzmi: zamiast finansowania zakupów przez pracowników lub podwykonawców wirtualne karty Mastercard są wydawane od razu, z określonym limitem i przeznaczeniem. Przeczytaj więcej o eliminowaniu zaliczek.
Dokumentacja bez papieru: wystarczy zdjęcie faktury lub paragonu, a dokumenty są przechowywane razem z transakcją.
Kontrola budżetu w czasie rzeczywistym: każda transakcja jest rejestrowana w chwili, gdy następuje, więc budżety projektów można dokładnie śledzić.
Szybsze rozliczenia: według Sparados obieg od przesłania faktury do jej rozliczenia jest średnio 1,7 raza szybszy niż przy tradycyjnych metodach. Zobacz, jak działa rozliczanie i fakturowanie.
FAQ: automatyzacja rozliczeń w branży nieruchomości
Jak Kodoro zautomatyzowało rozliczenia z podwykonawcami?
Kodoro przekazało podwykonawcom karty firmowe Sparados. Po każdym zakupie podwykonawca dodaje zdjęcie faktury lub paragonu do transakcji w aplikacji Sparados, a księgowość widzi transakcję i dokument w czasie rzeczywistym.
Ile czasu zaoszczędziło Kodoro?
Dział księgowości Kodoro zaoszczędził około 15% czasu, który wcześniej poświęcał na ręczne weryfikacje, szukanie brakujących faktur i rozliczanie zaliczek.
Co stało się z nierozliczonymi transakcjami?
Ponieważ dokumenty są dodawane zaraz po zakupie, liczba nierozliczonych transakcji w panelu kontrolnym Kodoro spadła praktycznie do zera.
Czy podwykonawcy nadal płacą z własnych pieniędzy?
Nie. Podwykonawcy płacą kartami firmowymi, więc nie finansują już zakupów prywatnie i nie czekają na zwroty.
Jak faktury i paragony trafiają do księgowości?
Użytkownicy dodają zdjęcie lub skan w aplikacji Sparados albo wysyłają dokumenty na dedykowany adres e-mail. Pliki są dopasowywane do właściwej transakcji i mogą trafiać do zintegrowanych systemów księgowych.
Czy firmy z branży nieruchomości mogą kontrolować wydatki w każdym projekcie?
Tak. Firmy mogą przypisywać zespołom projektowym karty z ustalonymi limitami i zasadami wydatków, dzięki czemu każdy wydatek jest powiązany z właściwym budżetem i widoczny w czasie rzeczywistym.
Zautomatyzuj rozliczenia w swoich projektach
Historia Kodoro pokazuje, że odejście od zaliczek i papierowych paragonów oszczędza czas księgowości i ułatwia współpracę z podwykonawcami. Karty firmowe z natychmiastowym dodawaniem dokumentów utrzymują budżet każdego projektu pod kontrolą.
Chcesz podobnych efektów w swojej firmie? Umów prezentację i zobacz, jak Sparados działa w branży nieruchomości.