Caso de éxito de HUNTERS: gastos de campo sin anticipos en efectivo ni facturas proforma
En una empresa de seguridad, los equipos de campo tienen que moverse rápido, y el dinero que necesitan para cada servicio también. En HUNTERS, los anticipos en efectivo, las facturas proforma y las liquidaciones en papel frenaban tanto el trabajo sobre el terreno como la contabilidad.
Al pasar a las tarjetas virtuales para empleados de Sparados con reenvío automático de documentos, HUNTERS dio a sus equipos acceso inmediato a los fondos y eliminó la gestión manual de facturas. Este caso de éxito muestra qué necesitaba la empresa, cómo funciona la solución y qué cambió.
El caso de éxito en resumen
Cliente: HUNTERS, una empresa de seguridad cuyos empleados realizan servicios por toda Polonia
Sector: Servicios de seguridad
Reto: Anticipos en efectivo, facturas proforma, pagos de su bolsillo y recopilación manual de tickets frenaban el trabajo de campo y la contabilidad
Solución: Tarjetas virtuales para empleados de Sparados con fondos asignados en segundos, reenvío automático de facturas y tickets a contabilidad, y Apple Pay y Google Pay
Resultado: Acceso inmediato a fondos sobre el terreno, control total del gasto y facturas que ya no hay que reenviar a mano
Sobre el cliente: HUNTERS
HUNTERS es una empresa de seguridad. Sus empleados recorren toda Polonia y realizan servicios en muchos lugares distintos.
El trabajo diario sobre el terreno consiste ante todo en la seguridad de los clientes, pero también implica gastos que hay que pagar en el momento y liquidar rápido, esté donde esté el equipo.
El reto: anticipos en efectivo y liquidaciones en papel
Los métodos de liquidación tradicionales consumían mucho tiempo tanto a los equipos de campo como al departamento de contabilidad:
Anticipos en efectivo: había que entregar dinero a los empleados antes de cada servicio.
Facturas proforma: las compras exigían documentos adicionales antes del pago, lo que retrasaba las operaciones.
Pagos de su bolsillo: los empleados pagaban los gastos ellos mismos y esperaban el reembolso.
Tickets a mano: los tickets y facturas se recopilaban manualmente, lo que retrasaba el cierre contable.
En conjunto, estos pasos frenaban las operaciones de campo y suponían una carga para los empleados y para contabilidad.
La solución: tarjetas virtuales para empleados con flujo automático de documentos
HUNTERS implantó las tarjetas virtuales para empleados de Sparados. Los fondos se asignan en segundos, así que no hacen falta anticipos en efectivo ni facturas proforma.
Cómo funciona
Un administrador asigna fondos a la tarjeta virtual de un empleado en segundos.
El empleado añade la tarjeta a Apple Pay o Google Pay y paga con el móvil, en cualquier momento y lugar, sin tarjeta física.
Los tickets y facturas llegan a una dirección de correo dedicada asignada al usuario.
Con el envío automático activado, los documentos se reenvían al sistema contable.
Contabilidad cierra el mes sin recopilar ni reenviar documentos en papel.
Control del gasto
El panel de administración de Sparados permite a HUNTERS supervisar las transacciones, fijar límites y bloquear tarjetas si es necesario. En la consola de cliente, los administradores ven todo el historial de transacciones y si se han adjuntado documentos.
Los resultados: trabajo de campo más rápido y contabilidad automatizada
El cambio dio resultados inmediatos tanto a los equipos de campo como a la oficina:
Acceso inmediato a fondos: los empleados reciben el dinero en tiempo real, lo que acelera la realización de los servicios.
Control total del gasto: el panel de administración permite supervisar transacciones, fijar límites y bloquear tarjetas.
Documentos contables automatizados: facturas y tickets se envían automáticamente a los sistemas contables, lo que acorta el cierre del mes.
Pagos seguros y cómodos: los empleados usan tarjetas virtuales en el móvil, sin tarjeta física.
«Gracias a Sparados, nuestras operaciones de campo son más fluidas y rápidas. El envío automático de documentos a contabilidad es una gran ventaja. Ya no tenemos que reenviar facturas a mano. Es un ahorro de tiempo real para todo el equipo». – Michał Nowak, director de Hunters Sp. z o.o.
Antes y después de Sparados
Aspecto | Antes de Sparados | Con Sparados |
Dinero para los servicios | Anticipos en efectivo entregados por adelantado | Fondos en la tarjeta virtual en segundos |
Compras | Facturas proforma antes del pago | Pago directo con tarjeta sin proforma |
Dinero propio de los empleados | Pagaban de su bolsillo y esperaban el reembolso | Sin dinero privado |
Pagos sobre el terreno | Efectivo o tarjetas físicas | Pagos con el móvil mediante Apple Pay y Google Pay |
Facturas y tickets | Recopilados y reenviados a mano | Enviados automáticamente al sistema contable |
Control del gasto | Limitado y a posteriori | Supervisión, límites y bloqueo de tarjetas en el panel |
Cierre contable | Ralentizado por el papeleo | Más corto gracias a los documentos automatizados |
Por qué las empresas de seguridad eligen Sparados
La experiencia de HUNTERS refleja lo que Sparados ofrece a las empresas de seguridad:
Adiós a las facturas proforma: los pagos se hacen directamente, sin trámites adicionales.
Compras más rápidas y transparentes: límites y categorías de gasto inteligentes mantienen los presupuestos bajo control.
Pagos seguros y cómodos: las tarjetas virtuales se pueden añadir a Apple Pay y Google Pay.
Menos papeleo: los documentos llegan a contabilidad automáticamente gracias a la integración con los sistemas contables más habituales. Descubre cómo funciona la facturación y liquidación.
Preguntas frecuentes: gastos de campo en HUNTERS
¿Cómo usa HUNTERS Sparados?
HUNTERS da a sus empleados de campo tarjetas virtuales de Sparados. Los fondos se asignan en segundos y las facturas y tickets se reenvían automáticamente a contabilidad.
¿Sigue usando HUNTERS anticipos en efectivo o facturas proforma?
No. Los fondos van directamente a las tarjetas virtuales de los empleados, lo que elimina la necesidad de anticipos y facturas proforma.
¿Cómo pagan los empleados sin tarjeta física?
Añaden su tarjeta virtual a Apple Pay o Google Pay y pagan con el móvil, en cualquier momento y lugar.
¿Cómo llegan las facturas y los tickets a contabilidad?
Los documentos llegan a una dirección de correo dedicada y, con el envío automático activado, se reenvían al sistema contable sin trabajo manual.
¿Cómo controla HUNTERS el gasto?
El panel de administración permite a HUNTERS supervisar las transacciones, fijar límites y bloquear tarjetas si es necesario.
¿Es Sparados adecuado para otras empresas de seguridad?
Sí. Sparados ayuda a las empresas de seguridad a eliminar las facturas proforma, controlar el gasto con límites y categorías y permitir que los empleados paguen con tarjetas virtuales en el móvil.
Da a tus equipos de campo acceso inmediato a los fondos
La historia de HUNTERS demuestra que los equipos de campo trabajan más rápido cuando tienen el dinero a mano y contabilidad recibe los documentos automáticamente. Las tarjetas virtuales sustituyen a los anticipos, las facturas proforma y el papeleo manual.
¿Diriges una empresa de seguridad o de servicios de campo? Reserva una demo y descubre cómo funciona Sparados.
