Awaria KSeF: Jak działa tryb offline?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany jako centralna, dostępna 24/7 platforma do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. W praktyce jednak – jak każdy system IT – może być czasowo niedostępny. Przyczyną mogą być zarówno planowane prace techniczne po stronie Ministerstwa Finansów, nieprzewidziane awarie, jak i problemy infrastrukturalne po stronie przedsiębiorcy, np. brak dostępu do internetu.

Aby ograniczyć ryzyko przestojów w sprzedaży i rozliczeniach, ustawodawca przewidział mechanizmy awaryjne: tryb offline oraz tryb offline24. Ich prawidłowe zrozumienie i wdrożenie ma kluczowe znaczenie dla zachowania ciągłości operacyjnej firmy.

Spis treści:

1. Modele pracy w KSeF – kiedy działa online, a kiedy offline?

2. Certyfikaty KSeF i kody QR – fundament fakturowania offline

3. Status prawny faktury wystawionej w trybie offline

4. Oznaczenia i kontrola faktur przesyłanych z opóźnieniem

5. Awaria KSeF: Jak przygotować organizację na pracę w trybie offline?

6. KSeF offline - podsumowanie

Modele pracy w KSeF – kiedy działa online, a kiedy offline?

Sposób wystawienia i przekazania faktury zależy od aktualnej dostępności systemu KSeF oraz sytuacji technicznej po stronie przedsiębiorcy.

Tryb online: To standardowy model działania. Faktura po wystawieniu jest natychmiast przesyłana do KSeF i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadany przez system.

Tryb offline: Ma zastosowanie wyłącznie w sytuacjach, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi niedostępność KSeF – zarówno planowaną, jak i nagłą jak awaria KSeF. Faktury są wówczas wystawiane lokalnie i przekazywane do systemu po jego przywróceniu.

Tryb offline24: Jest dostępny dla przedsiębiorcy w sposób ciągły, niezależnie od komunikatów MF. Można z niego skorzystać m.in. w przypadku:

• braku dostępu do internetu,

• awarii systemu finansowo-księgowego,

• istotnych opóźnień w działaniu KSeF.

  
  

To rozwiązanie szczególnie istotne z perspektywy operacyjnej firm o dużym wolumenie faktur lub działających w trybie ciągłym.

Certyfikaty KSeF i kody QR – fundament fakturowania offline

Wystawianie faktur poza KSeF rodzi naturalne pytanie o ich autentyczność i weryfikowalność. Kluczową rolę odgrywają tutaj certyfikaty wystawcy faktur, generowane bezpośrednio w systemie KSeF.

Certyfikat umożliwia systemowi księgowemu wygenerowanie kodu QR, który musi znaleźć się na wizualizacji faktury przekazywanej kontrahentowi (np. w formacie PDF). Kod ten pozwala nabywcy zweryfikować fakturę, nawet jeśli dokument nie został jeszcze technicznie zarejestrowany w centralnej bazie Ministerstwa Finansów.

Z perspektywy biznesowej certyfikat pełni funkcję zabezpieczenia procesów sprzedażowych na wypadek niedostępności systemów centralnych.

Status prawny faktury wystawionej w trybie offline

Faktura wystawiona poza KSeF zachowuje pełną moc prawną, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych:

• Moment ważności – faktura jest ważna od chwili jej wystawienia.

• Data wystawienia – musi odpowiadać rzeczywistemu momentowi utworzenia dokumentu.

• Obowiązek dosłania do KSeF:

  • do 1 dnia roboczego – przy korzystaniu z trybu offline24 lub krótkotrwałej niedostępności,

  • do 7 dni roboczych – w przypadku oficjalnej awarii ogłoszonej przez MF.

• Dystrybucja dokumentu – podatnicy VAT otrzymają fakturę docelowo w KSeF, natomiast konsumenci lub podmioty bez NIP mogą otrzymać ją e-mailem lub w formie papierowej.

  
  

Oznaczenia i kontrola faktur przesyłanych z opóźnieniem

Faktury przesyłane do KSeF po terminie są odpowiednio oznaczane w systemie. Dzięki temu administracja skarbowa posiada jasną informację, że opóźnienie wynikało z zastosowania trybu awaryjnego, a nie z naruszenia obowiązków podatkowych.

Warunkiem jest jednak prawidłowe wykorzystanie certyfikatu i zachowanie ustawowych terminów.

Awaria KSeF: Jak przygotować organizację na pracę w trybie offline?

Przygotowanie do sytuacji awaryjnych powinno być elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym. W praktyce warto zadbać o kilka kluczowych obszarów:

• Systemy IT – upewnij się, że wykorzystywane oprogramowanie fakturujące obsługuje tryby offline i offline24.

• Certyfikaty KSeF – certyfikaty powinny być wygenerowane z wyprzedzeniem i dostępne w systemach produkcyjnych.

• Procedury wewnętrzne – jasno określ odpowiedzialności za monitorowanie komunikatów MF oraz za terminowe dosyłanie faktur.

• Szkolenia zespołu – pracownicy powinni wiedzieć, jak wystawić fakturę z kodem QR w warunkach braku dostępu do internetu.

  
  

KSeF offline - podsumowanie

Tryby offline i offline24 nie są wyjątkiem od reguły, lecz integralnym elementem architektury KSeF. Ich rolą jest zabezpieczenie ciągłości obrotu gospodarczego w sytuacjach, gdy zawodzą systemy centralne lub lokalna infrastruktura IT.

Firmy, które odpowiednio wcześnie zadbają o certyfikaty, procedury i gotowość zespołów, mogą traktować ewentualne awarie KSeF nie jako zagrożenie, lecz jako neutralne zdarzenie operacyjne.