Fallstudie MK Relocation: Schluss mit Reisekostenabrechnungen auf Papier
In einem Unternehmen für internationale Umzüge ist fast jeder unterwegs. Fahrer und Büromitarbeitende reisen im In- und Ausland, und jede Fahrt erzeugt Rechnungen: für Kraftstoff, Flugtickets und andere Reisekosten. Bei MK Relocation musste dieser ganze Papierkram zurück in die Zentrale.
Durch die Umstellung der Reisekosten auf virtuelle Sparados-Karten und eine App für alle Belege ersetzte MK Relocation Stapel von Papierrechnungen durch eine einzige, leicht handhabbare Datei. Diese Fallstudie zeigt, was das Unternehmen brauchte, wie die Lösung funktioniert und was sich verändert hat.
Fallstudie auf einen Blick
Kunde: MK Relocation, ein auf internationale Umzüge spezialisiertes Unternehmen
Branche: Umzug und Transport
Herausforderung: Fahrer und Büromitarbeitende erzeugten unzählige Rechnungen für Inlands- und Auslandsreisen, die physisch in die Zentrale gebracht werden mussten
Lösung: Virtuelle Sparados-Karten für Reisekosten und die Sparados-App zum Hinzufügen jedes Belegs, vom Flugticket bis zum Tanken
Ergebnis: Keine Papierrechnungen mehr auf dem Weg in die Zentrale, Dokumentation reduziert auf eine einzige in der App erzeugte Datei und geringere Kosten für Papierkram und Verwaltungsfahrten
Inhaltsverzeichnis:
Über den Kunden: MK Relocation
MK Relocation ist auf internationale Umzüge spezialisiert. Die meisten Mitarbeitenden sind auf Reisen, und das Geschäft verursacht erhebliche Betriebsausgaben.
Jeder Fahrer und jede Büroangestellte erzeugt zahlreiche Reisebelege, in Polen wie im Ausland. Diese Kosten effizient zu managen, ist ein zentraler Teil der Unternehmensführung.
Die Herausforderung: Belegflut und steigende Kosten
MK Relocation hatte mit einer überwältigenden Menge an Reisebelegen der Mitarbeitenden zu kämpfen:
Unzählige Rechnungen: Fahrer und Büromitarbeitende erzeugten Rechnungen für Reisekosten im In- und Ausland.
Papierstapel: Die Belege türmten sich zu riesigen Papierstapeln.
Physischer Transport: Der Papierkram musste physisch in die Firmenzentrale gebracht werden.
Zusatzkosten: Der Transport der Belege kostete Zeit und verursachte zusätzliche Kosten, einschließlich Fahrten der Mitarbeitenden zu Verwaltungszwecken.
Der Prozess war für die Mitarbeitenden zeitaufwendig und für das Unternehmen teuer. MK Relocation brauchte einen effizienteren Weg, Reisekosten zu managen.
Die Lösung: eine App und ein zentrales System
MK Relocation führte die Sparados-App und virtuelle Karten ein. Die Mitarbeitenden müssen keine Stapel von Papierrechnungen mehr in die Zentrale bringen.
So funktioniert es
Die Mitarbeitenden bezahlen Reisekosten mit virtuellen Sparados-Karten.
Nach jedem Kauf fügen sie die Rechnung oder Quittung in der Sparados-App hinzu, vom Flugticket bis zum Tanken.
Jede Transaktion und jeder Beleg wird in einem zentralen System gespeichert.
Die App erzeugt eine einzige, leicht handhabbare Datei statt Papierstapeln.
Die Zentrale arbeitet mit den Daten, ohne auf eintreffende Belege zu warten.
Automatisierung und Transparenz
Da alle Transaktionen mit virtuellen Sparados-Karten bezahlt und in der App dokumentiert werden, ist der gesamte Prozess stärker automatisiert und transparenter. In der Kundenkonsole sieht das Unternehmen die Ausgaben an einem Ort, statt Papier zu sortieren.
Die Ergebnisse: Zeit-, Kosten- und Ressourceneinsparungen
Die Umstellung hatte große Wirkung auf das Unternehmen:
Mehr Zeit für sinnvolle Arbeit: Statt Papier zu kopieren, zu sortieren und zu transportieren, konzentrieren sich die Mitarbeitenden auf wichtigere Aufgaben.
Eine Datei statt Papierstapel: Sparados reduzierte die riesige Dokumentenmenge auf eine einzige, leicht handhabbare Datei aus der App.
Geringere Kosten: Unnötige Kosten für Papierkram und Verwaltungsfahrten der Mitarbeitenden entfallen.
Besseres Budgetmanagement: Weniger Papier, Zeit und Kosten bei der Reisekostenabrechnung bedeuten finanzielle Einsparungen, höhere Produktivität und zufriedenere Mitarbeitende.
Für ein Unternehmen, in dem die meisten Mitarbeitenden reisen und erhebliche Betriebsausgaben verursachen, erwies sich Sparados als zentrales Werkzeug für ein effizienteres Budgetmanagement.
Vorher und nachher mit Sparados
Bereich | Vor Sparados | Mit Sparados |
Reiserechnungen | Unzählige Papierrechnungen von Fahrern und Büromitarbeitenden | Nach jedem Kauf in der Sparados-App hinzugefügt |
Belege in die Zentrale bringen | Physischer Transport von Papier | Alles in einem zentralen System |
Dokumentation | Riesige Papierstapel | Eine einzige in der App erzeugte Datei |
Bezahlung von Reisekosten | Separate Belege für jede Ausgabe | Bezahlt mit virtuellen Sparados-Karten |
Verwaltungsarbeit | Kopieren, Sortieren und Transportieren von Papier | Zeit für sinnvollere Aufgaben |
Kosten | Zusatzkosten für Belegtransport und Verwaltungsfahrten | Unnötige Papierkosten entfallen |
Warum Umzugs- und Transportunternehmen Sparados wählen
Die Erfahrung von MK Relocation zeigt, was Sparados Transportunternehmen und anderen Firmen mit Teams unterwegs bietet:
Keine verlorenen Belege: Fahrer laden Fotos von Quittungen und Rechnungen in die App hoch, und die Belege gehen an die Buchhaltung.
Geld unterwegs: Fahrer können in der App mehr Kartenguthaben anfordern, und der Administrator genehmigt die Anfrage.
Weniger manuelle Bearbeitung: keine Belegstapel nach einer Tour. Sehen Sie, wie Abrechnung und Rechnungsstellung funktionieren.
Kontrolle der Reisekosten: Lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie Geschäftsreisekosten erfassen, und erfahren Sie mehr über Ausgabenmanagement.
FAQ: Reisekosten bei MK Relocation
Welches Problem hatte MK Relocation mit Reisekosten?
Fahrer und Büromitarbeitende erzeugten unzählige Rechnungen für Inlands- und Auslandsreisen. Der Papierkram musste physisch in die Zentrale gebracht werden, was Zeit kostete und zusätzliche Kosten verursachte.
Wie nutzt MK Relocation Sparados?
Die Mitarbeitenden bezahlen Reisekosten mit virtuellen Sparados-Karten und fügen jeden Beleg, vom Flugticket bis zum Tanken, in der Sparados-App hinzu.
Was ist mit der Papierdokumentation passiert?
Sparados reduzierte die riesige Dokumentenmenge auf eine einzige, leicht handhabbare Datei aus der App.
Was hat MK Relocation eingespart?
Das Unternehmen spart die Zeit, die früher für Kopieren, Sortieren und Transportieren von Papier anfiel, und vermeidet unnötige Kosten für Papierkram und Verwaltungsfahrten der Mitarbeitenden.
Eignet sich Sparados für Transport- und Logistikunternehmen?
Ja. Fahrer können Fotos von Quittungen und Rechnungen in der App hochladen und bei Bedarf mehr Kartenguthaben anfordern, während das Unternehmen jede Ausgabe in einem System kontrolliert.
Reisekosten ohne Papier
Die Geschichte von MK Relocation zeigt, dass Teams unterwegs kein Papier zurück ins Büro tragen müssen. Virtuelle Karten und eine App für alle Belege sparen Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sie führen ein Umzugs- oder Transportunternehmen? Buchen Sie eine Demo und sehen Sie, wie Sparados funktioniert.
