„MK Relocation“ atvejo tyrimas: jokių popierinių kelionių išlaidų ataskaitų
Tarptautinių perkraustymų įmonėje beveik visi yra kelyje. Vairuotojai ir biuro darbuotojai keliauja šalyje ir užsienyje, o kiekviena kelionė reiškia sąskaitas: už kurą, lėktuvo bilietus ir kitas kelionės išlaidas. „MK Relocation“ visi šie popieriai turėjo pasiekti būstinę.
Perkėlusi kelionių išlaidas į „Sparados“ virtualias korteles ir vieną programėlę visiems dokumentams, „MK Relocation“ popierinių sąskaitų krūvas pakeitė vienu, lengvai valdomu failu. Šiame atvejo tyrime parodoma, ko reikėjo įmonei, kaip veikia sprendimas ir kas pasikeitė.
Atvejo tyrimas trumpai
Klientas: MK Relocation, tarptautiniais perkraustymais besispecializuojanti įmonė
Sektorius: Perkraustymas ir transportas
Iššūkis: Vairuotojai ir biuro darbuotojai generavo daugybę sąskaitų už keliones šalyje ir užsienyje, kurias reikėdavo fiziškai nugabenti į būstinę
Sprendimas: „Sparados“ virtualios kortelės kelionių išlaidoms ir „Sparados“ programėlė kiekvienam dokumentui pridėti, nuo lėktuvo bilietų iki kuro
Rezultatas: Nebereikia vežti popierinių sąskaitų į būstinę, dokumentacija sumažinta iki vieno programėlėje sugeneruoto failo, mažesnės popierizmo ir administracinių kelionių išlaidos
Turinys:
Apie klientą: „MK Relocation“
MK Relocation specializuojasi tarptautiniuose perkraustymuose. Dauguma įmonės darbuotojų keliauja, o veikla sukuria dideles veiklos išlaidas.
Kiekvienas vairuotojas ir biuro darbuotojas sukuria daug su kelionėmis susijusių dokumentų tiek Lenkijoje, tiek užsienyje. Veiksmingas šių išlaidų valdymas yra svarbi verslo dalis.
Iššūkis: dokumentų gausa ir augančios išlaidos
„MK Relocation“ susidūrė su milžinišku kiekiu dokumentų, susijusių su darbuotojų kelionėmis:
Daugybė sąskaitų: vairuotojai ir biuro darbuotojai generavo sąskaitas už keliones šalyje ir užsienyje.
Popierių krūvos: dokumentai virto didžiulėmis popierių krūvomis.
Fizinis gabenimas: popierius reikėdavo fiziškai nugabenti į įmonės būstinę.
Papildomos išlaidos: dokumentų gabenimas užtrukdavo ir kainavo, įskaitant darbuotojų keliones administraciniais tikslais.
Procesas darbuotojams atimdavo daug laiko, o įmonei brangiai kainavo. „MK Relocation“ reikėjo veiksmingesnio kelionių išlaidų valdymo būdo.
Sprendimas: viena programėlė ir viena centralizuota sistema
„MK Relocation“ įdiegė „Sparados“ programėlę ir virtualias korteles. Darbuotojams nebereikia vežti popierinių sąskaitų krūvų į būstinę.
Kaip tai veikia
Darbuotojai kelionių išlaidas apmoka „Sparados“ virtualiomis kortelėmis.
Po kiekvieno pirkimo jie prideda sąskaitą ar kvitą „Sparados“ programėlėje, nuo lėktuvo bilietų iki kuro.
Kiekviena operacija ir kiekvienas dokumentas saugomi vienoje centralizuotoje sistemoje.
Programėlė sugeneruoja vieną, lengvai valdomą failą vietoj popierių krūvų.
Būstinė dirba su duomenimis nelaukdama, kol atkeliaus dokumentai.
Automatizavimas ir skaidrumas
Kadangi visos operacijos apmokamos „Sparados“ virtualiomis kortelėmis ir dokumentuojamos programėlėje, visas procesas yra labiau automatizuotas ir skaidresnis. Kliento konsolėje įmonė mato išlaidas vienoje vietoje, užuot rūšiavusi popierius.
Rezultatai: sutaupytas laikas, išlaidos ir ištekliai
Pokytis turėjo didelį poveikį įmonei:
Daugiau laiko prasmingam darbui: užuot kopijavę, rūšiavę ir gabenę popierius, darbuotojai susitelkia į svarbesnes užduotis.
Vienas failas vietoj popierių krūvų: „Sparados“ milžinišką dokumentacijos kiekį sumažino iki vieno, lengvai valdomo programėlėje sugeneruoto failo.
Mažesnės išlaidos: išnyksta nereikalingos popierizmo ir darbuotojų administracinių kelionių išlaidos.
Geresnis biudžeto valdymas: mažiau popierių, laiko ir išlaidų apskaitant keliones reiškia finansinį sutaupymą, didesnį produktyvumą ir labiau patenkintus darbuotojus.
Įmonei, kurioje dauguma darbuotojų keliauja ir sukuria dideles veiklos išlaidas, „Sparados“ tapo pagrindiniu įrankiu biudžetui valdyti veiksmingiau.
Prieš ir po „Sparados“
Sritis | Prieš „Sparados“ | Su „Sparados“ |
Kelionių sąskaitos | Daugybė popierinių sąskaitų iš vairuotojų ir biuro darbuotojų | Pridedamos „Sparados“ programėlėje po kiekvieno pirkimo |
Dokumentų pristatymas į būstinę | Fizinis popierių gabenimas | Viskas vienoje centralizuotoje sistemoje |
Dokumentacija | Didžiulės popierių krūvos | Vienas programėlėje sugeneruotas failas |
Kelionių apmokėjimas | Atskiri dokumentai kiekvienai išlaidai | Apmokama „Sparados“ virtualiomis kortelėmis |
Administracinis darbas | Popierių kopijavimas, rūšiavimas ir gabenimas | Laikas svarbesnėms užduotims |
Išlaidos | Papildomos dokumentų gabenimo ir administracinių kelionių išlaidos | Nereikalingos popierizmo išlaidos panaikintos |
Kodėl perkraustymo ir transporto įmonės renkasi „Sparados“
„MK Relocation“ patirtis rodo, ką „Sparados“ siūlo transporto įmonėms ir kitoms įmonėms, kurių komandos yra kelyje:
Jokių pamestų dokumentų: vairuotojai programėlėje įkelia kvitų ir sąskaitų nuotraukas, o dokumentai keliauja į apskaitą.
Lėšos kelyje: vairuotojai programėlėje gali paprašyti daugiau lėšų kortelėje, o administratorius patvirtina prašymą.
Mažiau rankinio darbo: jokių dokumentų krūvų po maršruto. Sužinokite, kaip veikia atsiskaitymai ir sąskaitų išrašymas.
Kelionių išlaidų kontrolė: skaitykite mūsų vadovą, kaip sekti komandiruočių išlaidas, ir sužinokite daugiau apie išlaidų valdymą.
DUK: kelionių išlaidos „MK Relocation“
Kokią problemą su kelionių išlaidomis turėjo „MK Relocation“?
Vairuotojai ir biuro darbuotojai generavo daugybę sąskaitų už keliones šalyje ir užsienyje. Popierius reikėdavo fiziškai nugabenti į būstinę, o tai užtrukdavo ir sukeldavo papildomų išlaidų.
Kaip „MK Relocation“ naudoja „Sparados“?
Darbuotojai kelionių išlaidas apmoka „Sparados“ virtualiomis kortelėmis ir kiekvieną dokumentą, nuo lėktuvo bilietų iki kuro, prideda „Sparados“ programėlėje.
Kas nutiko popierinei dokumentacijai?
„Sparados“ milžinišką dokumentacijos kiekį sumažino iki vieno, lengvai valdomo programėlėje sugeneruoto failo.
Ką sutaupė „MK Relocation“?
Įmonė sutaupo laiką, kuris anksčiau buvo skiriamas popierių kopijavimui, rūšiavimui ir gabenimui, ir panaikina nereikalingas popierizmo bei darbuotojų administracinių kelionių išlaidas.
Ar „Sparados“ tinka transporto ir logistikos įmonėms?
Taip. Vairuotojai gali programėlėje įkelti kvitų ir sąskaitų nuotraukas ir prireikus paprašyti daugiau lėšų kortelėje, o įmonė kontroliuoja kiekvieną išlaidą vienoje sistemoje.
Atsisakykite popierinių kelionių išlaidų
„MK Relocation“ istorija rodo, kad kelyje esančioms komandoms nereikia vežti popierių atgal į biurą. Virtualios kortelės ir viena programėlė visiems dokumentams taupo laiką, išlaidas ir išteklius.
Vadovaujate perkraustymo ar transporto įmonei? Užsisakykite demonstraciją ir sužinokite, kaip veikia „Sparados“.
