Dokumentenaustausch im Sparados-Portal

Die Plattform Sparados bietet eine moderne, sichere und vollständig automatisierte Umgebung für den Dokumentenaustausch zwischen Arbeitgeber, Personalabteilung und Mitarbeitern – alles direkt über die Plattform, ohne die Notwendigkeit externer Tools oder E-Mail-Kommunikation.

Egal, ob Sie eine neue interne Unternehmensrichtlinie, einen Arbeitsvertrag, eine Zusatzvereinbarung oder unterschriftspflichtige Dokumente versenden möchten – Sparados ermöglicht eine komfortable, schnelle und DSGVO-konforme Übermittlung sowie Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten.

Dank des integrierten Benachrichtigungssystems erhalten die Empfänger sofort eine Information über ein neues Dokument. Der gesamte Prozess – vom Versand über die Prüfung bis hin zur Unterschrift – kann an einem zentralen Ort nachverfolgt werden, ohne das Risiko von Datenverlust oder Verzögerungen.

Sparados steht für digitalen Komfort, Sicherheit und volle Kontrolle über Dokumente – jederzeit und von überall aus.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokument hinzufügen, welche Angaben erforderlich sind und welche Dateiformate unterstützt werden.

Hinzufügen einer Datei über das Administrationspanel für einen neuen Benutzer

Wählen Sie im Hauptmenü den Reiter DOKUMENTE. Dort finden Sie die vollständige Dokumentenhistorie sowie die Möglichkeit, eine neue Datei hinzuzufügen.

Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES DOKUMENT HINZUFÜGEN oben rechts auf der Seite.

Sie werden zu einem Formular weitergeleitet, in dem Sie die entsprechenden Daten ausfüllen müssen:

• Vorname des Empfängers

• Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

Titel, Beschreibung des Dokuments sowie das eigentliche Dokument:

Nach dem Speichern wird das Dokument im Reiter DOKUMENTE unter dem entsprechenden Datum sowie mit dem passenden Symbol angezeigt, das jeweils dem Mitarbeiter und dem Unternehmen zugeordnet ist.

Welche Dateien werden akzeptiert?

Dokumente werden in den folgenden Formaten akzeptiert: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .jpeg, .png. Die maximale Dateigröße beträgt 15 MB.

Es können maximal 5 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.

Wenn dieses Limit überschritten wird oder eine Datei in einem falschen Format hochgeladen wird, zeigt das System eine Fehlermeldung an und lässt das Hochladen des ausgewählten Dokuments nicht zu.

Authentifizierung:

Nach Erhalt der E-Mail muss sich der Benutzer im Service registrieren, ein Passwort festlegen und seine Telefonnummer bestätigen.

Zur finalen Registrierung wird ein vierstelliger Code benötigt, der per SMS zugesendet wird.

Um Zugriff auf seine Dokumente zu erhalten, muss der Benutzer einen sechsstelligen Code eingeben, der per E-Mail gesendet wurde.

Hinzufügen einer Datei über das Administrationspanel für einen bestehenden Benutzer:

Beim Hinzufügen von Dokumenten für einen bereits vorhandenen Benutzer muss dieser aus der Liste ausgewählt werden. Er muss weder seine E-Mail-Adresse noch seine Telefonnummer bestätigen. Das Dokument wird direkt über die E-Mail-Nachricht zur Abholung bereitstehen.

Hinzufügen einer Datei durch den Benutzer:

Dokumente können auch vom Benutzer selbst über die Webanwendung hinzugefügt werden. Nach dem Klicken auf das Briefumschlag-Symbol in der oberen rechten Ecke wird der Benutzer zu seinem Dokumentenbereich weitergeleitet, in dem er ebenfalls ein neues Dokument hinzufügen kann.

Hier befinden sich alle zuvor hinzugefügten Dokumente sowie die Option, ein neues Dokument hinzuzufügen, indem man auf „Neues Dokument hinzufügen“ klickt.

Er muss den Titel und die Beschreibung der hochzuladenden Datei eingeben.