Automatisierung der Abrechnungen im Immobiliensektor: Wie Kodoro 15 % der Buchhaltungszeit einsparte

Kodoro ist ein schnell wachsendes Unternehmen im Immobiliensektor, das sich auf umfassendes Mietmanagement und die Anpassung von Büroflächen spezialisiert hat. Das Geschäftsmodell basiert auf der Vermietung von Büroflächen und der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit einem umfangreichen Netzwerk von Subunternehmern, die Renovierungs-, Ausbau- und Instandhaltungsarbeiten durchführen.

Kodoros Hauptziel war die Automatisierung der Abrechnungen mit Subunternehmern, um umständliche Barauszahlungen und Probleme bei der Spesenabrechnung zu beseitigen. Durch die Implementierung des Sparados- Systems erreichte das Unternehmen dieses Ziel, steigerte die betriebliche Effizienz deutlich, sparte Zeit in der Buchhaltung und beseitigte nahezu vollständig Abrechnungsrückstände.

Die Herausforderung? Verlorene Rechnungen und zeitaufwändige Abrechnungen

Angesichts der intensiven Tätigkeit der Verwaltung zahlreicher Projekte und Immobilien hatte Kodoro mit klassischen, aber äußerst frustrierenden Problemen bei der Verwaltung der Betriebskosten und der Beziehungen zu Subunternehmern zu kämpfen:

• Dokumentationschaos: Mitarbeiter und Subunternehmer verlieren häufig Papierrechnungen und Quittungen, was zu Verzögerungen, Fehlern und der Notwendigkeit führt, Lieferanten erneut zu kontaktieren.

• Zeitaufwändiger Abrechnungsprozess: Die Abrechnung jeder Vorauszahlung oder Ausgabe aus privaten Mitteln erfolgte manuell, war langwierig und kostete sowohl Subunternehmer als auch die Buchhaltung wertvolle Zeit. Dies führte zu Frustration und verlangsamte den Cashflow.

Diese Probleme belasteten nicht nur die Buchhaltung, sondern wirkten sich auch negativ auf die Beziehungen zu den Subunternehmern aus, die ihr eigenes Geld einsetzen und Zeit für die mühsame Aufgabe des Einsammelns von Belegen aufwenden mussten.

„Es fehlte ständig die Quittung, und die Zahlung aus eigener Tasche und das Warten auf die Rückerstattung waren der größte Ärgernis. Das führte zu unnötigem Stress und kostete wertvolle Zeit “, betont einer der Subunternehmer.

Lösung: Virtuelle Karten und digitale Ausgabenkontrolle Sparados

Kodoro suchte nach einer Lösung, die das Ausgabenmanagement revolutionieren würde, und entschied sich daher für die Implementierung der Sparados-Plattform. Diese Lösung ermöglichte dem Unternehmen die volle Kontrolle über Projektbudgets und Betriebskosten.

Schlüsselelemente der Sparados-Implementierung:

• Echtzeit-Digitalisierung von Abrechnungen: Nach dem Kauf (online oder offline, z. B. im Baumarkt) fügt der Subunternehmer das Dokument (Scan oder Foto der Rechnung/Quittung) sofort der Transaktion in der Sparados-Anwendung hinzu.

• Sofortige Kostentransparenz: Alle Transaktionen und zugehörigen Dokumente sind in Echtzeit im Buchhaltungs-Kontrollpanel sichtbar.

Dadurch mussten Subunternehmer nicht mehr aus eigener Tasche zahlen, und die Buchhaltung erhielt sofortigen Überblick über die Ausgaben, wodurch das Risiko von Dokumentenverlusten beseitigt wurde. Die Sparados-Lösung war optimal, da sie automatisierte Buchhaltung und sofortige Dokumentation bot.

Ergebnisse: Wie die Automatisierung der Abrechnungen im Immobiliensektor die Effizienz von Kodoro steigerte

Die Implementierung des Sparados-Systems brachte Kodoro nahezu sofortige und messbare Ergebnisse und bewies damit, dass die Digitalisierung von Finanzprozessen der Schlüssel zur Effizienz in der Immobilienbranche ist.

• Zeitersparnis im Rechnungswesen: Zeitersparnis von ca. 15 %

  Dank der automatischen Zuordnung von Dokumenten zu Transaktionen und der sofortigen Transparenz sparte die Buchhaltungsabteilung von Kodoro rund 15 % der Zeit, die sie zuvor für die manuelle Überprüfung, die Suche nach fehlenden Rechnungen und die Abrechnung von Vorschüssen aufgewendet hatte.

• Reduzierung der offenen Transaktionen : Rückgang auf nahezu null

  Durch die Einführung der sofortigen Dokumentenergänzung wurden offene Transaktionen im Kodoro-Kontrollpanel praktisch auf null reduziert. Subunternehmer müssen keine Unterlagen mehr sammeln, und die Buchhaltung kann sich darauf verlassen, dass alle Dokumente vorhanden sind.

• Verbesserte Beziehungen zu Subunternehmern

  Subunternehmer und Auftragnehmer begrüßten die neue Lösung begeistert. Sie müssen nicht mehr mit eigenen Mitteln bezahlen oder sich um die Beschaffung von Papierdokumenten kümmern, was die Zusammenarbeit mit Kodoro attraktiver und unkomplizierter macht.

„Sparados ist eine Win-Win-Lösung für uns. Vorbei sind die Zeiten mühsamer Abrechnungen und Rechnungsfehler. Subunternehmer zahlen mit Firmenkarten, und wir haben sofort alle Unterlagen zur Hand. Unsere Buchhaltung kann aufatmen, und wir sparen rund 15 % der Zeit, die wir bisher für aufwendige manuelle Prozesse aufgewendet haben. Ein Volltreffer!“ – Katarzyna Drzyzga, Inhaberin und Geschäftsführerin von Kodoro

Fazit: Kodoros Erfolgsgeschichte beweist, dass die Abkehr von manuellem, veraltetem Spesenmanagement die Effizienz erheblich steigern kann. Sparados hat sich als wichtiger Partner erwiesen und die nötigen Werkzeuge für transparente, digitale und automatisierte Abrechnungen im Immobiliensektor bereitgestellt.