„Wycieczkomat“ atvejo tyrimas: virtualios kortelės mokyklinių ekskursijų gidams
Organizuojant mokyklinę ekskursiją viskas suplanuojama iš anksto, tačiau kelionėje visada atsiranda kažkas netikėto: papildomas bilietas, paskutinės minutės rezervacija ar vietinis transportas, kurio niekas neplanavo. „Wycieczkomat“, kuri kiekvieną sezoną organizuoja šimtus mokyklinių ekskursijų, tokios akimirkos buvo labiausiai įtempta darbo dalis.
Šiandien „Wycieczkomat“ gidams suteikia „Sparados“ virtualias įmonės korteles, kurias galima papildyti keliais paspaudimais, kad ir kur būtų grupė. Kiekviena operacija iš karto atsiranda sistemoje. Šiame atvejo tyrime parodoma, ko reikėjo įmonei, kaip veikia sprendimas ir kas pasikeitė.
Atvejo tyrimas trumpai
Klientas: „Wycieczkomat“, įmonė, daug metų organizuojanti mokyklines ekskursijas Lenkijoje ir užsienyje
Sektorius: Kelionės, mokyklinės ekskursijos
Iššūkis: Neplanuotos išlaidos kelionės metu, pavyzdžiui, papildomi bilietai, rezervacijos ar vietinis transportas, kurias reikėjo apmokėti greitai ir toli nuo biuro
Sprendimas: „Sparados“ virtualios įmonės kortelės gidams, papildomos keliais paspaudimais ir realiuoju laiku matomos administravimo skydelyje
Rezultatas: Netikėtos išlaidos apmokamos vietoje be pavedimų, momentiniai papildymai net užsienyje ir jokių kvitų rinkimo po kelionės
Apie klientą: „Wycieczkomat“
„Wycieczkomat“ jau daug metų specializuojasi mokyklinių ekskursijų organizavime Lenkijoje ir užsienyje. Kiekvienas sezonas – tai šimtai kelionių ir tūkstančiai mokinių bei tėvų.
Užkulisiuose daug logistikos: koordinavimas su gidais, vadovais, apgyvendinimu ir transportu. Darbas su vaikais ir paaugliais taip pat reiškia didelę atsakomybę už saugumą kiekviename kelionės etape.
Iššūkis: neplanuotos išlaidos toli nuo biuro
Dauguma mokyklinės ekskursijos išlaidų suplanuojamos ir apmokamos iš anksto. Sunku yra tai, ko suplanuoti neįmanoma. Kelionės metu bet kada gali susiklostyti situacijos, kurioms reikia greitų veiksmų, ypač kai prioritetas yra saugi ir sėkminga kelionė su vaikais.
Netikėti pirkiniai: papildomas bilietas, rezervacija ar vietinis transportas, kurio nebuvo plane.
Laiko spaudimas: sprendimus reikia priimti vietoje, dažnai laukiant mokinių grupei.
Atstumas: gidas gali būti užsienyje, toli nuo biuro ir žmogaus, kuris valdo biudžetą.
Popierizmas po kelionės: kelionėje surinktus kvitus vėliau reikėdavo perduoti ir apskaityti.
Šios pavienės, dinamiškos išlaidos yra nedidelės, palyginti su visos kelionės biudžetu, tačiau būtent jos dažniausiai kelia daugiausia streso. „Wycieczkomat“ reikėjo įrankio, kuris gidams suteiktų lankstumo, o biurui – kontrolę.
„Mums reikėjo kažko efektyvaus ir modernaus, kad galėtume greitai reaguoti, kai nutinka kas nors netikėto.“ – Adam, Support, „Wycieczkomat“
Sprendimas: virtualios įmonės kortelės gidams
„Wycieczkomat“ pasirinko „Sparados“. Gidai iš įmonės gauna virtualią įmonės kortelę, kurią galima naudoti visur: parduotuvėse, internetu ir užsienyje.
Kaip tai veikia
Prieš kelionę įmonė išduoda gidui virtualią kortelę.
Atsiradus neplanuotai išlaidai, biuras papildo kortelę keliais paspaudimais, be pavedimų ir formalumų.
Gidas moka vietoje, kad ir kur būtų grupė.
Kiekviena operacija iš karto atsiranda sistemoje.
Apskaita dirba su naujausiais duomenimis ir nelaukia kvitų po kelionės.
Kontrolė administravimo skydelyje
„Sparados“ kliento konsolėje administratorius visiškai kontroliuoja išlaidas ir realiuoju laiku mato atsiskaitymus. Kortelės papildomos būtent tada, kai reikia, nepriklausomai nuo vietos, o kiekvienas mokėjimas matomas iš karto.
„Atsiradus nenumatytoms išlaidoms, pavyzdžiui, skubiai prireikus papildomų bilietų, pakanka kelių paspaudimų ir kortelė papildyta. Jokių skambučių, jokio streso.“ – Adam, Support, „Wycieczkomat“
Rezultatai: lankstumas kelionėje, kontrolė biure
Įdiegusi „Sparados“, „Wycieczkomat“ įgijo lankstumo, kurio reikia akimirkomis, kai sprendimus reikia priimti nedelsiant:
Mokėjimai be pavedimų: gidai apmoka netikėtas išlaidas nenaudodami banko pavedimų.
Momentiniai papildymai: lėšos pasiekia iš karto ir veikia nedelsiant, net užsienyje.
Matomumas realiuoju laiku: visos operacijos iš karto matomos sistemoje be papildomų aprašymų ar ataskaitų, o apskaita dirba su naujausiais duomenimis.
Universalios kortelės: kortelės veikia parduotuvėse, internetu ir užsienyje.
„Pagaliau nebereikia rinkti kvitų iš gido, kuris ką tik grįžo iš ekskursijos. Viską jau turiu sistemoje.“ – Anna, „Wycieczkomat“
Kelionių įmonei, kuri dirba su vaikais, paaugliais ir mokyklomis ir turi didelę logistinę atsakomybę, B planas yra ypač vertingas. „Sparados“ „Wycieczkomat“ tapo ne tik finansiniu įrankiu, bet ir kasdiene parama: didesniu darbo patogumu, mažesniu stresu ir didesniu visos komandos lankstumu.
Prieš ir po „Sparados“
Sritis | Prieš „Sparados“ | Su „Sparados“ |
Neplanuotos išlaidos kelionėje | Pavedimai, skambučiai ir laukimas | Apmokamos vietoje virtualia įmonės kortele |
Lėšų papildymas | Formalumai ir vėlavimai | Kortelė papildoma keliais paspaudimais, net užsienyje |
Matomumas biurui | Išlaidos žinomos tik po kelionės | Kiekviena operacija matoma iš karto |
Kvitai | Renkami iš gidų jiems grįžus | Viskas jau sistemoje |
Ataskaitos | Papildomi aprašymai ir ataskaitos | Apskaita dirba su naujausiais duomenimis |
Gido patirtis | Stresas netikėtose situacijose | Paruoštas B planas kiekvienai kelionei |
Kodėl kelionių agentūros renkasi „Sparados“
„Wycieczkomat“ patirtis atspindi, ką „Sparados“ siūlo kelionių agentūroms:
Kortelės išduodamos iš karto: virtualias korteles kelionei ar konkrečiam tikslui galima išduoti per kelias sekundes.
Biudžeto kontrolė nuo pradžių: išlaidų limitus ir kategorijas galima nustatyti prieš pirmą pirkinį.
Mokėjimai užsienyje: kortelės veikia parduotuvėse, internetu ir kitose šalyse. Skaitykite, kaip sekti komandiruočių išlaidas.
Mažiau darbo apskaitai: operacijos registruojamos automatiškai ir gali būti perduodamos į apskaitos sistemą kaip išlaidų valdymo dalis.
DUK: kelionių išlaidos „Wycieczkomat“
Kaip „Wycieczkomat“ naudoja „Sparados“?
„Wycieczkomat“ gidams suteikia „Sparados“ virtualias įmonės korteles. Mokyklinės ekskursijos metu atsiradus neplanuotai išlaidai, biuras papildo kortelę keliais paspaudimais, o gidas moka vietoje.
Už kokias išlaidas gidai moka kortelėmis?
Daugiausia už neplanuotas kelionės išlaidas, pavyzdžiui, papildomą bilietą, rezervaciją ar vietinį transportą, kurio nebuvo pradiniame plane.
Ar kortelės veikia užsienyje?
Taip. Papildymai yra momentiniai ir veikia iš karto, net užsienyje, o kortelėmis galima mokėti parduotuvėse, internetu ir kitose šalyse.
Ar biuras mato išlaidas kelionės metu?
Taip. Kiekviena operacija iš karto atsiranda sistemoje, todėl administratorius visiškai kontroliuoja išlaidas ir realiuoju laiku mato atsiskaitymus.
Ar gidai po kelionės vis dar atiduoda kvitus?
Ne. Viskas jau yra sistemoje, todėl biurui nebereikia rinkti kvitų iš grįžusių gidų.
Ar „Sparados“ tinka kitoms kelionių agentūroms?
Taip. „Sparados“ leidžia kelionių agentūroms iš karto išduoti virtualias korteles, prieš pirmą pirkinį nustatyti limitus ir kategorijas bei realiuoju laiku sekti kiekvieną išlaidą.
Suteikite gidams B planą
„Wycieczkomat“ istorija rodo, kad neplanuotos išlaidos kelionėje neturi kelti streso. Virtualios įmonės kortelės, papildomos keliais paspaudimais, gidams suteikia lankstumo, o biurui – visišką kontrolę.
Organizuojate keliones mokykloms ar grupėms? Užsisakykite demonstraciją ir sužinokite, kaip „Sparados“ veikia kelionių sektoriuje.
