Jak zintegrować Sparados ze swoim systemem księgowym?

Otrzymuj paragony i faktury bezpośrednio w swoim systemie księgowym, wysyłając je na dedykowany adres e-mail. Nowa funkcjonalność umożliwia integrację z systemami takimi jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT oraz wieloma innymi, które wspierają wysyłkę faktur drogą mailową.

Poniższy poradnik pokazuje, jak włączyć ten mechanizm:

1. Wejdź w ustawienia

W prawym górnym rogu pojawiła się nowa zakładka - ustawienia. By ustawić integrację z systemem księgowym należy wejść właśnie w nią.

2. Wybierz Otrzymywanie faktur i paragonów

3. Uzupełnij dane

• Wybierz system księgowy (Saldeo, Comarch Optima, Infakt, Insert lub niestandardowy)

• Wpisz dedykowany adres email, który znajdziesz w obecnym systemie księgowym*

• System automatycznie ustawi tytuł wiadomości zgodny z wybranym systemem księgowym. Jeśli korzystasz z niestandardowego systemu, możesz samodzielnie ustawić tytuł, używając poniższych zmiennych:

  • %YYYY% – rok transakcji

  • %MM% – miesiąc

  • %DD% – dzień

  • %HH% – godzina

  • %mm% – minuta

  • %transaction_id% – ID transakcji

  • %user_id% – ID użytkownika

  Przykład: Faktura %transaction_id% z dnia %YYYY%-%MM%-%DD%

• Wybierz kiedy powinien być wysłany email z nowym dokumentem

  • Po dodaniu faktury lub paragonu przez użytkownika (status transakcji: "Oczekuje na akceptację")lub

  • Po zatwierdzeniu dokumentu przez administratora (status transakcji: "Gotowy do eksportu")

*Przy wyborze systemu Saldeo należy również wpisać ustawiony kod PIN

W niektórych systemach księgowych wymagane może być dodanie adresu nadawcy e-mail do listy zaufanych (tzw. whitelisty).

**UWAGA

Dostęp do zmiany ustawień w panelu administracyjnym posiadają jedynie Administrator korporacji oraz Manager korporacji. Rola Księgowość posiada jedynie opcję wglądu w ustawienia.

W razie trudności ze znalezieniem właściwego adresu e-mail pomocne mogą być poniższe linki:

Comarch Optima: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2021_5/index.php/dokumentacja/automat-wysylki-faktur/

Saldeo: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/360016633197--Dodawanie-dokument%C3%B3w-do-SaldeoSMART-e-mailem-jak-to-dzia%C5%82a

Infakt: https://pomoc.infakt.pl/hc/pl/articles/115001575070-W-jaki-spos%C3%B3b-mo%C5%BCna-przesy%C5%82a%C4%87-pliki

Insert:

https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/7664,portal-dokumentow-%E2%80%93-jak-skonfigurowac-wysylke-dokumentow-z-poziomu-poczty-elektronicznej.html?token=IjIwMjQvMTEvMDMsIDIzOjUxOjEyLS0-LCAi.9LzWLMEp1Y9cBoaFdLWv_I0xVaU#

Dowiedz się więcej o Sparados:

Czym jest Sparados?

Jak Sparados integruje się z KSeF?