Fallstudie Marketingagentur: virtuelle Karten für Kundenwerbebudgets und Budgetkontrolle in Echtzeit
In einer Digitalmarketing-Agentur wird jeden Tag Geld im Auftrag von Kunden ausgegeben: für Onlinewerbung, Website-Hosting und kostenpflichtige Marketing-Tools. Jede dieser Zahlungen muss ins Kundenbudget passen und durch eine Rechnung belegt sein, sonst gerät das Reporting schnell durcheinander.
Eine der führenden Digitalmarketing-Agenturen hat langsam ausgestellte Prepaid-Karten der Bank durch virtuelle Sparados-Karten und eine mobile App ersetzt. Mitarbeitende bezahlen Kampagnen und Tools für Kunden mit personalisierten Karten, und Manager sehen jede Ausgabe in Echtzeit. Diese Fallstudie zeigt, was die Agentur brauchte, wie die Lösung funktioniert und was sich verändert hat.
Fallstudie auf einen Blick
Kunde: Eine der führenden Digitalmarketing-Agenturen (Name nicht genannt)
Branche: Digitalmarketing
Herausforderung: Prepaid-Karten der Bank kamen erst nach langer Wartezeit, und ohne System zur Ausgabenkontrolle verlor man leicht den Überblick über Ausgaben und fehlende Rechnungen
Lösung: Schnell ausgegebene virtuelle Sparados-Karten, eine mobile App für Rechnungsfotos und Limitanfragen sowie ein Admin-Panel mit Echtzeitberichten
Ergebnis: Einfachere Kartenausgabe und -verwaltung, leichtere Budgetkontrolle und Kundenbeziehungen, weniger Verwaltungsaufwand und Karten mit dem Logo der Agentur
Über den Kunden: eine Digitalmarketing-Agentur
Unser Kunde ist eine der führenden Digitalmarketing-Agenturen. Ihre Teams betreuen Kampagnen und Onlineprojekte für viele Kunden gleichzeitig.
Mitarbeitende der Agentur haben häufig Geschäftsausgaben im Auftrag von Kunden: für Onlinewerbung, Website-Hosting und kostenpflichtige Marketing-Tools. Das erfordert eine präzise Budgetverwaltung und ein verlässliches Ausgaben-Reporting für jeden Kunden.
Die Herausforderung: langsame Prepaid-Karten und keine Ausgabenkontrolle
Vor Sparados nutzte die Agentur Prepaid-Karten einer Bank. Das brachte mehrere Probleme mit sich:
Langsame Kartenausgabe: Die Ausgabe von Prepaid-Karten über die Bank war aufwendig und mit langen Wartezeiten verbunden.
Kein System zur Ausgabenkontrolle: Man vergaß leicht, wofür Geld ausgegeben worden war.
Fehlende Rechnungen: Eine fehlende Rechnung konnte zu unbezahlten Rechnungen und zusätzlichen Mahngebühren führen.
Gefährdete Kundenbudgets: Ohne genaue Erfassung war es schwieriger, die Ausgaben für jeden Kunden zu planen und zu berichten.
Die Agentur brauchte eine Lösung, mit der sie Karten schnell ausgeben und jede Zahlung unter Kontrolle halten kann.
Die Lösung: virtuelle Karten und eine mobile App für das ganze Team
Die Agentur führte Sparados ein, das eine schnelle Ausgabe virtueller Karten an Mitarbeitende ermöglicht. Mit der Sparados-Plattform und der mobilen App verwaltet die Agentur Geschäftsausgaben und steuert ihr Budget an einem Ort.
So funktioniert es
Die Agentur gibt Mitarbeitenden schnell virtuelle Karten aus, ohne auf die Bank zu warten.
Mitarbeitende bezahlen Mediaeinkauf, Onlinewerbung und Marketing-Tools mit ihrer personalisierten Sparados-Karte. Lesen Sie, wofür man mit der Firmenkarte bezahlen kann.
Nach dem Kauf fotografieren sie die Rechnung und laden sie in die App hoch.
Braucht eine Kampagne mehr Budget, beantragen Mitarbeitende jederzeit in der App eine Limiterhöhung.
Manager verfolgen die Ausgaben in Echtzeit im Admin-Panel und entscheiden auf Basis detaillierter Berichte.
Ausgabenkontrolle
In der Sparados-Kundenkonsole legen Manager Limits und Regeln für jede Karte fest, überwachen Ausgaben in Echtzeit und planen das Marketingbudget. Die automatisierte Ausgabenabrechnung spart Zeit, die früher für Verwaltungsaufgaben nötig war.
Die Ergebnisse: schnellere Einkäufe und bessere Budgetkontrolle
Dank der mobilen Sparados-App können die Mitarbeitenden der Agentur nun schnell und bequem Medien und Onlinewerbung einkaufen, Rechnungen mit dem Smartphone fotografieren und in die App hochladen. Manager überwachen Ausgaben in Echtzeit, legen Limits und Regeln fest und planen das Marketingbudget effektiv.
Zu den Vorteilen zählt die Agentur:
Einfachere Kartenverwaltung: Ausgabe und Verwaltung von Prepaid-Karten für Mitarbeitende laufen jetzt reibungslos.
Leichteres Budget- und Kundenmanagement: Ausgaben lassen sich einfacher steuern und an Kunden berichten.
Weniger Verwaltungsaufwand: Zeit, die früher in Verwaltung floss, wird eingespart.
Gebrandete Karten: Karten lassen sich mit dem Firmenlogo personalisieren, was das Markenimage stärkt und die Zusammenarbeit mit Partnern erleichtert.
Vorher und nachher mit Sparados
Bereich | Vor Sparados | Mit Sparados |
Karte erhalten | Prepaid-Karten der Bank, lange Wartezeiten | Virtuelle Karten schnell ausgegeben |
Zahlungen für Kundenkampagnen | Schwer nachzuvollziehen, wofür Geld ausgegeben wurde | Jede Zahlung auf einer eigenen Karte erfasst |
Rechnungen | Fehlende Rechnungen, unbezahlte Rechnungen und Mahngebühren | Rechnungsfoto nach dem Kauf in der App |
Budgetänderungen | Keine schnelle Möglichkeit, Mittel aufzustocken | Limiterhöhung jederzeit in der App beantragt |
Transparenz für Manager | Kein System zur Ausgabenkontrolle | Echtzeitblick und detaillierte Berichte im Admin-Panel |
Kartendesign | Standard-Bankkarten | Karten mit dem Logo der Agentur |
Warum Marketingagenturen Sparados wählen
Die Erfahrungen dieser Agentur zeigen, was Sparados Teams bietet, die Geld im Auftrag von Kunden ausgeben:
Eine Karte pro Zweck: eigene Karten für Kampagnen, Tools und Abonnements trennen die Kundenbudgets.
Kontrolle ohne Papierkram: Rechnungen landen direkt in der App, und Transaktionen sind im Rahmen des Ausgabenmanagements in Echtzeit sichtbar.
Schnellere Abrechnung: Belege und Berichte an einem Ort. Sehen Sie, wie Abrechnung und Rechnungsstellung in Sparados funktionieren.
Sichere Daten: Transaktionsdaten werden in einer Plattform verwaltet, die auf Datenschutz und Sicherheit ausgelegt ist.
FAQ: Ausgabenmanagement in einer Marketingagentur
Wie nutzt die Agentur Sparados?
Die Agentur gibt Mitarbeitenden virtuelle Sparados-Karten, mit denen sie Onlinewerbung, Mediaeinkauf, Website-Hosting und kostenpflichtige Marketing-Tools im Auftrag von Kunden bezahlen.
Welches Problem hat Sparados gelöst?
Prepaid-Karten der Bank kamen erst nach langer Wartezeit, und ohne System zur Ausgabenkontrolle verlor man leicht den Überblick über Ausgaben und Rechnungen, was zu unbezahlten Rechnungen und Mahngebühren führen konnte.
Wie reichen Mitarbeitende Rechnungen ein?
Sie fotografieren die Rechnung mit dem Smartphone und laden sie direkt nach dem Kauf in die Sparados-App hoch.
Können Mitarbeitende während einer Kampagne mehr Budget bekommen?
Ja. Mitarbeitende können jederzeit in der App eine Erhöhung ihres Kartenlimits beantragen.
Wie kontrollieren Manager die Ausgaben?
Manager verfolgen die Ausgaben in Echtzeit im Admin-Panel, legen Limits und Regeln für jede Karte fest und nutzen detaillierte Berichte für die Planung des Marketingbudgets.
Können die Karten das Branding der Agentur tragen?
Ja. Karten lassen sich mit dem Firmenlogo personalisieren, was das Markenimage stärkt und die Zusammenarbeit mit Partnern erleichtert.
Halten Sie jedes Kundenbudget unter Kontrolle
Die Geschichte dieser Agentur zeigt, dass Ausgaben im Auftrag von Kunden nicht bedeuten müssen, Rechnungen hinterherzulaufen. Virtuelle Karten, eine mobile App und Echtzeitberichte geben Mitarbeitenden Tempo und Managern Kontrolle.
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