Ваш сотрудник ворует у компании? Узнайте, как это предотвратить.
Тема хищений со стороны сотрудников в компаниях становится всё более распространённой. За годы работы в финтех-индустрии мне доводилось общаться с клиентами о различных случаях злоупотреблений. И речь шла не только о небольших суммах — бывали случаи, когда сам генеральный директор компании снимал деньги со счёта компании. Такие ситуации, конечно, приводят к увольнению сотрудника, а иногда даже к судебному разбирательству, но прежде чем это произойдёт, компания несёт значительные убытки.
О проверке лиц, имеющих доступ к счетам компании, можно было бы написать отдельную статью, но сегодня я сосредоточусь на том, как на практике обезопасить компанию — как на уровне руководства, так и на уровне рядовых сотрудников, которые занимаются повседневными деловыми расходами.
Содержание:
Как проверить руководящий персонал?
В компании Financora мы внедрили политику, требующую дополнительной проверки ключевых должностей (генерального директора, финансового директора, технического директора, членов совета директоров). Цель — гарантировать отсутствие финансовых проблем, которые могли бы вынудить их искать финансирование в компании.
Итак, мы проверяем, соответствует ли кандидат:
не имеет задолженности по налогам – проверка в Реестре публично-правовых долгов (РНП),
нет задолженности по алиментам или судебных разбирательств – для этого и существует Национальный реестр долгов (КРЗ),
не числится в частных реестрах должников – например, в Бюро экономической информации (BIG, KRD), где выдаются займы до зарплаты и другие займы.
Почему это важно? Потому что человек, испытывающий финансовые трудности и видящий большие суммы на счёте своей компании, часто мыслит неразумно. Он знает, что рискует быть обнаруженным, но в отчаянии всё равно может попытаться. У нас были подобные случаи в прошлом, поэтому теперь это обязательный шаг при найме кандидатов на руководящие должности.
Как защитить расходы на оперативный персонал?
А как быть сотрудникам низшего звена, которые не имеют доступа к основному счёту, но всё равно совершают деловые расходы? Здесь также важно защитить себя, поскольку мошенничество может произойти даже с небольшими суммами. Следующие решения помогут предотвратить мошенничество и проверить, ворует ли сотрудник деньги у компании.
Покупки за собственные средства с последующим возвратом
Самый простой способ — сотрудник оплачивает покупки из своего кармана, а компания возмещает ему эти расходы из зарплаты.
Плюсы: практически нет мошенничества, так как все чеки легко проверяются, а если кто-то покупает что-то «для себя», мы просто вычитаем эту сумму при возврате товара.
Минусы: НДС теряется, а возвращённая сумма облагается налогом как доход работника. Кроме того, его сложно применять к более крупным расходам.
Корпоративные карты от банка
Другой вариант — выдать сотруднику персональную карточку обслуживания с лимитом квоты.
Преимущества: удобство — вам не придется вносить собственные деньги и ждать возврата денег.
Минусы: Если такая карта привязана к основному счёту компании, риск огромен. Стоит кому-то из финансового отдела увеличить лимит, и сотрудник сразу же сможет совершать покупки не для компании. Обычно это проверяется «постфактум», то есть только в конце месяца, а к тому времени уже слишком поздно. Поэтому безопаснее открыть отдельный счёт только для карт сотрудников.
Специализированные финансовые системы (например, Sparados)
Современные решения, такие как Sparados, обеспечивают гораздо больший контроль, чем стандартные банковские карты. Здесь вы можете не только установить лимит на сумму трат, но и ограничить сеть приёма:
Менеджеры проектов – карты действуют только в магазинах электроники, ресторанах и транспортных средствах.
Администраторы – карты работают только для онлайн-оплаты подписок.
Если кто-то попытается заплатить где-то ещё, транзакция будет немедленно отклонена. И даже если это личные расходы, соответствующие категории (например, покупка сигарет для себя во время командировки), системный администратор может быстро проверить их, просмотреть приложенный документ и, при необходимости, немедленно заблокировать карту.
Обнаружение аномалий в транзакциях
Такие системы также позволяют автоматически обнаруживать подозрительные операции:
оплата в необычное время,
необычное количество,
сделка с продавцом, с которым компания ранее никогда не сотрудничала.
Например, если кто-то внезапно попытается расплатиться в магазине алкогольных напитков, а компания никогда не совершала подобных покупок, система мгновенно обнаружит это и сообщит об этом. Это позволяет нам быстрее отреагировать, не допуская роста потерь.
Что делать, если сотрудник ворует у компании?
Кража в компании — это то, с чем никто не хочет столкнуться. Регулярный мониторинг и прозрачные политики всегда являются лучшим подходом, но, к счастью, уже существуют инструменты, значительно снижающие риск. Проверка ключевых лиц на предмет задолженности, отдельные счета для карт сотрудников и системы, такие как Sparados, блокирующие нежелательные транзакции и выявляющие отклонения , — всё это позволяет компании быть на шаг впереди потенциальных мошенников.
Интересует эта тема? Свяжитесь с нами и узнайте, как система Sparados поможет вам взять под полный контроль финансы вашей компании и эффективно предотвратить хищения со стороны сотрудников.