Panel administracyjny Sparados dla startupów
Updated: Apr 20
Co powinieneś zrobić:
Dzień 1
Pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać, jest ustalenie głównego limitu konta – bez tego nie będzie możliwe przypisanie żadnej karty. Podczas pierwszego logowania zobaczysz powiadomienie z prośbą o ustawienie tego limitu. Główny limit konta określa maksymalną kwotę wydatków, jaką można przypisać do każdej nowej karty w systemie. Limit ten obowiązuje na rachunku głównym i jest wspólny dla wszystkich administratorów.
Limit grupowy
– jest to maksymalna kwota na którą będziesz mógł wystawiać karty, jest to wyłącznie ograniczenie dla administratorów portalu, w Twoim przypadku 1-2 osób. Ustaw ją na kwotę równą rocznych wydatków służbowych, które teraz ponosisz. Możesz zmienić ją w każdej chwili. Jeżeli jesteś małą firmą Limit Kart nie będzie ci potrzebny. Oznacza on maksymalną ilość kart które będą mogły być przypisane przez administracje, możesz spokojnie pominąć to pole.
Po tym kroku możesz już zacząć wydawać karty płatnicze.
Przykład: Sparados
Jak najlepiej ustawić limity grupowe w startup?
Jako startup, Sparados ma tylko jedną osobę odpowiedzialną za płatności i zakupy w firmie – Finance Officer. Podczas pierwszego logowania ustawiła ona limit grupowy w wysokości 100 000 PLN, pozostawiając pole dotyczące liczby kart puste (bez ograniczeń). Ograniczenie to dotyczy wyłącznie tego administratora, ponieważ nikt inny w firmie nie ma uprawnień do wydawania kart.
Finance Manager może teraz przypisywać dowolną liczbę kart w ramach przyznanego limitu 100 000 PLN.
Jak najlepiej ograniczyć kartę pracownikowi w startup?
Chce przypisać kartę jednemu z pracowników działu marketingu. Wprowadza jego dane: imię, adres e-mail oraz numer telefonu, a następnie ustala limity – 8 000 PLN limit całkowity oraz 800 PLN miesięcznie. Dodatkowo ogranicza kategorię wydatków wyłącznie do płatności za subskrypcje Facebook (Meta) i LinkedIn, ponieważ karta będzie służyć do opłacania kampanii marketingowych. W etykietach dodaje słowo kluczowe „marketing” i wysyła kartę.
Pracownik, któremu została przypisana karta, nie ma dostępu do panelu administracyjnego. Po kilku sekundach otrzymuje wiadomość e-mail o nowo przyznanej karcie, którą może odebrać w aplikacji mobilnej. Od tego momentu może już dokonywać płatności za subskrypcje. Każda transakcja wykonana tą kartą zostanie oznaczona etykietą „marketing”, co ułatwia późniejsze rozróżnianie wydatków w raporcie transakcji.
Sparados modernizuje cały proces wysyłki faktur do księgowości. System po dodaniu faktury oraz opisu do transakcji automatycznie wysyła mailowo pliki na adres działu księgowości. Dzięki temu cały proces rozliczania jest szybki, wygodny i eliminuje konieczność ręcznego przesyłania dokumentów.
Jak przypisać kartę?
Po wejściu na zakładkę strona główna lub karty kliknij przycisk PRZYPISZ KARTĘ, zobaczysz formularz, który pozwoli Ci na wygenerowanie karty w ciągu kliku sekund.
W sekcji DANE POSIADACZA KARTY wpisz dane pracownika, któremu chcesz wydać kartę. Do odbioru karty potrzebny jest unikalny numer telefonu oraz adres email. Pozwolą one na bezpieczne dostarczenie. karty wirtualnej do pracownika.
Wybierz konto oraz ustaw limity kartowe
(Jeśli na rachunku brakuje środków, płatność nie zostanie zrealizowana – terminal najpierw sprawdza limit karty, a potem stan konta; transakcja zostanie zaakceptowana tylko wtedy, gdy obie te wartości są wyższe od kwoty płatności)
– w zakładce DODATKOWE LIMITY możesz ustawić limity czasowe (dzienny, tygodniowy, miesięczny), tutaj możesz ograniczyć wypłacanie pieniędzy z bankomatu lub płatności online.
Wybierz wzór karty i nadaj jej nazwę, te dane będą widoczne dla pracownika w aplikacji mobilnej/webowej oraz w portfelu apple/google.
Zakładka ETYKIETY służy najczęściej do dzielenia kart Twoich pracowników na departamenty, jednak w przypadku wydawania tylko kilku kart, nie jest to wymagane.
Sekcja KATEGORIE WYDATKÓW służy do ograniczania miejsc, gdzie przypisana karta może działać – na przykład tylko w supermarketach. Ta funkcjonalność jest potrzebna gdy chcesz ograniczyć wydatki tylko na jedzenie lub transport.
Po potwierdzeniu wszystkich danych kliknij przycisk ZAPISZ
Gratulacje!! Twoja karta jest gotowa do odebrania przez pracownika na jego adresie email. Życzymy przyjemnego użytkowania!
Jak odebrać kartę Sparados?
Jako administrator również możesz przypisać sobie kartę płatniczą. Pamiętaj tylko, że konto w aplikacji do odbioru karty jest oddzielnym kontem. Musisz przejść proces rejestracji przy odbieraniu pierwszej karty.
Kartę po przypisaniu możesz łatwo dodać do swojego portfela Apple lub Google. Wystarczy, że naciśniesz odpowiedni przycisk.
Jak zasilić konto Sparados?
Kolejną bardzo istotną rzeczą będzie zasilenie Twojego konta. Skoro posiadasz już kartę - potrzebujesz środków do wydania. Aby zasilić konto wystarczy jeden przelew.
Dowiedz się dokładnie jak to zrobić: Jak zasilić rachunek/kartę w Sparados?
Dzień 5
Jeżeli korzystasz ze Sparados już prawie tydzień jest to idealny moment byś zaczął upraszczać i przyspieszać procesy w Twojej firmie.
Jak Twoi pracownicy powinni opisywać i dodawać paragony/faktury do transakcji?
Bardzo przydatną funkcjonalnością okazuje się dodawanie paragonów do transakcji w aplikacji Sparados. Zdjęcia faktur są automatycznie przycinane oraz formatowane do PDF z zastosowaniem OCR. Proces, który niegdyś musiał przejść przez księgową i zostać fizycznie zaakceptowany trwa teraz zaledwie kilkanaście sekund.
Dowiedz się dokładnie jak to zrobić: Jak szybko dodać fakturę do transakcji?
Jak zrobić pierwszy przelew z rachunku w Sparados?
Możesz zrealizować cztery typy przelewów przez Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL oraz SEPA. Wybierz konto, z którego chcesz zrobić przelew, wpisz dane, wyślij środki. To mniej niż trzy minuty!
Dowiedz się więcej: Jak wysłać przelew przez Sparados?
Jak zapisać odbiorcę w systemie?
Jeśli za pomocą naszego systemu planujesz wykonywać regularne przelewy, warto skorzystać z funkcji zapisywania odbiorców. Dzięki niej szybciej i wygodniej zrealizujesz przelewy do tych samych osób lub firm, zwłaszcza gdy wykonujesz je kilka razy w miesiącu. Dane zapisanego odbiorcy automatycznie pojawią się podczas kolejnych przelewów.
Jak wygenerować potwierdzenie transakcji?
Jeżeli wykonałeś już parę transakcji i potrzebujesz potwierdzenia - wygeneruj je zaledwie jednym przyciskiem.
Dzień 30
Koniec miesiąca - przyszedł czas rozliczeń. Ze Sparados jest to dużo prostsze i szybsze.
Jak wygenerować wyciąg z konta?
W Sparados możesz wygenerować wyciąg z całego konta z wybranego okresu. Określ przedział czasowy i naciśnij generuj. Wyciąg znajdziesz w zakładce konta -> wyciągi. Jak wygenerować wyciąg z konta?
Jak stworzyć raport transakcji?
Jeżeli szukasz raportu z transakcji zawierającego wszystkie faktury i paragony, wygeneruj raport transakcji. Możesz to zrobić w zakładce Historia transakcji lub na stronie szczegółów karty. Wygenerowane raporty znajdziesz w zakładce Reports.
Jak przesyłać faktury automatycznie?
Sparados wykorzystuje zintegrowaną funkcję automatycznego przesyłania faktur. Każda faktura przypisana do transakcji w
systemie jest natychmiast przekazywana do księgowości, gdzie może zostać zaksięgowana bez dodatkowych działań ze strony pracowników. Wystarczy dodać fakturę by automatycznie została ona wysłana na adres mailowy księgowości. Dowiedz się więcej jak to zrobić: Jak zintegrować Sparados ze swoim systemem księgowym?
Dowiedz się więcej: