Wie erstellt man eine neue Gruppe?

Dieses Tutorial führt Sie durch den Prozess der Erstellung einer neuen Gruppe. Gruppen ermöglichen die effiziente Verwaltung von Mitgliedern, die Zuweisung von Kartenlimits und die Zuweisung von Geldbeträgen zu bestimmten Konten oder Untergruppen.

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie im Reiter „Gruppen“ auf „Gruppe hinzufügen“.

VERWALTUNG → GRUPPEN → GRUPPE HINZUFÜGEN

Sie werden zu einem neuen Reiter weitergeleitet, in dem Sie den Namen der Gruppe sowie ihre Position in der Gruppenhierarchie festlegen müssen.

Was ermöglicht die Erstellung einer neuen Gruppe?

Als Unternehmensadministrator – nur Sie haben diese Berechtigung – können Sie Gruppen und Untergruppen erstellen, Mitarbeitende jeder Gruppe zuweisen und folgende Einstellungen vornehmen:

• Kartenlimit pro Gruppe: Legt die maximale Anzahl an Karten fest, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne in dieser Gruppe ausgegeben werden dürfen.

• Maximales Kartenbetragslimit: Begrenzt den Höchstbetrag, auf den eine Karte für diese Gruppe ausgestellt werden darf.

• Kontosichtbarkeitszugriff: Ermöglicht die Zuweisung von Konten zu Gruppen, sodass Administratoren Zugriff auf diese Konten erhalten.

  
  

Beispiel:

Das Unternehmen „Verestro“ beschäftigt 110 Mitarbeitende, von denen 33 Firmenkarten für Einkäufe verwenden. Das Unternehmen verfügt über drei Zahlungskonten:

• Ein EUR-Konto – für Auslandszahlungen.

• Zwei PLN-Konten: eines für administrative Ausgaben, das andere für Ausgaben im Bereich Vertrieb und Geschäftsreisen.

  
  

Benutzergruppen und deren Limits:

Vertrieb (20 Personen):

• Verwendung der Karten für Geschäftsreisen und Zahlungen im Kundenauftrag.

• Zugriff auf die EUR- und PLN-Konten.

• Limit: 60.000 PLN und 10.000 EUR.

Inland (8 Personen):

• Limit: 10.000 PLN, kein Zugriff auf das EUR-Konto.

Ausland (12 Personen):

• Limit: 3.000 EUR, kein Zugriff auf das PLN-Konto.

Projektmanager (10 Personen):

• Geschäftsreisen.

HR (5 Personen):

• Einkäufe zur Ausstattung der Büros.

Scrum Master (6 Personen):

• Einkäufe für interne Teambedürfnisse, Organisation von Events etc.

Administratoren (2 Personen):

• Abonnements für Cloud-Dienste, IT-Infrastruktur.

C-Level-Management:

Zugriff auf das Administrationspanel erhielten:

• C-Level-Management,

Leitende Angestellte:

• HOS (Head of Sales),

• HOPM (Head of Project Management),

• HOHR (Head of HR),

• HOSM (Head of Scrum Masters),

• HOA (Head of Administrators),

• Zwei Senior Sales,

• Buchhaltungsabteilung.

Wie läuft der Genehmigungsprozess für Gruppenkartenlimits ab?

Beschreibung des Ablaufs der Genehmigung von Gruppenkartenlimits:

Die Vertriebsgruppe besteht aus zwei Untergruppen: Inlandsvertrieb und Auslandsvertrieb. Der Zugang zur Hauptgruppe liegt beim HOS (Head of Sales), während in den Untergruppen zwei Senior-Vertriebsmitarbeiter Zugriff haben.

Wenn ein Mitarbeiter aus der Gruppe Inlandsvertrieb eine Karte mit einem höheren Limit als in seiner Gruppe verfügbar beantragen möchte (z. B. 10.000 PLN) und einen Betrag von 15.000 PLN anfragt, wird diese Anfrage automatisch an die Administratoren der übergeordneten Gruppe weitergeleitet, die über ein höheres Limit verfügt. In diesem Fall erhält der HOS eine E-Mail mit Informationen zur Anfrage und sieht eine entsprechende Benachrichtigung im Administrationspanel, wo er die Entscheidung treffen kann, den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Karteninhaber (Mitarbeitende) können über die mobile oder Webanwendung eine Erhöhung ihres Kartenlimits anfordern. In diesem Fall wird die Anfrage an die entsprechende Gruppe weitergeleitet, die über ein ausreichendes Limit verfügt.

In diesem Fall genehmigt der Head of Sales – John Doe – alle Karten mit einem Limit über 10.000 PLN oder 3.000 EUR (je nach Untergruppe), bis zu einem Gesamtlimit von 60.000 PLN bzw. 10.000 EUR (dem Limit der Gruppe „Sales“). Sollte das angeforderte Limit diesen Betrag weiterhin überschreiten, muss die Karte vom C-Level-Management (Gruppe „C-Level Management“) genehmigt werden.

Um ein Gruppenlimit festzulegen, klicken Sie bitte der Reihe nach auf:

VERWALTUNG -> GRUPPEN -> Wähle eine Gruppe -> LIMIT FESTLEGEN -> Konto auswählen -> Limit und Kartenanzahl eingeben.

Es ist auch möglich, ein periodisches Limit festzulegen. Dadurch kann die maximale Anzahl der Karten bestimmt werden, die in diesem Zeitraum ausgegeben werden dürfen.

Ohne die Registerkarte „Gruppen“ zu verlassen, können Sie eine Untergruppe sowie einen neuen Mitarbeiter zu einer bereits bestehenden Gruppe hinzufügen.