Jak Kodoro oszczędziło 15% czasu księgowości i zredukowało nierozliczone wydatki do zera dzięki Sparados

Kodoro to dynamicznie rozwijająca się firma działająca w sektorze nieruchomości, specjalizująca się w kompleksowym zarządzaniu najmem i przystosowywaniu powierzchni biurowych. Ich model biznesowy opiera się na wynajmie powierzchni pod cele biurowe oraz stałej współpracy z rozbudowaną siecią podwykonawców, którzy realizują prace remontowe, wykończeniowe oraz bieżące utrzymanie nieruchomości.

Głównym celem Kodoro było usprawnienie i zautomatyzowanie procesu zarządzania rozliczeniami z podwykonawcami, co wymagało eliminacji kłopotliwych zaliczek i problemów z rozliczaniem wydatków. Dzięki wdrożeniu systemu Sparados, firma osiągnęła ten cel, notując znaczący wzrost efektywności pracy, oszczędność czasu księgowości i niemal całkowite wyeliminowanie zaległości w rozliczeniach.

Wyzwanie? Zagubione faktury i czasochłonne rozliczenia

W obliczu intensywnej działalności związanej z zarządzaniem licznymi projektami i nieruchomościami, Kodoro borykało się z klasycznymi, ale niezwykle frustrującymi problemami w zarządzaniu wydatkami operacyjnymi i relacjami z podwykonawcami:

• Chaos w dokumentacji: Pracownicy i podwykonawcy często gubili papierowe faktury i paragony, co prowadziło do opóźnień, błędów i konieczności ponownego kontaktu ze sprzedawcami.

• Czasochłonny proces rozliczeń: Proces rozliczania każdej zaliczki lub wydatku z prywatnych środków był ręczny, długotrwały i angażował cenny czas zarówno podwykonawców, jak i działu księgowości. To generowało frustrację i spowalniało przepływy finansowe.

Problemy te nie tylko obciążały dział księgowości, ale także negatywnie wpływały na relacje z podwykonawcami, którzy musieli angażować swoje pieniądze i poświęcać czas na żmudne zbieranie „papierków”.

„Zawsze jakiś paragon zaginął, a płacenie z własnych pieniędzy i czekanie na zwrot było największą bolączką. To generowało niepotrzebne napięcia i zabierało cenny czas.” podkreśla jeden z podwykonawców.

Rozwiązanie: Wirtualne karty i cyfrowa kontrola wydatków Sparados

Kodoro, poszukując rozwiązania, które zrewolucjonizuje zarządzanie wydatkami zdecydowało się na wdrożenie platformy Sparados. Rozwiązanie to pozwoliło firmie na pełną kontrolę nad budżetami projektów i wydatkami operacyjnymi.

Kluczowe elementy wdrożenia Sparados:

• Cyfryzacja rozliczeń w czasie rzeczywistym: Po dokonaniu zakupu (online lub offline np. w sklepie budowlanym), podwykonawca natychmiast dodaje dokument (skan lub zdjęcie faktury/paragonu) do transakcji w aplikacji Sparados.

• Natychmiastowa widoczność wydatków: Wszystkie transakcje i przypisane do nich dokumenty są widoczne w panelu kontrolnym księgowości w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu podwykonawcy przestali płacić swoimi pieniędzmi, a dział księgowości uzyskał natychmiastowy wgląd w wydatki, eliminując ryzyko zagubienia dokumentów. Rozwiązanie Sparados było optymalne, ponieważ oferowało automatyzację rozliczeń i natychmiastowej dokumentacji.

Wyniki: Jak automatyzacja rozliczeń wpłynęła na efektywność Kodoro

Wdrożenie systemu Sparados przyniosło Kodoro niemal natychmiastowe i mierzalne rezultaty, udowadniając, że cyfryzacja procesów finansowych jest kluczem do efektywności w branży nieruchomości.

• Oszczędność czasu księgowości: Oszczędność czasu na poziomie ok. 15%

  Dzięki automatycznemu przypisywaniu dokumentów do transakcji i natychmiastowej widoczności, dział księgowości Kodoro zaoszczędził około 15% swojego czasu, który wcześniej poświęcał na ręczne weryfikacje, poszukiwanie brakujących faktur i rozliczanie zaliczek.

• Redukcja nierozliczonych transakcji: Spadek praktycznie do zera

  Wprowadzenie natychmiastowego dodawania dokumentów sprawiło, że w panelu kontrolnym Kodoro nierozliczone transakcje spadły praktycznie do zera. Podwykonawca nie musi zbierać "papierków", a księgowość ma pewność, że wszystkie dokumenty są na swoim miejscu.

• Poprawa relacji z podwykonawcami

  Podwykonawcy i zleceniobiorcy z entuzjazmem przyjęli nowe rozwiązanie. Nie muszą już płacić własnymi środkami ani martwić się o zbieranie papierowych dokumentów, co czyni współpracę ze strony Kodoro bardziej atrakcyjną i bezproblemową.

„Sparados to dla nas rozwiązanie typu win-win. Skończyły się czasy uciążliwych rozliczeń i błędów w fakturach. Podwykonawcy płacą kartami firmowymi, a my mamy komplet dokumentów od razu. Księgowość odetchnęła, a my zaoszczędziliśmy około 15% czasu na żmudnych, ręcznych procesach. To był strzał w dziesiątkę.”  Katarzyna Drzyzga, właścicielka i prezes zarządu Kodoro

Historia Kodoro pokazuje, że rezygnacja z ręcznych i przestarzałych metod rozliczania wydatków może mieć diametralny wpływ na efektywność firmy, szczególnie tej intensywnie współpracującej z podwykonawcami. Sparados udowodnił, że jest kluczowym partnerem, dostarczającym narzędzia do cyfrowej, transparentnej i automatyzacji rozliczeń.