Case study HUNTERS: wydatki w terenie bez zaliczek i faktur proforma
Zaktualizowano: 2 dni temu
W firmie ochroniarskiej zespoły terenowe muszą działać szybko, podobnie jak pieniądze potrzebne im na zleceniach. W HUNTERS zaliczki, faktury proforma i papierowe rozliczenia spowalniały zarówno pracę w terenie, jak i księgowość.
Przechodząc na wirtualne karty pracownicze Sparados z automatycznym przesyłaniem dokumentów, HUNTERS dało zespołom natychmiastowy dostęp do środków i wyeliminowało ręczną obsługę faktur. To case study pokazuje, czego firma potrzebowała, jak działa rozwiązanie i co się zmieniło.
Case study w skrócie
Klient: HUNTERS, firma ochroniarska, której pracownicy realizują zlecenia w całej Polsce
Branża: Usługi ochrony
Wyzwanie: Zaliczki, faktury proforma, płatności z własnej kieszeni i ręczne zbieranie paragonów spowalniały pracę w terenie i księgowość
Rozwiązanie: Wirtualne karty pracownicze Sparados z zasilaniem w kilka sekund, automatycznym przesyłaniem faktur i paragonów do księgowości oraz Apple Pay i Google Pay
Efekt: Natychmiastowy dostęp do środków w terenie, pełna kontrola nad wydatkami i faktury, których nie trzeba już przesyłać ręcznie
O kliencie: HUNTERS
HUNTERS to firma ochroniarska. Jej pracownicy podróżują po całej Polsce i realizują zlecenia w wielu różnych lokalizacjach.
Codzienna praca w terenie to przede wszystkim bezpieczeństwo klientów, ale też wydatki, które trzeba opłacić na miejscu i szybko rozliczyć, niezależnie od tego, gdzie jest zespół.
Wyzwanie: zaliczki i papierowe rozliczenia
Tradycyjne metody rozliczeń były czasochłonne zarówno dla zespołów terenowych, jak i dla działu księgowości:
Zaliczki: pieniądze trzeba było wypłacać pracownikom przed zleceniami.
Faktury proforma: zakupy wymagały dodatkowych dokumentów przed płatnością, co opóźniało działania.
Płatności z własnej kieszeni: pracownicy sami płacili za wydatki i czekali na zwrot.
Ręczne paragony: paragony i faktury zbierano ręcznie, co spowalniało zamykanie miesiąca.
Wszystkie te kroki spowalniały pracę w terenie i obciążały zarówno pracowników, jak i księgowość.
Rozwiązanie: wirtualne karty pracownicze z automatycznym obiegiem dokumentów
HUNTERS wdrożyło wirtualne karty pracownicze Sparados. Środki są przydzielane w kilka sekund, więc nie ma potrzeby wypłacania zaliczek ani zamawiania faktur proforma.
Jak to działa
Administrator w kilka sekund zasila wirtualną kartę pracownika.
Pracownik dodaje kartę do Apple Pay lub Google Pay i płaci telefonem, zawsze i wszędzie, bez karty fizycznej.
Paragony i faktury trafiają na dedykowany adres e-mail przypisany do użytkownika.
Po włączeniu automatycznej wysyłki dokumenty są przekazywane do systemu księgowego.
Księgowość zamyka miesiąc bez zbierania i przekazywania papierowych dokumentów.
Kontrola wydatków
Panel administracyjny Sparados pozwala HUNTERS monitorować transakcje, ustawiać limity i w razie potrzeby blokować karty. W panelu klienta administratorzy widzą pełną historię transakcji i to, czy dołączono dokumenty.
Efekty: szybsza praca w terenie i zautomatyzowana księgowość
Zmiana od razu przyniosła efekty zarówno zespołom terenowym, jak i biuru:
Natychmiastowy dostęp do środków: pracownicy dostają pieniądze w czasie rzeczywistym, co przyspiesza realizację zleceń w terenie.
Pełna kontrola nad wydatkami: panel administracyjny pozwala monitorować transakcje, ustawiać limity i blokować karty.
Zautomatyzowane dokumenty księgowe: faktury i paragony trafiają automatycznie do systemów księgowych, co skraca czas zamknięcia miesiąca.
Bezpieczne i wygodne płatności: pracownicy korzystają z kart wirtualnych w telefonie, bez karty fizycznej.
„Dzięki Sparados nasze operacje terenowe stały się płynniejsze i szybsze. Automatyczna wysyłka dokumentów do księgowości to ogromne ułatwienie. Już nie musimy ręcznie przesyłać faktur. To realna oszczędność czasu dla całego zespołu.” – Michał Nowak, dyrektor w Hunters Sp. z o.o.
Przed i po wdrożeniu Sparados
Obszar | Przed Sparados | Ze Sparados |
Pieniądze na zlecenia | Zaliczki wypłacane z wyprzedzeniem | Środki na karcie wirtualnej w kilka sekund |
Zakupy | Faktury proforma przed płatnością | Bezpośrednia płatność kartą bez proformy |
Prywatne pieniądze pracowników | Płacili z własnej kieszeni i czekali na zwrot | Bez prywatnych pieniędzy |
Płatności w terenie | Gotówka lub karty fizyczne | Płatności telefonem przez Apple Pay i Google Pay |
Faktury i paragony | Zbierane i przekazywane ręcznie | Wysyłane automatycznie do systemu księgowego |
Kontrola wydatków | Ograniczona, po fakcie | Monitoring, limity i blokowanie kart w panelu |
Zamknięcie miesiąca | Spowolnione przez papiery | Krótsze dzięki automatycznym dokumentom |
Dlaczego firmy ochroniarskie wybierają Sparados
Doświadczenia HUNTERS pokazują, co Sparados oferuje firmom ochroniarskim:
Koniec z fakturami proforma: płatności są realizowane bezpośrednio, bez dodatkowych formalności.
Szybsze i bardziej przejrzyste zakupy: inteligentne limity i kategorie wydatków utrzymują budżety pod kontrolą.
Bezpieczne i wygodne płatności: karty wirtualne można dodać do Apple Pay i Google Pay.
Mniej papierów: dokumenty trafiają do księgowości automatycznie dzięki integracjom z popularnymi systemami księgowymi. Zobacz, jak działa rozliczanie i fakturowanie.
FAQ: wydatki w terenie w HUNTERS
Jak HUNTERS korzysta ze Sparados?
HUNTERS przekazuje pracownikom terenowym wirtualne karty Sparados. Środki są przydzielane w kilka sekund, a faktury i paragony trafiają automatycznie do księgowości.
Czy HUNTERS nadal korzysta z zaliczek lub faktur proforma?
Nie. Środki trafiają bezpośrednio na wirtualne karty pracowników, co eliminuje potrzebę zaliczek i faktur proforma.
Jak pracownicy płacą bez karty fizycznej?
Dodają kartę wirtualną do Apple Pay lub Google Pay i płacą telefonem, zawsze i wszędzie.
Jak faktury i paragony trafiają do księgowości?
Dokumenty trafiają na dedykowany adres e-mail, a po włączeniu automatycznej wysyłki są przekazywane do systemu księgowego bez ręcznej pracy.
Jak HUNTERS kontroluje wydatki?
Panel administracyjny pozwala HUNTERS monitorować transakcje, ustawiać limity i w razie potrzeby blokować karty.
Czy Sparados sprawdzi się w innych firmach ochroniarskich?
Tak. Sparados pomaga firmom ochroniarskim wyeliminować faktury proforma, kontrolować wydatki za pomocą limitów i kategorii oraz umożliwić pracownikom płacenie kartami wirtualnymi w telefonie.
Daj zespołom terenowym natychmiastowy dostęp do środków
Historia HUNTERS pokazuje, że zespoły terenowe pracują szybciej, gdy mają pieniądze pod ręką, a księgowość dostaje dokumenty automatycznie. Karty wirtualne zastępują zaliczki, faktury proforma i ręczną papierologię.
Prowadzisz firmę ochroniarską lub usługi w terenie? Umów prezentację i zobacz, jak działa Sparados.
