Kaip išsirinkti tinkamą įmonės kortelių programą

Kaip spartus Jūsų įmonės augimas gali būti ir galimybė, ir iššūkis? Kaip įkūrėjas ar įmonės vadovas puikiai jaučiate spaudimą diegti naujoves ir augti. Tačiau kol Jūsų pardavimų komanda užbaigia sandorius, o inžinieriai kuria ateitį, ar neatrodo, kad finansinės operacijos lieka nuošalyje? Ar Jūsų finansų komanda neįklimps rankiniuose išlaidų raportuose ir begaliniuose suderinimuose, kaip paskirstyti darbuotojams mokėjimo korteles?

Realybė tokia, kad išlaidų nematomumas realiuoju laiku gali apsunkinti strateginių sprendimų priėmimą ir nukreipti vertingus išteklius kitur. Kaip tai išspręsti? Šiuolaikinė įmonių kortelių programa – tai ne tik patogumas, bet ir strateginė būtinybė. Šis sprendimas gali optimizuoti finansinius darbo procesus, automatizuoti išlaidų valdymą ir suteikti tokią išlaidų kontrolę, kurios reikia norint išlaikyti augimo tempą. Tačiau esant tiek daug pasirinkimų, kaip išsirinkti tinkamiausią savo įmonei? Pažvelkime į pagrindinius veiksnius.

Turinys:

1. Kas yra įmonės kortelių programa?

2. Kokie yra šiuolaikinės įmonės kortelių programos privalumai?

3. Kam galima naudoti įmonės kortelę?

4. Į ką atkreipti dėmesį renkantis kortelių programą?

5. Strateginė priemonė tvariam augimui

Kas yra įmonių kortelių programa?

Įmonių kortelių programa suteikia darbuotojams įmonės korteles darbo išlaidoms. Skirtingai nuo tradicinių verslo kortelių, kurias išduoda bankai, geriausios įmonių kortelių programos siūlo tvirtą funkcijų rinkinį, sukurtą augančioms įmonėms. Jos padeda užtikrinti nustatytų darbo išlaidų taisyklių laikymąsi, automatizuoti pasikartojančias išlaidų valdymo užduotis ir eliminuoti nereikalingą rankinį dokumentų tvarkymą.

Kokie yra šiuolaikinės įmonių kortelių programos privalumai?

Šiuolaikinė įmonių kortelių programa siūlo daugybę privalumų, kurie gali transformuoti Jūsų įmonės finansines operacijas.

1. Supaprastinkite išlaidų valdymą

Įsivaizduokite pasaulį, kuriame darbuotojams nereikia naudoti savo asmeninių lėšų darbo išlaidoms ir vėliau savaitėmis laukti kompensacijos. Įmonių kortelių programa panaikina šią problemą, suteikdama Jūsų komandai galimybę patikimai atlikti pirkimus naudojant įmonės lėšas.

Jūsų darbuotojams tai reiškia, kad rankinis duomenų suvedimas baigiasi. Tinkama programa gali automatiškai registruoti išlaidų detales naudodama dirbtinį intelektą, nustatyti kortelių limitus ir kategorijas, generuoti ataskaitas, integruotis su apskaitos sistema ir dar daugiau.

Jūsų finansų komandai ši automatizacija reiškia didžiulę laiko taupymo galimybę. Dėl automatinio taisyklių laikymosi užtikrinimo, išlaidų kategorizavimo ir kvitų suderinimo jie gali sutelkti dėmesį į strateginį darbą, kuris didina pelną, o ne į rankinį derinimą.

2. Pagerinkite išlaidų stebėjimą ir ataskaitų teikimą 

Pavargote nuo skaičiuoklių peržiūros ir nuolatinio perjunginėjimo tarp sistemų, kad sužinotumėte, kas, ką ir kada išleido? Gerai sukurta darbuotojų kortelių programa centralizuoja visus išlaidų duomenis vienoje platformoje, suteikdama įmonei realaus laiko matomumą.

Ieškokite programos, kuri siūlo pritaikytas ataskaitas pagal poreikį. Tai leis Jūsų finansų komandai greitai filtruoti ir analizuoti duomenis, kad būtų galima priimti pagrįstus sprendimus. Norite pamatyti, kaip Jūsų rinkodaros komanda tvarkosi su reklamos biudžetu? Norite rasti visas operacijas su konkrečiu programinės įrangos tiekėju? Patikimi ataskaitų teikimo įrankiai suteikia reikiamą detalumo lygį, neužkraudami nereikalingos informacijos.

3. Sekite išlaidas realiuoju laiku 

Geriausios programos leidžia išduoti korteles su pritaikomais išlaidų liminais ir įdiegtomis taisyklių kontrolėmis. Toks aktyvus požiūris užtikrina, kad išlaidų politika būtų taikoma jau pirkimo metu. Pažangios programos siūlo detalią kontrolę, pavyzdžiui, skirtingus limitus tam tikroms išlaidų kategorijoms, tiekėjams arba laikinus padidinimus konkrečiam projektui ar darbui už biuro ribų.

Išmanios platformos taip pat gali teikti realaus laiko operacijų įspėjimus, kurie signalizuoja apie įtartinas operacijas ar perteklines išlaidas, leidžiant vadovams tvarkyti situacijas pagal išimtis.

4. Taupykite laiką ir pinigus 

Naudodamos virtualių kortelių ir specializuotos išlaidų valdymo programos gali visiškai skaitmenizuoti ir automatizuoti išlaidų procesą. Darbuotojai gali atlikti mokėjimus akimirksniu, o paprastai nuskenavus arba pateikus dokumentus per programėlę, kvitai ir visa susijusi dokumentacija automatiškai siunčiami į apskaitos skyrių.

Šis sklandus, 100 % internetinis darbo procesas žymiai sutrumpina laiką, anksčiau švaistytą rankiniam duomenų įvedimui ir popierinės dokumentacijos tvarkymui. Galimybė beveik akimirksniu išduoti virtualias korteles ir automatiškai sekti kiekvieną operaciją panaikina nuobodų rankinį ataskaitų rengimą bei administracinę naštą, susijusią su dingusių kvitų paieška. Iš esmės ši technologija paverčia daug laiko reikalaujančią ir dažnai klaidoms jautrią užduotį efektyviu, supaprastintu procesu, leidžiančiu darbuotojams ir finansų komandoms sutelkti dėmesį į strategiškesnį darbą, skatinantį įmonės augimą.

5. Rinkitės inovacijas

Be operacinių privalumų, pažangiausios finansų technologijos įdiegimas išlaidų valdymui yra veiksminga priemonė stiprinti Jūsų įmonės įvaizdį kaip modernų ir novatorišką lyderį. Konkurencingoje aplinkoje pasikliauti rankiniais procesais ir popieriniais kvitais gali signalizuoti apie pasenusią praktiką. Tuo tarpu pažangios platformos, automatizuojančios išlaidų darbo procesus ir priskiriančios virtualias korteles darbuotojams, naudojimas atspindi ateities mąstymo kultūrą.

Kam galima naudoti įmonės kortelę?

Įmonių kortelės gali būti pritaikytos įvairiems verslo poreikiams, suteikiant tikslų kontrolės mechanizmą, kaip naudojamos lėšos. Patikima platforma, tokia kaip Sparados, leidžia kurti skirtingų tipų korteles konkretiems tikslams.

Įmonių kortelių tipai

Štai keletas specializuotų įmonių kortelių pavyzdžių, kurias galite išduoti:

• Pietų kortelė: Ši kortelė sukurta specialiai maistui, leidžia nustatyti vienos operacijos limitą ir patvirtinti mokėjimus pas visus maisto tiekėjus. Tai puiki priemonė suteikti modernią darbuotojų naudą.

• Bonusinė arba dovanų kortelė: Šio tipo kortelė suteikia darbuotojams didžiausią lankstumą. Jie gali ją naudoti viskam – nuo drabužių pirkimo iki maisto prekių, netgi sporto klubo abonemento ar kino bilietų. Darbdavys nustato maksimalią sumą, o lėšos laikomos atskiroje sąskaitoje, suteikiant darbuotojui privatumo jausmą, tuo pačiu užtikrinant aiškų bonusinių lėšų apskaitos įrašą.

• Prenumeratos kortelė: Ideali cikliniams mokėjimams, ši kortelė gali būti skirta konkretiems tiekėjams, pavyzdžiui, dizaino programos prenumeratai arba internetinės programinės įrangos licencijai. Tai leidžia deleguoti prenumeratų valdymo užduotį darbuotojams, kurie jas naudoja, taip supaprastinant įmonės valdymą.

• Vienkartinė kortelė: Kaip rodo pavadinimas, ši kortelė skirta vienam konkrečiam tikslui – pavyzdžiui, konferencijos ar mokymo apmokėjimui. Galite nustatyti griežtą limitą, kad darbuotojas neišleistų per daug, o kortelė bus automatiškai pašalinta iš sistemos po vieno naudojimo, taip sumažinant neautorizuotų išlaidų riziką ateityje.

  
  

Suteikdami pavadinimą arba kategorizuodami kiekvieną kortelę, įvedate tvarką į savo virtualią piniginę. Darbuotojai tiksliai žino, kam skirta kortelė, o Jūs turite aiškų kiekvienos išlaidos vaizdą.

Be šių specializuotų kortelių, taip pat galite sukurti bendros paskirties kortelę netikėtoms išlaidoms. Tai neįkainojama situacijose, kurias galima pavadinti „smulkiomis“, – kai darbuotojas turi greitai sumokėti už kavą verslo susitikimo metu, siuntą kurjeriu ar skubų dokumentų spausdinimą. Kiekvienas virtualios kortelės naudojimas registruojamas sistemoje, užtikrinant visišką kontrolę ir matomumą.

Į ką atkreipti dėmesį renkantis kortelių programą? 

Dabar, kai jau suprantate privalumus ir mokėjimų galimybes, štai kaip išsirinkti geriausią verslo kortelių programą savo įmonei.

1. Kiek kainuoja įmonių kortelių programa?

Supratimas apie kainų struktūrą yra labai svarbus prieš priimant sprendimą. Įmonių kortelių programų mokesčiai gali labai skirtis, todėl svarbu žvelgti toliau nei į pagrindinį tarifą. Daugelis paslaugų teikėjų ima fiksuotą mėnesinį arba metinį mokestį, kuris kartais gali būti pastovus arba mokestis už vartotoją. Be to, nepamirškite patikrinti papildomų mokesčių, tokių kaip valiutų konvertavimo operacijos, pinigų išėmimas iš bankomatų ar sistemos integracija per API.

Tiekėjai, tokie kaip Sparados, siūlo skaidrias kainas su aiškiais fiksuotais sąskaitos tvarkymo ir vartotojo mokesčiais, taip pat pasirenkamas paslaugas, tokias kaip pritaikoma internetinė programėlė. Taip pat svarbu atsižvelgti į galimas palūkanų normas, jei turite likutį, ir bet kokius delspinigius už vėlavimus mokėjimuose. Išsami mokesčių struktūra turėtų būti aiškiai apibrėžta, leidžianti lengvai apskaičiuoti bendrą įmonės išlaidų sumą.

2. Virtualios kortelės

Skaitmeninimas yra esminis. Virtualios kortelės yra saugi ir akimirksniu naudojama alternatyva fizinėms įmonių kortelėms. Egzistuodamos tik skaitmenine forma, jos gali būti sugeneruotos ir priskirtos darbuotojui per kelias akimirkas naudojantis internetine ar mobiliąja programėle, taip pašalinant laukimo laiką, kol bus pristatyta fizinė kortelė. Tai leidžia kortelę akimirksniu naudoti, susiejant ją su mokėjimų programėle išmaniajame telefone, tokia kaip Google Pay arba Apple Pay.

Skaitmeninė virtualių kortelių prigimtis reiškia, kad jų negalima pamesti fiziškai, o darbuotojai gali atlikti mokėjimus tiesiog telefonu, be būtinybės turėti piniginę. Tai taip pat suteikia neprilygstamą lankstumą išlaidų valdyme, nes administratoriai gali akimirksniu patvirtinti ir pervesti papildomas lėšas į kortelę – tai reikšmingas privalumas darbuotojams komandiruotėse, susiduriantiems su netikėtomis išlaidomis.

Aukščiausio lygio programa turėtų palengvinti virtualių įmonių kortelių išdavimą darbuotojams ir tiekėjams per kelias sekundes. Galimybė akimirksniu išduoti virtualias korteles yra itin svarbi – tai reiškia, kad nereikia laukti kortelės pristatymo ir suteikia papildomą saugumo sluoksnį.

Ieškokite programos, kuri leistų neišmatuotai išduoti korteles be papildomų mokesčių. Tai leidžia kurti specialias korteles įvairiems tikslams ar skyriams, užtikrinant geresnę kontrolę ir matomumą.

3. Prekės ženklo platforma ir klientų panelė 

Šiuolaikinis įmonių kortelių tiekėjas turėtų siūlyti daugiau nei tik funkcionalų įrankį – jis turėtų būti Jūsų prekės ženklo tęsinys. Naudodamiesi tokia platforma kaip Sparados, galite paleisti savo pritaikytą internetinę programėlę darbuotojų dokumentų ir kortelių valdymui, nereikalaujant įtraukti IT komandos.

Klientų panelė palengvina platformos pritaikymą pagal Jūsų įmonės vizualinę tapatybę, įskaitant logotipą, spalvas ir el. laiškų brandingą. Tai suteikia paruoštą naudoti, profesionalų sprendimą po savo prekės ženklu, užtikrinantį sklandžią aplinką tiek administratoriams, tiek darbuotojams. Toks pritaikytas požiūris ne tik stiprina Jūsų prekės ženklo identitetą, bet ir suteikia greitą, saugią bei pagal Jūsų poreikius pritaikytą skaitmeninę erdvę Jūsų organizacijai.

Jūsų įmonės prekės ženklo naudojimas vizitinėse kortelėse bei internetinėse/mobiliuosiuose programėlėse gali tapti galinga rinkodaros priemone, kuri viršija tik vidinį efektyvumą.

Kaip paaiškina Michał Stachera, „Sparados“ generalinis direktorius: „Viena iš mūsų klientų insurtech sektoriuje naudojo virtualias korteles kaip naują komunikacijos su klientais kanalą, leidžiantį lengvai reklamuoti naujus produktus ir kurti tvirtesnius ryšius, o tai patogi priemonė pagerino klientų patirtį.“ Tai parodo, kaip prekės ženklą turinti finansinė priemonė gali sukurti naują kontaktų su auditorija tašką ir pagerinti bendrą jų patirtį.

4. Savybės ir funkcionalumas

Teikite pirmenybę programinei įrangai, kuri automatizuoja nuobodžias užduotis. Funkcijos, tokios kaip išlaidų kategorizavimas naudojant dirbtinį intelektą, automatiškai registruojami kvitai ir pritaikomos ataskaitos, leis Jūsų komandai sutaupyti begales valandų.

Jeigu Jūsų įmonė veikia tarptautiniu mastu, tikras daugiavaliutis aptarnavimas yra būtinybė. Programa, leidžianti išduoti korteles skirtingomis valiutomis, padės išvengti nereikalingų valiutos keitimo (FX) mokesčių.

Taip pat svarbi vartotojo patirtis. Platforma turėtų turėti modernią, intuityvią sąsają ir penkių žvaigždučių mobiliąją programėlę, užtikrinančią greitą priėmimą ir sklandžią patirtį darbuotojams.

5. Saugumas ir atitiktis reglamentams

Saugumas neturėtų būti derinamas. Rinkitės tiekėją, turintį tvirtas saugumo funkcijas, tokias kaip daugiapakopis autentifikavimas, duomenų šifravimas ir sukčiavimo aptikimas realiuoju laiku. Kalbant apie įmonių kortelių išdavimą, turi būti laikomasi mokėjimo kortelių pramonės duomenų saugumo standartų. Patikrinkite, ar Jūsų partneris yra pirmo lygio PCI DSS paslaugų teikėjas.

Toks tiekėjas privalo kas ketvirtį atlikti PCI ASV skenavimus ir kasmetinį išorinį auditą, kurį atlieka sertifikuoti PCI DSS vertintojai. Vadovaujantis PCI DSS taisyklėmis, reikia patikrinti, ar partneris laikosi PCI principų, todėl bus tikrinamas Jūsų atveju operacijų ir kortelių lygis.

6. Sklandi integracija

Ieškokite įmonių kortelių programos, kuri tiesiogiai integruotųsi su Jūsų apskaitos programine įranga. Tokios integracijos automatizuoja duomenų sinchronizavimą, sumažina rankinį duomenų įvedimą ir minimalizuoja žmogaus klaidas. Tai didelis proveržis Jūsų finansų komandai, leidžiantis tiesiogiai susieti išlaidų kategorijas su sąskaitomis ir pagreitinti mėnesio uždarymą.

Tokios platformos kaip Sparados leidžia integruotis su sistemomis, tokiomis kaip Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT ir daugeliu kitų, kurios palaiko sąskaitų gavimą el. paštu.

Strateginė priemonė tvariam augimui

Šiuolaikinė įmonių kortelių programa yra daugiau nei tik mokėjimų sprendimas; tai strateginė priemonė, kuri gali optimizuoti finansines operacijas ir sustiprinti komandos pozicijas. Supaprastindami išlaidų valdymą, padidindami matomumą ir suteikdami didesnę kontrolę, galite atleisti savo finansų komandą, kad ji galėtų sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu: skatinti įmonės augimą ir sėkmę.

Atidžiai įvertinę programos funkcijas, saugumo priemones ir integracijos galimybes, galite pasirinkti sprendimą, kuris ne tik atitinka Jūsų esamus poreikius, bet ir auga kartu su įmone, diegiant naujoves ir plėtrą.